询比价，作为采购寻源中较为常见、有效的成本管理手段，已经成为企业采购过程中不可或缺的一环。
询比价采购，通常指的是采购方通过向潜在的供应商发出询价单，收集多个供应商进行报价，并进行对比，最终选择合适的供应商的一种采购方式。
一般来说，询比价适用于规格、标准统一、货源充足且价格变化幅度较小的项目采购，尤其适用于企业里品类繁多的MRO类物料采购，有时候也用于价格调研。
有效的询比价流程，不仅包括明确采购需求、准备询价单、评估报价等步骤，还涉及如何优化现有的采购流程和解决询价过程中遇到的常见问题。
标准化和优化相关业务流程有助于提高采购效率、降低成本，并确保价格的竞争力和合理性。
01 确定采购需求
①明确采购物品或服务的具体规格、型号、数量、质量要求、交货期限等关键参数。采购需要对所需采购的内容有清晰的认识，以便向供应商准确传达需求信息。
②制定采购预算，确保采购活动在预算范围内进行。
①准备询价通知书，其中应包含采购项目的基本信息、技术规格要求、报价截止日期、交货地点等内容。②确定评价标准，例如价格、质量、交货期、售后服务等方面的权重分配。
①通过多种渠道寻找潜在供应商，如市场调研、行业推荐、网络搜索、供应商数据库等。②对供应商进行初步筛选，确保其具备相应的资质和能力满足采购需求。
①将询价通知书发送给选定的供应商，确保供应商在规定的时间内收到文件。②可以采用电子邮件、传真、邮寄或在线平台等方式发送询价文件。
①供应商在规定的时间内提交报价文件，报价文件应包括价格、技术方案、交货期、售后服务等内容。②你需要确保供应商的报价文件符合询价文件的要求，如有不符合之处应及时要求供应商进行补充或修改。
①成立评审小组，小组成员应包括采购部门、技术部门、财务部门等相关人员。②按照预先确定的评价标准对供应商的报价进行评审，对价格、质量、交货期、售后服务等方面进行综合评估。③可以采用定量分析和定性分析相结合的方法进行评审，如打分法、比较法等。
②与最优供应商进行商务谈判，进一步明确合同条款和价格等细节。③发出中标通知书，通知供应商中标结果。
①与供应商签订采购合同，合同应明确双方的权利和义务、采购物品或服务的具体要求、价格、交货期、售后服务等内容。②确保合同条款符合法律法规和公司的采购政策。
①监督供应商按照合同要求履行义务，确保按时交货、提供合格的产品或服务。②对供应商的履约情况进行评估，如有问题及时与供应商沟通解决。
优化现有的询价采购流程，对于提高企业效率、降低成本至关重要。但事实上，询比价操作容易，但做好很难，我们总结了一些有效的优化策略：通过系统让采购业务流程固定下来，确保所有的采购活动按照统一的步骤和标准进行，减少人为因素带来的误差和不一致。
①寻源模板设定：支出宝沧渊SRM，支持企业自定义调整寻源过程的主流程（阶段）、周期内需要完成的任务以及寻源规则，针对细分业务场景，灵活调整寻源过程细节，搭建细分业务的专属【寻源模板】。支出宝团队根据多年来近千家的客户服务积累，对寻源阶段、元素任务、单据字段以及报价模板进行了科学梳理，形成简易询价、多轮询价、竞争性谈判、公开招标、邀请招标、框架协议、单一采购等十几种常见的寻源场景模板，开箱即用，方便快捷。②报价模板设定：支出宝提供多达十几种报价预设模板，支持多报价场景管理，适用于企业通用型采购、办公采购、MRO采购、工程采购、物流采购等多类业务的询价招标场景；系统支持用户自定义调整预置字段信息，对模板和字段进行二次修改，以满足企业的个性化报价场景需求。在询比价过程中，找到潜在供应商，并做好信息收集是非常重要的一步。支出宝为企业提供【企业采购官网】，并支持将网址嵌入企业官网、微信公众号等官方社交网络渠道，企业通过系统发布寻源信息，可自动同步至采购官网，增加寻源项目曝光率。通过【企业采购官网】注册的供应商，将自动进入企业潜在供应商池，扩大企业供应商资源池。当企业需要寻源时，可以快速发起寻源需求，邀请供应商参与询比/招投标，快速建立协同关系。在供应商准入方面，企业可通过系统提前预设【供应商注册】条件，根据品类设置相关【资质需求】，【基本信息】的单据模板，配置【准入任务】。通过任务的线上触发和推送，明确供应商【准入标准】和【评估流程】，不仅便于供应商了解和配合完成企业相关准入流程，还能够将【供应商准入】环节规范化、透明化，确保新供应商符合预期要求，拒绝杂乱无章的准入。此外，通过系统管理供应商注册及准入的方式，还可以将所有供应商配置文件、联系人、认证资料、文件文档等信息，统一存储和管理，告别供应商信息散落各处的窘境。在收集到足够的供应商信息后，企业可以向选定的供应商发送询比价邀请。
通过预设报价模板，企业可要求供应商按照预设的【报价模板】提供报价，并将相关数据以最便于管理者做出判断的方式呈现，提高分析判断的效率和准确性。供应商收到线上询价需求后，根据字段提示，输入相应价格和参数即可完成报价，有效避免供应商各说各话，报价格式不统一，难以基于同一标准进行分析的窘境。此外，在通过系统，设置报价模板时，采购还可以随时切换供应商视角，更好地表达需求、期望和关注点，帮助供方更好地理解采方需求，让寻源报价更可控。![]()
在报价完成后，企业需要选择性价比最高的供应商进行合作。选择过程中，应充分考虑企业的采购需求、预算限制、交货时间等因素，并权衡价格与质量的关系。沧渊SRM系统支持通过【定标助手】多维度筛选定标数据与定标策略，快速定选，提高定标效率。如果时间充裕，企业还可以与性价比较高的前几家供应商进行谈判和协商，争取更优惠的价格和更好的服务条件。当采购确认定标商品及价格无误后，可点击【去定标】，系统将自动进入审批流转，相关领导通过系统收到定标审批后，可直观看到项目预算金额以及节约的总金额。此外，清晰的比价记录，不仅可以确保采购过程的透明度，为后续决策提供依据，也能让领导对采购工作成效有更清晰的认知。平台自动记录供应商注册信息、资质文件、以及报价明细、审批记录等细节。如果企业选择多轮询价，在系统中也能够体现出每一轮报价的具体情况，完整保留整个报价过程，既能直观看出采购工作在降本方面的效果，也符合较为严格的采购凭证保存要求。与传统的询价采购相比，通过支出宝数智采购平台询比价可以同时向更多、更广的供应商发布询价单，全程的磋商过程系统均有日志记录，便于跟踪掌握采购进度；近年来，越来越多企业开始关注到数字化采购，通过数字化技术帮助企业建立采购管控体系，承载业务数据和流程，实现采购业务在线化，并通过数据分析，挖掘数据价值，辅助重要决策，驱动改善行动。作为全链条采购支出管理数智化平台，支出宝将持续关注企业数智采购支出管理需求，持续创新，通过将强大的技术和团队采购经验实践结合封装，形成可实践、可落地的管理模板和工具，为企业提供更专业化的Know-how方案，赋能企业采购管理，帮助企业在不确定的市场环境中，快速建立优势壁垒，持续前行。
