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间接采购，如何完成数字化升级？

企业 2024-05-21 15:02 北京

很多间采人觉得自家老板不重视间采业务，有没有可能，是你没有把间接采购这件事的重要性传递给他？

间接采购重要在哪里？宝妹觉得有2点：

1、间接采购，关联部门众多，如果做不好，公司内部的抱怨会非常多。

2、间接采购有足够的降本空间。虽然有调查称直接采购降本1%，将会给企业带来巨大利润，但直采往往有稳定的合作商，粗暴降本很可能影响核心业务；而间接采购往往会由于缺乏专业管理人才，存在大量非必要支出以及过程不规范的整改项。

今天我们就为大家分享一些间接采购的优化思路，供大家参考。

via：麦肯锡研究院

^#01

间接采购，长尾效应影响巨大

每个企业对间接采购的叫法和涉及范围有所不同，这里我们将除去原材料之外的费用支出，都称为间接采购。

其中，采购额排名前五的大类分别为：专业服务类、市场与广告类、资本品类、设施维护服务以及IT硬件与服务。

与直接采购不同，间接采购具有分散性，且供应商众多，非常容易形成2/8原则的长尾模式，即20%的供应商占据公司间采总额的80%。

形成长尾的原因通常是由于间接采购业务中，充斥着大量的零星采购、单次采购、业务自主采购的情况。

不同于直接采购中供应商“严进严出”的原则，长期以来，很多企业的间接采购的供应商准入标准并不严格，在需要采购时，仅需要业务部门提供非常简单的证明资料，如营业证书，法人代表身份证明等信息即可进入采购供应商大名单；

甚至业务部门在联系采购之前，就已经选定了供应商，更有甚者交易都已经发生了，在付款阶段才找到采购走个流程，补个手续。

这样不但弱化了集团采购部统一集中管理能力，失去了集中购买降低成本的机会，甚至提供了徇私舞弊的温床。

这种长尾模式，造成的缺点也很明显：

采购职能边缘化：采购疲于处理订单执行相关工作，没有精力做寻源和议价，无法发挥采购的专业能力，逐渐沦为采购流程的“执行者”，较低的存在感和长期边缘化，就会导致间采职能被严重低估。

业务透明度差：过多的长尾需求，业务部门自己说了算，绕过了采购筛选比价环节，形成不良风气，可能会给企业带来很大的损失或浪费。

小金额、高频次，无法合并寻源：间采的需求具有偶发性、临时性、无规律性，用户会在任何时候，任何有需要从外部厂商购买商品时提交申请，并且由于用户购买商品的独特性，很多时候采购无法将用户的采购申请进行合并寻源，这就会导致系统中积攒大量的小金额，且重复的采购订单。

品类多，成本统计难：品类多，流程标准化程度低，小金额，高频次，就造成管理复杂度高。

同样功能的产品，由于颜色、细节尺寸和品牌不同会形成多条单品的采购记录。比如办公用品中常见的文具、电脑附件，各区域分公司甚至各购买批次的产品都会有所不同。因此，从公司层面，开展品类管理以及“单位成本”分析阻力非常大。

如果没有采购系统集中管理，不同公司对同一种物料的采购单价，可能存在高达5%~20%的差价，存在大量的集中优化空间。

^#02
数智采购在间采领域的发展契机

随着数字化采购技术的高速发展，间接采购的管理被重新定义。

人工智能与数据分析技术将间采相关的大数据转化为提升采购竞争力所具备的洞察，比如流程自动化、可视化采购目录，无纸化操作与移动端体验都将极大地简化繁琐的间采执行过程。

支出宝团队就曾帮助许多企业将原本散落在各个系统的间接支出汇总，并梳理出间接支出品类树和各品类的年度支出规模，以便找到重要性高、优化收益也较高的品类，作为重点关注对象，实现采购管理的突破。

例如，通过系统提升数据透明度、标准化采购流程，对企业的备品备件和长尾供应商进行精简；对于IT软件、办公用品等品类，整合不同业务单元、分子公司的同质需求，以扩大采购的议价能力和标准化建设；

针对市场营销或运输服务等战略性间接品类，重新梳理招标准入、合同谈判、供应商关系管理等重要环节流程以确保合规和风险可控；

而对于物业、车队和餐厅管理等等这样的后勤服务，重新审视自制与外购决策，将部分内部职能转为外包，实现更高的效益。

这些品类策略和优化思路都已经在许多企业中得到推行和实践。

支出宝团队认为，数字化采购给间接采购管理带来的改变，主要体现在以下三个方面：

1、将海量数据转化成支持战略决策的关键洞察

采购部门作为连接内部业务伙伴与外部供应商的关键窗口，是企业内部与外部多个数据流的汇聚中心。

而数智采购技术在这个过程中，可以从支出数据、供应商绩效数据、采购流程数据以及供应市场数据等多个角度为企业建立洞察。

其一，支出数据分析中建立寻源洞察，通过接口集成，支出宝可以通过定义的采购业务逻辑和管理规则，自动对数据进行统一和分类，并将业务数据和项目绑定，方便企业追踪溯源，有效识别间采中成本优化机会与协同效应。

