寄售采购模式下的采购流程及ERP操作图解

文摘   2024-12-27 09:10   内蒙古  
公众号供应链重构文章《十大采购模式之一:寄售采购》《寄售货物买卖合同(模板与解读)》对寄售采购模式曾有过阐述。
针对日前有读者提出的“寄售采购模式下的对账及退货如何处理”问题,我们本文进一步阐述实操方法。
由于寄售采购模式,本质上是“寄存”加“采购”两段业务,即先走“预存货”流程,再走“预存货转采购”流程。

1.业务流程

1.1请购:请购部门下请购单;

1.2审核:仓库审核请购计划;

1.3下单:下《存货通知单》给供应商;

1.4到货:供应商到货,仓库给供应商开具《预存物资入库单》;

1.5检验:仓库送检、品管抽检;

1.6出库:(1)经抽检符合使用要求的物资由仓库根据车间领料计划出库使用,仓库开具仓库与车间流转环节的内部出库单;(2)不符合使用要求的物资,由采购员通知厂家及时办理退换货,退货物资,由仓库开具《预存物资出库单》给供应商;

1.7缴库:每月/每半个月根据用友软件统计消耗(车间出库使用量)汇总,仓库开具缴库单,同时以《结算通知单》方式发给供应商;

1.8开票:供应商根据《结算通知单》开票;

1.9报销:发票在开票之日起10日内,供应部交财务审批;开票之日起15日内完成发票入账;

1.10付款:根据合同账期付款,账期起始日以开票日期计。

2.SAP系统操作

2.1采购员操作

(1)打开供应链——采购订单——订单处理——维护订单,然后选择“业务流程”——“供应商寄售转采购流程”

图1:

(2)点“增加”——“自制单据”(图2)后录入寄售采购订单,如下图(图3),仓库选择“91供应商寄售库”然后“保存”并审核

图2

图3


2.2保管员操作

(1)打开“库存管理”——入库业务——采购入库,先选择“业务流程”供应商寄售转采购流程,之后选择“增加”采购订单按钮(图4),而后进入参照界面(如图5)再选参照日期和“收货库存组织”,收货库存组织一定填写“供应商寄售库”最后“确定”

图4

 

图5

(2)上述操作完毕确定后进入如下界面(如图6),然后钩选上要入库的订单后点“确定”按钮

图6

 

(3)办理入库手续:进入入库界面后(如图7)录入实收数量,保存——签字;至此入库已完成,但入库所有权属供应商,管理在采购方。

图7

 

(4)寄售材料出库操作:

A:打开“库存管理”——材料出库,点增加——自制(如下图8)

图8

 

B:录入材料出库单,仓库选“供应商寄售库”并录入出库数量及材料所属供应商(如下图9)然后保存后签字

图9

2.3材料会计

(1)月未消耗性汇总:月未材料会计对所有使有的寄售材料进行汇总

首先,定义汇总条件(如图10)定义后点“汇总”

图10

其次,点“汇总”后产生查询条件,请选择查询的当月出库日期段,再选上库存组织“供应商寄售库”然后点“确定”进行查询(如下图11)

图11

 

最后,查询出的单据全部选上后确定(如下图12)这样当月的消耗汇总单就产生了,这个消耗汇总单,后期可以查询、暂估入库、也可以开票结算;

图12

(2)如何暂估入库:当月未发票未到,为了不使财务出现负库存,财务可在月未对消耗汇总单进行暂估(具体操作同普通采购的入库单暂估,菜单如下图13)

消耗性物资暂估选采购结算——消耗汇总结算——“消耗汇总”菜单 汇总条件“未暂估”

图13

 

选自定义条件汇总日期如下图14

图14

把要暂估的单据打上钩,然后点“暂估”,也可以“反暂估”如下图15,暂估后会产生存货核算的入库单

图15

(3)供应商按消耗汇总单开票:同正常开票一样,只是根据出库单汇总产生的消耗汇单来开票如下图16

操作:采购发票——选供应商寄售转采购流程——增加

图16

 

增加——选“消耗汇总单”

图17

查出开票的汇总单后,选上要开的单据,然后“确定”如下图18

图18

开票时填上开票的价格后“保存”、审核,后续操作如同普通采购,如果前期汇总单暂估了,一会冲销后重新生成新的入库单;如下图19

图19

(4)开票后手工结算:不象普通采购可自动结算,这里要手工结算

选用“消耗汇总结算”按要结算的供应商分别查出发票和消耗汇总单,钩上相匹配的单据及数量,然后“确定”如下图20

图20

点结“结算”按钮结算完成(如下图21);注:当月开票的,一定要在当月结算,不然不能冲暂估,入库单也不能传到存货核算

图21

(5)单据流程图如下:


2.4供应商查询

供应商收发存:

出入库台帐:

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