合同履行过程中，业务部门和法律合规部门的同事们经常需要邮寄各类文件。部分文件的邮寄具有重要的法律意义，有时甚至能够实质影响当事人的权利义务。因此，有效、规范地邮寄各类通知，是日常合同管理中必须加以重视的事宜。本文将结合相关法律规定和业务实践就合同管理中的邮寄通知展开讨论。
一、妥善通知的重要意义
根据所载内容的不同，通知可以产生不同的法律效果。在企业日常合同管理中，常见的重要通知包括主张权利的通知、解除合同的通知、债权转让的通知等等。主张权利的通知具有中断诉讼时效的法律效果，保证期间内向保证人主张保证责任的通知还可以避免保证人“脱保”；解除合同的通知在送达时方才发生合同解除的效力；债权转让的通知在到达债务人时方才对其发生效力。
除了上述常见的重要通知外，不同类型的合同管理过程中也经常需要出具各类特殊通知。例如，在建设工程施工合同中，开工通知是证明开工日期的核心文件，与工期等问题息息相关。又例如，在买卖合同中，在数量或质量不符合约定的情况下，买方应当及时向卖方发出数量、质量异议通知，若买方怠于通知则将视为数量或者质量符合约定，影响买方的索赔权益。
因此，如何妥善地处理各类通知，是企业合同管理过程中必须加以重视的问题。
二、合同管理中应当重视邮寄通知
通知分为口头通知和书面通知，企业在合同管理中主要采取书面方式通知。随着电子通讯技术的不断发展，通过电子邮件、短信、即时通讯软件等各种方式，均可以便捷、高效地发送书面通知。本文要指出的是，从合同管理的角度来看，对于那些最为重要的、可能产生重大权利义务影响的通知，应当优先考虑单独或同时采取邮寄的方式通知，主要的原因在于：
第一，邮寄通知产生的记录更加便于企业统一保存和管理。电子邮件、短信或即时通讯软件中的记录，高度依赖于特定个人账号或设备而存在，不利于统一的合同管理。合同管理过程中，时间跨度较久的记录很可能会因为人员工作调动或者设备更换而发生灭失、难以查询的情况。邮寄通知后产生的凭证，则可以作为纸质档案留存，方便企业统一保存和管理。
第二，规范的邮寄通知在对方拒收或失联情况下有助于企业判断送达状态。合同管理过程中，由于通讯账号注销、有权经办人员调离、经营地址变化等原因，尤其是在发生争议后，各类通知发出后可能如同石沉大海，企业难以自行确定是否合法送达。司法实践中，因受送达方原因造成的邮寄通知未妥投，仍可能被视为有效通知。即便确实无法实际送达，邮寄通知也至少可以帮助企业得到是否送达的可靠反馈，有利于企业在获得“未妥投”的反馈信息后及时采取公告等替代方式送达。
第三，一旦发生诉讼，邮寄通知产生的记录依法具有更强的证明力，大大减轻企业的举证负担。根据《最高人民法院关于适用<中华人民共和国民事诉讼法>的解释》第一百一十四条规定，国家机关或者其他依法具有社会管理职能的组织，在其职权范围内制作的文书所记载的事项推定为真实，但有相反证据足以推翻的除外。必要时，人民法院可以要求制作文书的机关或者组织对文书的真实性予以说明。《中华人民共和国邮政法》规定，承担国家邮政职能的“邮政企业”是指中国邮政集团公司及其提供邮政服务的全资企业、控股企业。上述规定可见，中国邮政是法定的唯一邮政企业，其在职权范围内出具的交邮凭证、邮戳、邮寄记录、官方网站的签收记录属于公文书证，其中记载的事项原则上推定为真实，较之一般通知的送达证据具有更强的证明力。在合同的后续争议处置过程中，邮寄记录较之电子邮件、微信记录等可能需要公证留存的证据，可以大大减轻企业的举证负担，有利于企业依法维护自身权益。
三、邮寄通知时需要关注的细节
在企业日常合同管理中，在邮寄送达时，至少需要关注以下细节，以保证邮寄通知合法、有效送达：
第一，邮寄重要通知，应当优先使用中国邮政的邮寄服务（例如EMS特快专递、挂号信等）。如前文所述，中国邮政是《邮政法》规定的法定邮政企业，站点管理和记录留存上均较为规范，其依法制作的各类凭证和文书依法具有公文书证的强证明力，在后续诉讼中可以大大减轻企业的举证负担，可以作为邮寄重要通知时的首选。
第二，邮寄通知时，要注意选择合适的邮寄地址。合同履行过程中，一家企业存在多个潜在邮寄地址是常见现象。在选择邮寄地址时，应当优先向合同明确约定的送达/联系地址邮寄通知。《民法典》第五百零九条第二款规定，当事人应当遵循诚信原则，根据合同的性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。根据上述规定，在约定的地址无法邮寄送达时，从诚信原则出发，仍应继续向已知的公司登记机关公示登记的注册地址、对方的其他实际经营地址、法定代表人联系地址等明确知晓的地址邮寄通知。
第三，邮寄通知时，要尽量备注邮寄的文件内容。为了避免收件方否认收到有关通知，为了便于形成相互印证的证据链，在条件允许的情况下，交邮时可以在“内件品名”一栏或者备注栏填写具体的文件标题。载有备注的交邮凭证与寄出文件的扫描件相结合，将大大增强证明效果，有助于企业留存证据。
第四，遇到未妥投的退件时，应当在不拆封的情况下整体存档备用。邮寄通知未妥投而退回时，原则上不必拆封，而应当将保持退件的初始和完整状态、整体存档，以便将来可在法院、仲裁机构等有权机关的见证下当场拆封核验。
四、结语
邮寄通知是企业日常合同管理中的“关键小事”，可能对企业的权利义务造成较大影响。企业应当深刻认识到规范邮寄通知的重要意义，从大处着眼，把小事做好，预防和减少合同纠纷的发生。