其二，从数据中洞察市场趋势， 数智采购平台可以帮助管理者综合整理来自内部或外部数据源的采购支出数据，通过市场趋势、价格波动、竞争状况等数据，帮助品类经理监控供应市场趋势、跟踪供应商动态。

2、提升间接采购的执行能力

数智采购平台可以通过对间采进行统一管理，建立标准化流程与实施流程自动化来进一步提升管控、效率与用户体验。

首先，对预算实时监控。以往未经批准的间采支出，通常只能在月末的预算差异报表中发现。而数字化采购平台可以提供更有效的管控措施，利用采购申请时的即时预算审核，帮助员工在产生支出前，了解对预算的影响。在统一的平台管理下，所有的采购动作都被记录下来，保证采购过程的透明度与合规性。

其次，高效透明的采购执行。数字化采购可以根据品类分类、采购金额或供应商管控等一系列条件来灵活制定效率最大化且满足合规要求的审批规则。

当采购申请触发某一条件时，系统可自动把采购申请推送给相应的审批人，审批人可以直观看到项目进度、预算情况及其他批准历史，从而判断批准或拒绝；

采购申请通过后，将自动生成采购订单，以邮件和系统消息的方式推送至供应商；最后，在发票和对账环节，自动化技术可以简化和替代人工识别对账，使采购和财务人员可以专注于价值更高的工作中。

最后，提升用户体验。间采的用户来自各个不同部门、业务线或地区，面对庞大的用户量，数智采购平台，可以通过把可信赖供应商的产品以可视化商城目录的形式，展现在内部用户眼前，用户可以浏览商城内维护好的商品信息，或者通过搜索关键词找到需要采购的商品，整个过程像淘宝购物一样方便和快捷。

3、赋能供应商管理

针对间接采购形成的长尾支出，可以通过引入企业级目录商城的方式进行对接，由采购部门与供应商约定可采购商品的价格和范围，用技术手段将零星采购的供应商限定到固定的综合供应商范围内，实现以量换价。

采购数字化转型后将显著提升与供应商的合作，供应商被引入数字化采购平台之后，可以统一在平台上完成所有的相关工作，包括接收和确认采购订单、管理电子目录、发送发票、更新信息等。

供应商可以通过门户了解每一笔订单与发票的实时状态，当出现异常时，可以即时地通过沟通渠道对采购订单或发票进行讨论。

关于支出宝

间接采购作为企业成本支出的重要组成部分，需要引起更多企业的重视。

在间接采购升级的过程中，数智采购应用既符合未来采购业务的实际需求，又能够通过更好的链接内外部资源，将采购价值最大化。

支出宝团队认为，用好数字化这张牌，构建成本壁垒，是未来间采管理的核心。

支出宝全链条采购协同管理数智化平台，是集智能预算、供应商管理、采购商城、智能需求、战略寻源、合同管理、订单管理、支付管理、对账管理、库存管理、智能BI等功能模块于一体的数智采购管理平台，助力企业采购战略落地。

同时，支出宝基于自研的API编排平台，不仅能够实现全线上管控采购流程，还能快速集成企业OA、ERP、财务等办公系统，将相关数据源打通。

通过一套系统，集成所有与采购支出相关的数据，并将业务数据与项目过程绑定，从源头数据留痕，方便企业追踪溯源，提高对采购支出数据的可见性与可控性，为采购部门数据分析提供更多机会，提升采购价值。

未来，支出宝将持续关注企业数智采购支出管理需求，持续创新，通过将强大的技术和团队采购经验实践结合封装，形成成熟、可实践、可落地的管理模板和工具，为企业提供更专业化的Know-how方案，赋能企业采购管理，帮助企业在不确定的市场环境中，快速建立优势壁垒，持续前行。

http://mp.weixin.qq.com/s?__biz=MzI3MjM5MjUxOQ==&mid=2247540038&idx=1&sn=d6b76b0dc6b558775f41ad857262badb

支出宝，全链条采购协同管理数智化平台，致力于为中大型企业提供数智化供应商管理、预算管理、需求管理、战略寻源、合同管理、订单管理、库存管理、对账管理、支付管理、自助报表等采购业务全链路的场景解决方案。

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