如何建立一个优秀的PMO？

文摘 2024-08-08 17:30 陕西

PMO，我们常称之为项目管理办公室（Project Management Office ，PMO），它不仅是组织实施和管理项目的关键，也是现代企业项目管理体系中不可或缺的一部分。其目标是在组织范围内领导项目管理持续改进，进而推进组织变革，使组织更有效地进行项目管理。

PMO的定位是什么？

1.以项目为导向，实现组织级战略

企业的发展要靠项目、盈利要靠项目，PMO的存在同样要紧紧围绕项目，保证项目的真正落地。如果PMO总想着如何考评项目经理、如何体现自己的权利、如何制定制度等，那么势必会造成很多冲突，影响自身的健康发展。

2.协调资源平衡，让资源实现最高性价比

PMO负责协调跨项目的资源分配，确保各项目能够获得所需的资源。为实现这个目标，PMO要深入项目一线，清楚地掌握资源状况和使用资源的项目，优化协调资源并使资源发挥最大的价值。

3.推动项目化和组织项目文化的发展，提高项目管理成熟度

这是从组织整体来考虑，将企业各单位、各实施层都纳入项目管理的范畴。PMO将项目化做好可以大幅度提升组织的项目管理成熟度，进而实现PMO的价值。而组织项目文化是PMO实施项目管理的土壤，有好的土壤才能促进PMO的生根、发芽和成长。所以，项目化和项目文化是相辅相成的。

PMO具体干什么？

1.建立项目审批职能

项目审批不仅是组织程序上的审批，还包括PMO通过建立审批委员会对项目技术可行性、经济可行性等进行全面评估和审批。所以，PMO从一开始就介入组织战略项目，并对项目进行全面的了解，以保证项目聚焦组织战略。同时，对于项目数量较多的组织，需要通过审批委员会进行级别划分，审批委员会的审批要有范围限制，避免精力分散。

2.项目管理制度的制定

这里主要指项目标准。项目标准的制定是保证组织实施项目管理有法可依，制定规范、模板，尤其是项目信息传递的模板、从项目审批到项目收尾全过程关键关口的输出模板，还要建立项目分级制度，如S级、A级、B级或者1级、2级、3级。关于级别的划分，不同组织可能会采用不同的维度，可以按照项目的重要性、项目的投资收益、项目周期、项目难度和先进性等所占的比例进行打分。

3.建立信息系统

信息系统之于项目管理，不仅仅可以提高管理效率，更是对项目质量具有立竿见影的作用。当现代组织需要越来越多地面对更大难度、更快节奏的项目时，信息化尤其重要。通过项目信息系统，PMO可以便捷地获得各项目的关键信息，并通过对获得的信息进行分析，发现问题，给高层领导决策提供有效参考。

4.项目评价

PMO具有项目评价职责，对项目的绩效有评价权，可将绩效优秀的项目转化为项目标准。PMO掌握好这一点，有助于更好地履行前面三项职能。项目评价主要是对项目的绩效进行评价，包括从项目立项到项目收尾全过程。还有对项目经理的评价，包括对项目经理的行为、动机、业绩等进行评价，引导项目经理更好地与组织项目管理战略保持一致，进而提升PMO的价值。

5.项目监管

项目监管就是维护项目的秩序，主要对项目经理、项目执行人员是否按照管理标准执行进行管理，以及监控项目状态、项目绩效等。监管可以采取主动和被动两种方式，主动即依照条款对照执行情况进行审查，被动即采用反馈的方式掌握项目状态。因为PMO掌握的资源有限，所以监管也应有所区分。例如，人、制度、资源、环境这四个方面，可以在不同时期侧重不同方面，在项目的启动阶段侧重人，在项目的执行阶段侧重资源等。

6.项目辅导

项目辅导就是为项目提供支持。PMO的设立容易引起项目经理和职能经理的对立，所以项目辅导是调和矛盾的最好方式。

项目辅导包括对项目经理进行项目管理方法上的支持，组织专业的项目管理培训，深入项目一线去解决项目管理的疑难问题，建立项目经理的职业发展通道等，这样有助于PMO打下扎实的“群众”基础，并能深入项目掌握相关信息。

