不会做高层汇报，你的辛苦不值一提

文摘 2024-09-05 17:57 陕西

汇报是做项目非常重要的一种工作方式，也是项目经理非常重要的一项工作技能。

项目经理或流程变革经理，需要经常给公司高层做汇报。比如，项目立项、关键里程碑、项目验收等，都可能给公司高层做汇报。有时，还要有项目年中汇报、年度汇报等，甚至每隔一两个月需要跟主管领导主动约会，进行汇报。

近三年，我主笔并参加了60余次给公司董事长、CEO、高级副总裁等高管的数字化项目工作汇报。下面，我把工作汇报的经验全部分享给你，让你30分钟就能够把整个团队3个月日夜加班做的工作价值轻松讲清楚，获得认可。

高层汇报对个人发展和项目推进至关重要

汇报本身，是数字化项目的一项很重要的工作，是工作的重要组成部分。因此，数字化项目经理，不但要把事儿搞定，而且还要会汇报。

没有汇报能力，甚至很难有机会升职，因为平时正式给高层汇报工作的机会本来就少，你又不主动约领导汇报，高层领导可能就不认识你，不认识你，你怎么有机会升职呢？

千万不要说，汇报让别人来吧，我负责干活就行了。

你错了，干活的可替代性很强。汇报是一个很核心的能力，汇报能力突破不了，你很难往上走。所以，汇报能力，对个人的职业发展非常重要。

对于一个项目来讲，高层领导不可能天天关注，一般都是通过你的汇报，对工作进行评价，认可还是不认可，做得好还是做得不好。

但是，领导没有参与过程，不知道很多细节，也不知道这个成果的逻辑是怎么得来的，更不知道这些工作成果意味着多大的工作难度、多大的工作量。

领导对项目的判断，就看你的准备和现场汇报，主要包括你给他讲的、看的、展示的内容，甚至包括你的声音、表情等。团队小伙伴辛辛苦苦、点灯熬油地跟你干活，项目做的怎么样，就看这30分钟的表现了。

可见，给高层汇报的能力，不仅对个人发展重要，对项目团队、对项目推进，同样至关重要。

高层汇报要明白的三个道理

高层汇报是有一定策略和技巧的，作为汇报人，你一定要提前搞清楚，以便事半功倍、汇报成功。

1.汇报要围绕“汇报对象想听什么”和“我想得到什么”为中心

领导想听什么，就需要重点准备，需要讲清楚，以领导想听的为中心。比如，领导想听成果和背书，你在客观汇报项目成果的同时，还要展示各个事业部的签字确认页、各个事业部参与讨论的照片，而不是讲你这个报告多美，用了什么理论、什么模型，自我陶醉，因为领导根本不关心这些。

为什么要汇报？很多时候我们是有所需求，比如我们目标是立项，希望领导决策、给资源。那么，我们在汇报的时候，要让领导清楚这个诉求。

所以，我们汇报的内容、说的话，都应围绕“汇报对象想听什么和我们想得到什么”这两个中心展开。

2.报告呈现的内容与讲解内容要有差异

报告需要更完整，有结论、有过程、有素材。有的一页PPT，可能做半小时，但是讲就几秒钟一带而过，因为这些内容就是让领导看一眼的。

讲的时候，需要讲重点、讲价值、讲落地性、讲结果、讲信任背书、讲潜在风险及应对策略。

而且，领导感兴趣的内容，与你报告呈现、与你的讲解也不会相同，要在报告过程中，根据领导反馈及时调整。

3.不能用一份报告打天下

给不同的领导做汇报，汇报材料要根据领导的风格、角色、他的关注点等进行适当调整。甚至面对不同的领导，要做不同的背景铺垫，因为不同领导对项目了解程度不同。

汇报前如何准备

汇报准备和汇报讲述同等重要，关乎汇报的成败。汇报前，至少要做三方面的准备。

1.了解汇报对象的风格

领导是什么风格？经常打断人吗？他是喜欢听细节的人吗？他是批判心态重的人吗？喜欢开门见山，还是喜欢有些铺垫？针对不同风格的领导，汇报的策略肯定是不一样的。

比如，遇到喜欢插话的领导，你的报告结构是要变化的。要把这个报告最精华的部分，力争在10分钟之内讲完。总分总，把那个总，在10分钟之内讲完。你若一步步讲，你讲了10分钟，领导突然问你一个问题，你说领导我后面会讲的。领导的思维和你表达的逻辑习惯不一样，你让他等待和琢磨，等到最后才等到他想听的，这种汇报凶多吉少。

