如何构建向上管理闭环？

文摘 2024-09-03 17:35 陕西

理想中的向上管理闭环

这里要谈的向上管理，不仅仅是项目经理和领导之间的沟通管理，还包括团队成员向上（各自的leader）汇报。

我们大部分人都有一种心理，当领导交代一件事之后，我努力去做，并且努力做好就可以了，要经常汇报做什么。按照这个思路，我们可以想一下实际工作中遇到的场景，比如你有某件事，需要找同事一起协作处理，但同事刚好不在，你通过沟通工具，给他留言，让他回来之后及时告诉你，因为这件事比较重要，但该同事却迟迟没有反馈给你。那么在此种情况下，你会不会存在某种焦虑感？

在日常的工作中，我们或多或少都会有这样的经历，咨询个事，发个消息什么的，半天没有回复的。再来换位思考，当领导交代了某件事情给下属去做，这个下属就杳无音信了，最多在做完的时候，告诉领导一声。

试想，这种状况下，领导是不是也会很焦虑？而且当领导管理的成员越来越多的时候，这种焦虑就会加重。究其原因，在于下属的工作对于领导来说是不透明的。所以，理想的情况下，我们向上汇报的模型应该是这样的（见图1）。

图1 向上管理理想闭环模型

当领导交代事情之后，我们接到任务，并不是一开始就马上去执行，而是先明确好是什么任务，自己所理解的任务和领导传达的是否是一致的；
确认好任务之后，制订方案，评估可能的时间；
和领导沟通汇报执行方案，一般制订两套方案，让领导做选择题，领导确定之后，开始落地执行；
如果是时间跨度比较长的任务，那么必须要不定期地进行阶段性的反馈；
当任务最终完成后，及时向领导汇报，并获取领导的意见。

同样，在项目管理过程中，项目经理从项目启动之初到项目最终上线，整个过程中各项关键的事项，比如明确项目背景和项目目标、制订项目计划、沟通汇报项目可能存在的风险和应对措施、定期或不定期的项目核心管理会等，更应该多和领导沟通、汇报，让领导及时地掌握项目的情况，以便最大限度地争取到资源和支持。

为什么要构建向上管理的闭环？

实际情况往往并不是如理想模型所期望的那样，领导依旧会有焦虑，不清楚成员在做什么，不清楚项目的进展。比如下面的这些场景，我们似曾相识。

场景1：领导交代了一件事，比如写总结或分析报告，自己写完了，也发给了领导，但他可能得过好些天才想起来，而且有些领导还会问，你报告或者PPT输出了没有？

场景2：一件领导比较关心的事情，安排自己去处理，事情比较复杂或者比较费时，短时间内给不了结论或者反馈，恰是这种情况，领导因为关心，又来催问，想了解事情的进展。

场景3：领导经常会问，项目进度怎么样？怎么又出现延期？项目遇到重大问题，我都不知道，作为项目经理，你在做些什么？

可能你还能列出很多类似的场景……现在让我们回到理想的向上管理闭环模型，图2中的黄色部分是容易被忽略的。很多情况下，是因为接到领导的任务之后，不管三七二十一就去做了，且不要说最终结果是不好的，即便结果最终是好的，领导以后可能也不太放心把更重要的事情交给你去做。

图2 向上管理实际闭环模型

所以，我们构建向上管理闭环，主要目的就是让领导及时地掌握我们的工作状态，及时地了解项目的情况，对项目的信息及时且有足够的掌握。

如何构建向上管理的闭环？

在项目管理过程中，以及我们日常的工作汇报中，如何构建向上管理的闭环呢？

1.管理预期

在明确任务或项目目标的时候，就要开始管理领导的预期。管理领导的预期并不是对领导布置的任务讨价还价，而是在于让领导基于客观事实了解任务本身的情况，比如时间，比如牵涉多方的沟通。在汇报方案的时候，客观、专业地评估可能的风险，让领导也做到心中有数。

当我们管理好了领导的预期，并尽最大努力去做好时，会获得更好的满意度。

2.可视化

在向上管理的闭环模型里，可视化也是非常重要的。无论是个人工作情况，还是项目进展，将信息有机地处理和整合，汇报给领导，让领导对这些信息完全掌握，减少领导的焦虑感，从而获得更多的肯定和支持。

3.勤汇报

勤汇报是需要我们更加地积极主动地去汇报。比如领导交办的事情，尤其是一些需要很长时间周期才能完成的工作，中间过程或者中间结论，都要及时主动地向领导汇报，占据主动权，避免领导来问。勤汇报，不只是汇报结果，更可以和领导保持积极主动的沟通，建立良好的信任关系。

构建向上管理闭环有哪些好处？

作为项目经理，通过一系列的方式方法构建向上闭环，培养团队成员的闭环思维，在实践中取得了很好的效果。

1.团队成员自主性更强

敏捷项目管理有一个概念，即自组织。当我们贯彻落实闭环思维时，团队成员形成了良好的自驱力，各自不再仅仅关注自己的本职工作，会更倾向于在工作之余做好上下游各项工作的衔接。

2.团队形成了良好的自运转

一个真正成熟的团队在于，当没有项目经理的时候，团队仍然能够自运转，高效、快速地推进项目，且团队成员配合非常默契，不会出现彼此抱怨、吐槽、埋怨。

3.释放了项目经理的精力

当团队成员形成了良好的自驱力，团队形成了良好的自运转，项目经理不用再花费太多的时间事无巨细地进行管理了，从而可以将更多的精力放在产品方面，可以更好地对项目不确定性、未知领域等多方面进行管理，也可以更游刃有余地处理和应对项目的变化。必要的时候，项目经理还可以向上或向下进行必要的培训。

4.领导满意度高

闭环思维的运用，对个人是一次思维到行为的提升。项目经理打造高效的团队，在项目管理过程中，不仅目标达成，还有好的过程和好的结果，领导自然满意度很高。

结语

闭环思维的运用，对个人是一次思维到行为的提升。在向上管理时，我们不只是简单地汇报我们的工作，更主要的是和领导建立良好的信任关系，获取领导的支持和认可。因此，闭环思维强调的不仅仅是责任心、进取心，而是合作、信任及彼此间的契约精神。

徐州，10级项目经理，现任职于腾讯IEG，曾就职于飞利浦、华为等公司。澳门科技大学EMBA（在读），PMP，PRINCE2，ACP。16年工作经验，其中7年测试工作经验、9年项目管理工作经验。著有《谁说菜鸟不能成为项目经理：腾讯高级项目经理成长记》一书。第二届、第三届中国项目经理大会演讲嘉宾，深职院《项目进度管理》特约讲师。

编辑/制作 | 时雨

内容审核 | 郭云涛

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