如何向劳动者送达文件才是有效的？

文摘社会 2024-09-27 14:21 上海

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用人单位在对劳动者进行劳动管理时，往往会涉及到向劳动者送达有关文件，通知劳动者有关事项。例如，按照劳动合同法的有关规定，员工手册应当履行民主流程制定，并向劳动者进行公示公告。在这个制定的过程中，用人单位应当向劳动者送达员工手册的草稿，告知劳动者可以提出建议和意见，最后，员工手册定稿的，用人单位还需要向劳动者公示公告。公示公告的目的也是为了让劳动者知晓有关制度规定，实现管理的目的。

那么这些通知和送达应当如何去做呢？

一种方式是提供纸质版本。提供纸质版本的方式包括当面送达，也包括通过邮件寄送。当面送达的难点是举证证明送达本身和送达的文件内容。用人单位将文件送达给劳动者之后，如果不采取手段对送达本身进行固定，将来劳动者否认收到过有关文件，用人单位将处于被动的境地。因此，对文件进行当面送达的，应当注意通过签收、录音录像的方式对送达过程和结果进行固定。同时，用人单位也应当注意送达文件内容需要呈现在固定证据之中。如果用人单位的HR只是准备了单独的一份签收单，仅载明劳动者收到了警告信，而没有警告信的具体内容，就存在劳动者否认警告信内容的可能性。因此，签收必须是在函件本身上签收，而不是单独的签收页。而录音录音，则必须通过朗读或拍摄文件内容的方式，确定送达的文件内容为何。

另一种方式是提供电子版本，进行电子送达。这样的方式包括电子邮件、微信、短信等即时通讯工具等。这种方式的优势在于可以明确做到点对点的送达，劳动者也无法拒绝接受有关信息。但这种方式也存在一定的风险。例如，如果是通过用人单位的电子邮箱进行送达，劳动者可能会主张电子邮箱在用人单位控制之下，有篡改的可能；或者用人单位已经提前关闭了电子邮箱，劳动者并未有机会看到有关文件。微信账号的所有人和电话的所有人是否是劳动者本人，也可能被质疑。因此，通过电子方式送达电子文件的，必须做好账号和劳动者的关联证明工作。电子送达，也要注意对送达载体做好保全工作，有关员工离职的，一旦其邮箱关闭或微信无法再提供的，可能会使得用人单位出现举证不能的问题。

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