用GAI办公后，公司发生了这些变化

2023年过半

这里没有废话和鸡汤

用GAI办公后，公司发生了这些变化

今天，我司引入chatGPT企业版已经3个月了。引入MS copilot 365企业版也引入满2个月。今天我就来跟大家聊一下，这两个工具介入日常办公后，在组织内促成了哪些变化。

首先是肉眼可见的是工作省时省力了。

例如用Teams开会。会议完了之后，一份包含了会议要点、未解决的问题、行动计划（如果有的话）的纪要就会发到工作群里。这个流程是全自动的。

*会议后自动发出的会议纪要，包含概要，要点，任务列表。

如果是管理人员，经常要周期性的写一些总结和报告，那么现在，只需要将可能包含报告所需内容的文件都放到一个文件夹，再将文件夹地址告知PPT或World，并用prompt告知所需报告的内容格式，可一键生成高质量报告。

另外，当需要阅读需求文档、项目文档、内部报告等长文档时，可直接用prompt直接读取到自己所需的信息。这个功能不要太给力。

人们工作中的很多时间都被用在处理文档，写报告，发会议纪要之类的这些杂事上，这些事挤压了人们用在真正的有价值的工作上的时间。根据我过去几个月的观察，我司引入上述GAI做助手后，“杂事”确实都在很大程度上自动化了。

除了自动化'杂事'之外，chatGPT和MS copilot还改变了一些复杂工作的工作方式。

以前我们做项目时，会先从高内外部收集需求，再经过好几轮的讨论，筛选需求，论证可行性和风险，需求打磨的差不多了再找个设计人员或者前端做个POC，再报批，申请立项和资金。这个过程快的话一两个月，慢的话甚至要半年。

现在，我们拿到市场的需求时，就会发给产品经理们，产品经理们会各自在线下用MS copilot 365迅速阅读海量的相关资料，产生想法，再与chatGPT打磨想法、分析收益/风险。然后用Figma AI画出产品原型。

*用Figma AI快速做app界面Design。0设计基础的人也能很快上手。

也就是说，我们这周三发邮件给产品经理们，告诉他们下周一我们将开会讨论新来的一个需求。原来产品经理们会在这个会议上提些问题，交流下看法，然后回去查资料，等待问题的澄清。

现在，下周一到了，我们的产品经理们走进会议室，各自拿出他们认为最可行的方案的简介、POC、可行性分析、风险收益分析等等的演示材料，轮流开始展示并讨论。

从这个我正在亲身经历的例子里可以看出来，在引入这两个GAI做办公助手之后，另一显著的影响就是个人的技能范围得到大大的扩展。

往常我们产品经理想做个POC，搞个好看点的报告，都得上系统里给设计部门提ticket，排期。排上了还要跟设计师反复沟通需求，多轮修改。现在我自己就可以在短时间内搞出非常专业POC了。

再有一个影响就是整体项目的推进速度加快。一个工作真正的effort只有2小时，但是可能实际要花20小时并在三天的跨度内完成2，多出来的18个小时都是在协调，排期，等待确认这类工作上。个人能力扩展之后，不同角色中间的互相依赖就减轻了。这18小时就大大被压缩了。

更进一步地，由于项目中每个环节的中间产出物速度快了，整体的项目进度也增快了。例如需求文档是个典型的中间产出物。前面说了，我作为产品经理现在能快速的产出高质量的需求分析，于是研发团队的工作也就更快启动，且更顺畅了，而且研发阶段本身也在使用GAI工具提速。所以研发团队负责的中间产物交付速度也变快了， 带动他们下游的团队工作更快交付。

结果就是项目的整体敏捷度提升了，就像我在文章《GAI让敏捷方法变为过气方法》中说的那样，GAI要比敏捷方法能更简单和直接的提升组织的敏捷成熟度。

还有一个我观察到的影响，就是人们对同工作的质量要求都变更高了。

你今天跟干系人碰完需求，下周再见，干系人就会期待你有一些图形化的产出物和一些对市场的洞见和对产品的见解。希望从你嘴里听到一些专业的问题，而不是傻乎乎的说：“我还需要一些时间熟悉一下上下文”。因为用MS-copilot 365检索所有内部公开资料，用chatGPT搞出一些想法都是分分钟的事。

我部门每个月都要跟二线做一下汇报，20页左右PPT，需要PM花个一天才能收集整理出来。以前二线要求不高，不用做的漂亮，讲明白进度和成果就行了，毕竟省点时间多干点活。现在二线满意的汇报方式是一个5分钟视频，视频里的演讲人穿着专业，标准伦敦腔，所有数据和成果都是视觉化的，图片专业好看。低于这个标准的就要被拎出来批一顿。为啥？MS-Copilot 365+Synthesia.io 30分钟就搞定的事，做不到你是不是有问题？

人们对协作的同事的要求也更高了。

现在我们的会议上，如果你bla bla唾沫星子横飞的讲想法，已经没有人听了。谁有想法，先和AI打磨一轮，视觉化演示做出来，基础分析做一下，再拿到人前讨论，否则就是在浪费大家时间。没有人会陪你从不成形的想法开始头脑风暴。

这种对各类任务的要求的普遍提高，我是乐见其成的。因为这是工具的进步带来的，而不是盲目的拔高，用行政手段压迫带来的。其次，能在短时间内推高人们对协作和产出物的要求，也说明工具确实好用。

最后分享一下员工层面的感受。对我个人来讲，效率高了反而让我更忙了。因为我有很多关于的想法，原来会因为项目的workload等问题很遗憾无法实现，我相信做产品经理或者架构师的人都有类似的感受。现在我则有能力去做它们了，所以实际上做的事更多了。我6月份发了一篇文章《AI不会取代人，只会让人忙到猝死》，当时是半调侃的，现在是身在其中了。

但是这种忙是positive的， 是我喜欢的那种，即不在低价值的事物上浪费时间，和更强的同事和团队合作，创造能力更强了，有余力去做原来一直没时间做的事。我周围很多同事都有类似的感受。

同事中也有Negative的反馈。有一些声音说，感觉chatGPT和MS Copilot 365是自己的强大的竞争对手，给自己带来压力的。

GAI到底是助手还是竞争对手，根据目前观察到的情况，我觉得下结论还为时尚早，还需拭目以待一段时间。但是作为个体，大家确实都应该尽早学习起来。星球更新了一篇专为程序员准备的转型列表：搭上AI快车，应该学哪些编程语言和编程工具。欢迎点击订阅->点击前往。

THE END