行政采购管理制度
第一章 总则
第一条 为进一步加强采购体系建设，提高行政采购管理水平，确保行政类采购工作有序进行，确保按时、按质、按量地完成相应采购工作，特制订本制度。
第二条 本制度适用于固定资产、办公劳保用品、招待烟酒及食品饮料、食宿招待、广告宣传品等行政类的采购管理。
第三条 本规范适用于集团总部及各BU采购系统的行政类采购管理。
第二章 工作流程
第四条 采购计划
（一）各需求部门在ERP中填写并提交所需行政类物资的需求计划至相对应的仓库；
（二）ERP中的需求计划必须按要求将品名、规格、型号、单位、数量等填写完整；
（三）需求计划经仓库保管员审核通过后提交至采购部。仓库保管员审核不通过，必须第一时间解释原因并通知请购部门重新提交合理计划；
（四）对于有样品的，计划人须将样品提交到采购部对应采购员，收样人以书面形式给计划人确认“已收到样品”；
（五）请购时间从下单日的次日开始算起，物资的采购周期按《行政类物资请购周期规定》及其它相关标准执行；
（六）办公劳保用品的请购需每月3至5日提交当月整体计划；
（七）采购人员接到采购任务后，应立即做好次日的工作计划。
第五条 市场调查
采购人员根据任务单，深入、广泛地调查市场，选择供方，形成书面资料提交部门，做到货比三家。
第六条 采购执行
（一）批量采购金额在200元以内的物资，要与供方达成口头或书面协议。由采购员直接落实；
（二）批量采购金额在200元以上的物资，应先签订合同，走合同评审流程，合同评审通过后即组织采购；
（三）办公劳保用品等长期重复采购物资，需深入调查、详细对比后，选择性价比最优供应商，签订长期合作的年度合同。
第七条 验收缴库
（一）固定资产由请购部门联合公司专业部门验收，必要情况下申请第三方鉴定终检；
（二）办公劳保用品由保管员或请购部门验收；
（三）招待烟酒等行政部验收，招待食品饮料由请购部门当场验收；
（四）食宿招待由行政部负责满意度调查并及时解决；
（五）广告宣传品由请购部门验收；
（六）经检验合格的物资方可入库，并及时办理缴库手续；
（七）对检验不合格的物资按合同协议相关约定处理。
第八条 对不能采购或不能及时采购的物资，业务经办人要在接到请购计划当日起的三个工作日内反馈到请购部门，并说明原因。
第九条 各部门及时将物资使用情况反馈到采购，指出物资存在的问题及改进意见，由采购部向供应商反馈解决。
第三章 工作要求
第十条 具体规定
（一）行政采购人员对采购物资的数量、质量负全部责任，与供应商当面验质验数，安全运达公司，采购回来的物资要有交接手续，并及时缴库；
（二）行政采购人员不允许委托供应商或请他人代购物资；
（三）所有采购物资必须按照部门任务派遣，不允许私自接单；
（四）行政采购人员让供应商送货或托人代运必须要有交接手续；
（五）行政采购人员必须加强资金管理，确保资金安全，尽量避免现金采购；
（六）物资不合格要求一周内予以退换；
（七）不允许部分采购、部分不采购，不允许退而不购，不允许老爷采购，不允许官僚采购；
（八）单项采购总额在300元以上的，必须要有货比三家的记录；
（九）不允许在供应商处无故逗留超过15分钟，严禁去供应商住所；
（十）不允许挪用公款，不允许收受供应商回扣，不允许接受供应商私人宴请；
（十一）行政采购人员中午在外吃饭时，不得喝酒，不得超过规定时间（1小时）；
（十二）各采购人员之间要相互监督，对于违反公司、部门相关制度的人员要及时向部门领导汇报；
（十三）不得在黑名单供应商处采购；
（十四）行政采购人员不允许欠财务款，特殊情况经批准除外；
（十五）不得使用欠款供应商发票来抽取财务欠条，即抽取欠条的发票必须经部门负责人签字；
（十六）行政采购人员的发票必须做到日清日结，所有发票在缴库单到位后必须于当天在部门内部批报完毕（可以通过交接票据的时间来考核）；
（十七）必须妥善保管票据，否则出现票据丢失，一切后果由个人承担；
（十八）每批物资到货供应商需随货附上发票，特殊情况至少一个月必须开一次发票，发票要及时批报，做到日清日结；
（十九）不允许票据不全，手续不清，越级批报，久拖不报，更不允许发票批报后积压供应商货款，久拖不还，如超过24小时未归还供应商，按受贿进行论处。
第四章 附则
第十一条 本制度解释权归采购中心，监督执行权归审计部。
第十二条 本制度规范自颁布之日起正式执行，前期相关规定自行废止，未尽事宜将另行补充。
颁发日期：××年×月×日