7.组织过程资产管理

对组织过程资产进行管理在有些组织里只是一个口号，PMO要想获得长足发展，就要建立较好的激励机制和措施，从日常的项目输出到项目收尾时的项目总结，不断积累和提炼更好的、促进项目标准优化的文档。

8.项目管理文化建设

PMO在项目管理文化建设中担任的角色是倡导者和执行者。项目管理文化不是贴在墙上的标语和口号，它是渗透到团队、组织生态圈的一种习惯，一种约定俗成的东西，一种做事的方式方法。

PMO长远发展的基础是什么？

PMO要想获得长远的发展，人是最关键的，不仅包括PMO总监，也包括PMO专员。

1.PMO专员的资质认证

PMO专员的资质认证很关键，目的是保证PMO的项目管理专业素养。资质认证可以采用引进来的方式，请专家上门进行项目管理健康诊断，但这只能解决某一方面的问题，无法对PMO从业人员和企业从事项目管理的人员提供全方位、有针对性的支持。

因此，将资质认证本土化（企业自己的资质认证）是一个必然趋势。组织通过培训提升各级人员的技能，PMO 专员可以在此过程中学习获取专业知识，在实际工作中形成项目管理认知。

2.PMO专员的职业发展

PMO在组织中扮演着非常重要的角色，无论是组织级还是部门级的PMO，都承担着承上启下的重要作用。然而，PMO专员普遍存在一些职业困局，如职业发展空间较小，前景不明朗；工作技术含量低、枯燥单调，缺乏挑战性；工作与专业不匹配，专业知识未得到充分应用等。

PMO专员的职业发展，可通过完善组织项目管理体系、推动组织项目化来规划和实施，这也是组织战略实施要思考的问题。PMO专员职业发展的主要理念是对人员进行分层分级，目的是给PMO专员一个成长梯度，不同级别的 PMO 专员对应管理不同级别的项目。

级别的设定主要与组织目前人才梯队的规范有关，或者说与现有的人才状况有关，如果组织自身的人才保有量梯度比较深，层级可以展开多一点，反之就少一点。

同时，不同级别的晋升也需要有严格的要求，目前业界普遍的做法是软实力和硬实力相结合来考核，还可以从基本能力、专业能力、管理能力这三个维度进行区分。

“从保姆到参谋”是PMO专员一个较好的成长路径，即从一开始事无巨细地关注项目资源问题、项目细节问题，到逐步成为项目团队的信任者和参谋，从项目共性问题、项目风险等宏观层面整体推进项目。

3.PMO专员的能力模型

PMO工作的主体是项目，要保证项目按时、按质、按预算交付。所以，从这一角度看，PMO专员首先要解决的是如何发挥自身优势与项目经理形成合力推进项目。只有做好这一点，PMO专员才有立足之地。PMO专员对项目推进的重点，可从项目资源的协调、与项目发起人的汇报中及对项目共性问题的解决中寻求支持，因为这些都是项目经理和项目团队所急需的。

从以上角度看，PMO专员要成为合格甚至优秀的项目管理人员，不仅要掌握项目管理技能，还要掌握专业技术知识和组织管理流程知识。

其中，组织管理流程知识最容易被忽略。组织管理流程涉及面广，可以分为两类：一是项目流程，包括从项目立项到收尾的全过程，主要集中在项目内部；二是项目辅助流程，主要集中在项目外围。

PMO明确了自己的定位，并在具体职责上有明晰的法则，通过自身人才梯队建设建立强大的人才队伍，来实施PMO的职责，势必会取得好的成绩。

结语

在现代企业项目管理体系中，PMO发挥着重要的作用，在不同的层级，有着不同的定位，承担着不同的角色和职责。PMO通过对项目、项目集群和项目组合的集中管控，提升组织项目管理能力和项目管理成熟度，使项目获得成功，进而帮助组织实现战略目标。

曾伟强，高级工程师、PMP、PMI-ACP、IPMP C级。曾担任世界500强项目经理、PMO负责人，曾获得中国项目管理大会PMO奖，擅长项目管理实践方法论，企业内训培训师，课程覆盖PMO的建设、项目管理最佳实践、项目团队管理等。负责项目曾获国家级管理现代化创新成果奖、省级职工创新竞赛第一名。

编辑/制作 | 希丰

内容审核 | 郭云涛

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