项目经理:如何以确定性的打法应对不确定性风险?

文摘   2024-10-22 17:30   陕西  
 

01
VUCA时代项目面临的7个变化

在工作中,你是否经常听到下面这些话?
  • “XX高层领导的诉求你都搞不定,你想干啥?”
  • “这个工序为什么要3天而不是1天?”
  • “为什么这几个工序不能并行?压测为什么需要21天?”
  • “你们交付每天干到几点?”
  • “你能不能搞得定?不行就换人!”

在项目管理的过程中,项目经理经常会遇到各种挑战甚至质疑,这也是VUCA时代的典型特征,即易变性(Volatility)、不确定(Uncertainty)、复杂性(Complexity)和模糊性(Ambiguity)。

易变性指的是环境的快速变化和不可预测性,这种变化可能来自多个方面,包括技术进步、市场需求的变化、政策调整等。

不确定性意味着缺乏对未来的明确预见性,这种不确定性可能源于多种因素,如市场波动、地缘政治风险等。

复杂性指的是环境中存在多种力量和因素相互作用,使得情况变得复杂难以把握。

模糊性则是指信息和数据的缺乏,导致对实际情况的理解存在困难,这种模糊性增加了决策的难度。

同样,VUCA时代的项目也面临7个变化:
  • 项目会越来越碎片化,多样化
  • 客户需求越来越紧迫,敏捷化
  • 交付内容越来越复杂,模糊化
  • 技术和方案越来越新,迭代化
  • 交付的边界越来越宽,运营化
  • 相关方越来越多维化,复杂化
  • 销售交付越来越模糊,融合化。


02
项目管理如何管理不确定性风险?

项目管理的本质是管理风险和客户期望。面对未知的风险,我们要有策略,反对全盘说“Yes”,生硬地说“NO”!

对于客户期望,我们应采取分阶段、策略性的方法,逐步管理和调整客户期望值,以实现客户对我们服务的高度认可与深厚信赖。客户满意度来源于客户体验和客户期望。如果客户的期望值很高,而实际达成值很低,那客户满意度一定会下降。

如何提高客户满意度?我的建议是摸清相关方期望并深入分析需求,同时勇于揭示潜在风险,坚持坦诚沟通

首先我们要客观评估自己的能力和资源,明确我们能达到的具体标准和执行程度;其次是管理客户期望,防止客户期望膨胀。比如项目进度提前,此时项目经理需警惕客户期望提高,避免提出更高的要求。

以华为为例,在承接某项目时,我们评估的完成时间是6个月,而客户期望的上线时间仅为5个月。倘若我们最初评估为五个月,客户可能会期望在三个月内完成。即便我们表示明天就能完成,客户甚至可能会希望今晚就能上线。因此,我们要管控客户的期望,防止其不断膨胀。

虽然我们强调以客户为中心,但不要把客户惯坏了,留有余地的承诺和超出预期的结果。最终,我们旨在搞定项目,做到事成人爽,超预期达成。

项目经理应坚持四个原则:
  • 以客户为中心、不畏难,快速响应,以终为始,助力客户实现战略目标;
  • 坚持专业性、不盲从,复杂场景细化分析,各方互锁、明确范围和责任;
  • 发挥能动性、不短视,统筹管理,替客户着想,替客户推动多方协同解决问题;
  • 凝聚多厂商、不自大,专业能力体现对客户价值,夯实服务交付品牌。

03
以确定性的打法应对不确定的风险

有人说,项目不同,国家不同,地区部不同,客户也不同,怎么用一套打法管控不同的风险?经过这么多年的实战,我发现无论是传统项目的无线、核心网项目,还是极简站点、绿色目标网项目,或者软件偏软,又或是智算项目,都有一个执行逻辑,即基于十大知识领域及七大方法论

项目管理涉及了十大知识领域,包括:整合管理、范围管理、进度管理、质量管理、成本管理、风险管理、资源管理、相关方管理、沟通管理、采购管理。

同时,对应七大常用的方法论,包括:SMART、COPIS、DMAIC、RACI、PDCA、5W2H、WBS/OBS/RBS、AAR/IRMA比如,在做项目目标任务分解时,用WBS分解;资源分解时用OBS;集成计划的时候,用COPIS以终为始;定义分工界面和责任矩阵的时候,用的RACI;在复盘的时候用AAR;等等。

为了顺利推进项目,及时沟通和协调资源,我们通常会有三个会议机制,即项目联席会议、CC3(Customer Centric Three)联席会议,客户联席会议。怎么理解?比如,做项目的目标、进度、风险,是不是要开启动会和项目分析会?要不要跟CC3开会?要不要与发起人汇报?要不要与客户开会?若是这些基本的打法套路都有缺失,那么项目交付大概率会出问题。

会议开完了,活谁干?有哪些风险?预算是多少这些最终会落实到任务表、风险表、经营表这三张表格中,便于项目经理及时跟进与管理。

这套方法总结起来就是3+3。扎实运作3+3,以确定性的打法应对不确定的风险。


需要强调的是,一定要重视项目联席会议运作机制。通过联席会议运作机制,分层分级沟通汇报,齐心协力共同推进项目。

为什么?我之前做项目访谈的时候发现,有很多项目成员不知道项目的目标是什么。有的项目甚至会出现只有项目经理着急,而项目成员漠不关心的情况。这是因为项目目标、客户的要求、里程碑等信息并没有与项目组成员达成共识,以致于很多人认为这是项目经理的责任,跟自己没关系。

因此,项目章程、项目启动会、项目分析会很关键。除了要有章可循,有法可依外,最主要目的是要团队成员达成共识,清楚项目的目标、使命、客户要求、项目计划、困难等,让团队劲往一处使,有使命感,更有事成之后的荣誉感。

作为项目经理,你知道你的优势是什么?你知道当前的问题在哪?你知道运用什么样的方法推动解决这些问题。这就是专业性。

写在最后的话,共勉:
  • 对胜利的渴望;
  • 躬身入局:向下扎到根;
  • 扎实运作3+3;
  • 有PlanB;
  • 我是一个项目经理我怕谁:向上捅破天。


  编辑/制作 | 时雨

  内容审核 | 郭云涛

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