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在当今全球化的商业环境中，企业规模的扩大和国际贸易的不断增长，供应链管理已成为各个企业不可或缺的核心业务流程，管理的复杂性也日益凸显。伴随着采购侧规模的急剧增加，如何准确、高效的识别优质供应商，并持续做好关系管理，已经成为企业能否获得高质量产品和服务的关键所在。而现实却是，在供应商管理过程中，大量的供应商数据散落在邮件、微信、OA以及ERP等系统中，未能为采购决策提供足够的支持。今天，我们想通过总结供应商管理工作的内容范围、管理痛点、以及如何建立数字化、流程化、体系化的科学管理体系，助力企业快速找到供应链的优化升级之路。#01
供应商管理工作的内容范围
供应商管理工作是指企业对其供应链中的供应商进行有效管理和协调的过程。它涉及到与供应商的合作、沟通、评估和监控，以确保供应链的稳定运作和企业的持续发展。主要包括以下内容：寻找潜在的供应商，通过各种渠道收集供应商信息。基于一定的标准和要求对潜在供应商进行初步筛选。对供应商的资质、生产能力、技术水平、质量控制体系、财务状况等进行全面评估；实地考察供应商的工厂、设施、管理流程等；定期审核已合作供应商的表现，确保其持续符合要求。与供应商协商并签订合同，明确双方的权利、义务和责任；监控合同执行情况，处理合同变更和纠纷。与供应商谈判价格，争取有利的采购成本；分析采购成本构成，寻找降低成本的机会。建立质量标准和检验流程，确保供应商提供的产品或服务符合质量要求；协助供应商改进质量控制体系，提高产品或服务质量。监督供应商的交付进度，确保按时交付；处理交付过程中的问题，如延迟交付、物流问题等。与供应商保持良好的沟通和合作关系，解决问题和冲突；共同探讨合作机会，促进长期合作和共同发展。识别供应商方面可能存在的风险，如供应中断、质量问题、财务风险等；制定应对风险的策略和预案。设定供应商绩效指标，如质量、交付、价格、服务等；定期评估供应商绩效，根据评估结果采取相应措施，如奖励优秀供应商、辅导改进表现不佳的供应商或终止合作。建立和维护供应商的数据库，记录供应商的基本信息、评估结果、合作历史等；利用数据分析供应商的表现和趋势，为决策提供支持。1、差劲的准时交付：当自家公司订单不足，或者体量不够的时候，供应商往往会把针对自己的出货优先级调至极低的位置。给不了好的交期承诺、承诺了也会轻易延迟、有的甚至你给的订单对方都很久才回复。有时候我方致电催货，对方还会说，你们的订单就这么点，很难安排的。2、虚高的供货总成本：谈判时很难拿到和市场持平或较低的价格，好不容易谈完了，又很容易在包装、运输、装卸等环节，把费用加高，导致总成本居高不下。
3、不稳定的质量：产品质量是需要重复确认的事情，很多供应商容易出现供货质量不稳定，需要返修，浪费时间耽误交付。4、信息没有同步更新：这里的更新指的不仅是产品款式更新、供货价格更新，还包括公司联系人更新、公司新品资质更新、公司新品发布邀请等等，供应商在迭代，信息却没能同步给企业。供应商管理必不可少，如何做到科学管理呢？简单来说，就是对供应商进行系统化、流程化管理。该数据库包含供应商的基本信息、类别、等级、特性描述、产品概要以及供应商交互信息等。构建原则主要有2个：一是整合，包括注册、评估、招投标、合约、付款等多个维度的信息整合，确保供应商信息的完整性；二是细分，以供应商生命周期阶段、产品品类、协同状态三个核心维度进行细分，满足采购决策的需求。在开始供应商管理之前，需要明确所有的业务目标，包括采购量、交付周期、品质、服务、成本等。这些目标必须是明确的、可衡量的、可跟踪的，并且与公司的整体战略目标相一致。采购需要根据业务目标，确定供应商的选择标准，比如供应商的信誉、质量、价格、交付能力、服务水平等。这些标准应该是客观的、可量化的，并且能够反映供应商的实际表现。