表单，是在工作流中常用的各种表格与单证，是企业在日常运营过程中，为了管理、记录和报告各种业务活动而设计的一种文件形式。在采购与供应链领域，常见有订单、出库单、入库单、领料单、出门证、让步接收单、委托提货单、验收记录表等。根据读者建议，本文梳理采购供应链系列表单，供参考。对外表单主要有：订单、收货单、退货通知函、整改通知函、履约催告函等。订单是一种合同形式，具有法律效力。订单中要明确标的物、规格型号、数量、单价、交货期、交货地点等。除非有主合同约定在先，否则还需约定质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等。此外，关于交货的注意事项，如数量浮动、收货时间、仓库具体地址、随货需附单据、车辆进入厂区注意事项等，均可在订单中注明。收货单是收货仓库出具给供应商的收货证明，除非有出具授权文件在先，否则仅仓管员签字存在效力瑕疵，应加盖公司印章。退货通知函、整改通知函，是由于供应商交货不良，由采购部依据合同约定，出具给供应商，要求其在一定期限内按要求处理的函件，具有固定证据的作用，要注意把握“主体平等”、“合理必要时间”、“不违反合同约定”等要素。履约催告函，是当供应商非合同约定的不可抗力原因未全面实际履行合同，由采购方发给供应商的诉讼前必要程序文件。可以由采购部发出，也可以以律师身份发出。注意规范的法律措辞。可参考公众号供应链重构文章《战略采购后，怎么写履约催告函？》。对内表单主要有：出库单、入库单、领料单、出门证、让步接收单、紧急放行单等。出库单、入库单、领料单，是仓储部门常用的表单，注意数据填写规范、清晰、无歧义，货物交接同时务必双方及时清点，签字确认。出门证，是供应商或其委托送货车辆在车内有相关货物情况下出采购方公司门，需要经办部门填发给司机，由司机交由门卫，以便核对放行的单证。相关货物，是指与公司经营关联的产成品、半成品、原辅料、包材、设备及工器具等一切可能权属争议的货物。出门证内容应包括车牌号、携带货物名称及数量、带出原因与时间、出具出门证的部门、出具人签字、出具时间。让步接收单、紧急放行单是来料不合格或来不及验收，但因生产急需使用，而履行的对放行使用的风险评估与审批手续。一般由采购部门发起，相关部门评估和审批后，流转至仓储部门，由仓管员依文件发货。
采购供应链接收的表单主要有：请购单、申购表、委托提货函、验收记录表、检验报告单等。请购单或申购表，均是由需求部门向采购部门传递的对物料需求的证明文件。请购单或申购表需明确规格型号、技术参数，无法描述的加工件，应附图纸。为确保物料的唯一性，不论是否上管理软件，都应进行物料主数据管理，对物料进行编码。委托提货函，是供应商开具给提货司机，由司机向采购方仓库出具，证明其提货权，进行提货的证明文件。![]()
验收记录表、检验报告单是品控部门出具给采购部的来料验收结果反馈文件，其中验收记录表是多条检验记录汇总，检验报告单是单个物料的检验报告。
在采购与供应链工作中，还会用到其他很多表单，如需交流表单设计或表单模板，欢迎点击下方公众号关注与留言，或者添加编辑微信。
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