如果领导不说话，静下心来慢慢听，你觉得他的心情会很好吗？你觉得他会认可你的报告吗？当你讲的逻辑不是他想听的逻辑时，很多人的本能是一直在找你报告的问题。

你讲完的那一刻，也是开始批判的时刻。领导可能会说，你刚才不是说后面有，我听完，我怎么觉得我没有听到呢？这不是他故意找茬，这是人之本性。

“你让我等，我听完了，你也没讲清楚啊。”所以，此时你所有的解释都是苍白的，都是有问题的。遇到这种情况，建议直接翻到领导关心的问题，进行回答。

2.充分准备领导以前提过要求的回答

大家汇报时，是不是遇到过以下场景：有个点当时没有意识到，结果领导就问了，你没有答上来，或者没有解释清楚，领导不满意。

你自己感觉这是不可预料的，这是别人不理解自己，别人不能客观地评价自己，但实际上你是错的。你30分钟怎么可能把团队3个月甚至半年的工作，表达得非常客观、非常立体、非常完整、非常有深度呢？那是不可能的！

难道你让领导听这个项目半年的所有细节吗？既然不可能，那你就要重视这个汇报应该怎么展示、怎么表达，怎么做好汇报潜在风险的预案。

你认为汇报是偶然出现的问题，但实际根本不是；在策划汇报的时候，就要想办法解决。要站在领导角度思考，知道领导关心什么。比如，在启动会上，领导提过什么要求、什么期望，这些他基于本能极大概率会问。

只要你一解释，就已经失败一半了。绝大部分在汇报的时候进行解释，就已经晚了。

3.准备汇报材料的注意事项

汇报材料整体结构，一般是总分总，这样方便领导前几分钟就有一个整体概念。若领导突然时间紧张，中间“分”的部分，可以简要汇报，也对汇报效果影响不大。

汇报材料开头，一定要写清本次汇报的目的，借此与领导达成共识，避免领导的提问过于分散。

汇报材料结尾，要明示下一阶段的计划，以便听一下领导的想法。若有待领导决策的事项，也要在材料结尾明示出来。

如果是提问题，要带着解决方案，讲清各个方案的优劣，让领导做选择题，不能给领导布置作业。同时，针对准备的这多个方案，要有自己选择的倾向，一旦领导问起，可以讲出来自己的倾向和判断逻辑。

汇报材料准备完毕后，要与涉及的部门进行同步，达成共识，避免他们有不同的意见。如果他们也一起参会，不提前达成共识，在会上他们提出了质疑，那这个汇报就很难成功了。

如何进行汇报讲述

我们可能碰到过这种汇报的开场白：各位领导好，我是小张，现在由我给大家讲讲这个项目的情况，接着第一第二第三。

这是最差的一种开场白，若这样，领导有N个问题等着你，他心里有一堆的疑问：你在项目里是什么角色？你打算讲多少时间？今天汇报的目的是什么？等等。领导为什么有这些疑问，因为领导可能并不一定认识你，可能半小时后还有其他会议，可能不一定记得为啥要给他做这个汇报。

因此，在开场时，项目经理要主动告知身份，明确会议目的、汇报时间就非常必要。甚至，还要简单回顾上次事项，把领导拉到这个上下文里面来。

在汇报中，有时领导会突然说：“我过会儿临时有个会，咱们15分钟说完，你简单说说结果就行了。”遇到这种情况千万不要慌，你若只讲结果，领导脑子里一堆疑问。

别管多长时间，前面工作的思路、过程，哪怕一分钟过完，也要讲。没有过程的信息，领导怎么相信你的结果是经得起考验的，怎么能看到信任背书呢。你可以说，领导给我1分钟时间，先把前面过程快速过一下，再讲结果。领导一般不会拒绝，你就快速讲一下过程的逻辑。

如果只讲结果，有些领导会直接问，三问两问，问的结果就没那么好了，会问出来问题。你让他充分发挥，想问什么问什么，他天马行空地想，你按照当初他的要求做的，他今天早就忘了，你让他站在今天随意发问，还不问死你。而且，他有N多个问号，你觉得能对答如流吗？所以，凶多吉少。

汇报如何收尾要看场合，并不是每次汇报，都希望领导提意见。我们可能还遇到过这样的收尾：感谢各位领导的聆听，以上就是我的汇报，看各位领导有什么意见。

如果是方案评审的最终汇报，你希望领导提意见吗？注意不是不让别人说话，而是这种汇报尽量避免让别人提意见，要能控盘，能影响别人。

这种会上，一旦引起大家提意见，与会领导都可能提，谁不提，就显示不了自己的重要性。大家提完意见，董事长会说，这些问题还是很重要的，看看怎么继续解决吧。这样你的项目大概率就延期了。

你如果说这些问题不在项目范围之内，这种解释是很无力的。所以，最后评审会不要给别人更多的空间去反驳你。

不会汇报，你的辛苦真的不值得一提

汇报本身是项目工作的一部分，并且非常重要，因为它关系到项目能否顺利推进、能否继续得到所需资源，项目阶段成果和最终成果能否得到领导认可，进而影响对项目经理工作能力的评价，甚至影响项目经理的前途。

因此，项目经理或流程变革经理一定要重视工作汇报；否则，得不到领导的认可，你和团队的辛苦真的不值得一提。

本期编辑 | 时雨

内容审核 | 郭云涛

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