这里的标准化有2个维度：一是标准流程，二是按标准执行，二者都很重要。举个例子，采购跟单下单给供应商，但产品细节没有与供应商确认，供应商按照自己认知和标准生产，交货时发现不符合我方标准，细节没到位，这种就是典型的有标准流程，没按标准执行。外企很多标准流程都会有checklist，不但有给自己的，还有给供应商的VI\WI，让供应商完完全全按照自己的标准来，有什么需求也会直接告诉对方，避免其自由发挥的空间。供应商的选择对于采购人员来讲至关重要，采购人员需要根据供应商过去一年的绩效状况（品质、交付、降本、技术支持及服务方面），制定不同的供应商管理策略，实现供应商整合，淘汰低效者，与战略和优秀供应商建立长期合作关系，进而在价格、绩效、交付以及管理流程等方面获得更优权益。定期评估供应商的绩效，包括交货准时率、质量合格率、服务满意度等。评估结果应该作为供应商管理的重要依据，用于调整供应商的管理策略和合同条款。需要注意的是，考核必有奖惩。考核制度做得再细致，没奖惩，考核最终会沦为敷衍式流水账。我们整理了一些绩效应用场景，供大家参考：份额调整：对于履约评估得分低的供应商，可直接对供应商的合作份额进行调减，并调剂给履约能力较好的供应商；供应商引入：在新的采购项目中，可以将历史的评估得分进行评审代入，或者对于等级高的供应商给予一定的加分，或者预留一定份额给予优秀供应商，提升供应商资源池的质量；付款政策：可以对于等级高的供应商在付款政策上给予一定的支持，例如提升首付款比例、缩短付款账期等；合作便利：例如对于优秀供应商可以免收投标保证金、履约保证金等，或者可以实施到货免检或者减少验收频次等；其他：例如对于优秀供应商开展战略合作、技术交流、联合研发等；供应商管理，可以说直接关系供应链的质量，很多企业一直在探索更高效、更科学的管理方式。支出宝团队认为，在数字化时代，运用数字化的供应商管理工具，能够实现事半功倍。当下，稍有规模的企业，通常有几百家几千家供应商，一套系统常常能够影响到上百，甚至上千家企业，而好用的数字化系统，能够带来业务的规范、整体效率的提升，乃至产业的升级。支出宝数智采购系统，拥有成熟、专业的供应商管理解决方案，助力企业建立系统化、规范化的供应商管理流程，实现全流程线上化，数据留痕，将碎片化的供应商准入、资质、订单、交付、货运、质量、绩效等信息进行关联集成，结构化展示，全面掌握供应商的经营状态、供应能力和服务能力。
同时，系统可改变传统线下沟通的业务模式，供应商与企业能够同时在线协作，信息实时同步，供应商可在平台注册、填报资料、发起审批、查看订单/报表、上传货运信息，发起对账等，让供应商实现由被动配合到主动协同的转变。
在分类分级方面，系统支持品类标签，根据品类、地区、协同状态等多维度筛选，并支持企业自定义供应商生命周期阶段，根据生命周期调整对应的业务权限，精细化管理供应商，快速筛选，掌控全局。
此外，系统还支持供应商自动更新分级管理，将【绩效评估】关联【供应商分级信息】，采购可定期设置评估供应商绩效模板，并邀请相关评分人在线评分，评估完成并生成评估报告且通过审批后，自动更新【供应商分级信息】，完成供应商分级更新，构建更专业的供应商考评体系与应用机制。
而对于管理者来说，数智采购系统还可以提供业务报表、数据分析、供应商管理情况，只需打开系统后台，即可查看各项业务数据报表，清晰为老板展示企业运营管理情况，为战略决策提供参考依据。数智化时代，借助数字化管理技术，企业可以克服与供应商管理相关的挑战，帮助企业加强供应商管理的针对性，简化供应商运营，提高效率、沟通和协作，改善质量控制，并为客户提供更好的服务。企业采购学问浩如烟海，支出宝将持续关注企业数智采购支出管理需求，持续创新，通过将强大的技术和团队采购经验实践结合封装，形成可实践、可落地的管理模板和工具，为企业提供更专业化的Know-how方案，赋能企业采购管理，帮助企业在不确定的市场环境中，快速建立优势壁垒，持续前行。
