论合同审批与管理的流程设计
文摘
2024-09-30 23:01
内蒙古
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企业管理实践反复表明，对于企业法律条线来说，合同（用印）审批并非是“仅限于修改合同文本”的工作。合同审批和合同管理都是涉及多部门、多层级领导参与协作的工作，是需要结合业务特征、部门分工、岗位职责进行合理设计，具体法务工作就交织或融汇于合同流程的运转之中。笔者在本文当中，结合工作实践探讨合同审批与管理的流程设计，以期提供一些可操作参考的法律实务工作经验。在本文中，笔者讨论的合同审批与管理的流程主要基于线上的办公软件的讨论语境。
关于合同审批流程工作中所有的波折、抉择所指向的问题，笔者思来想去后，还是觉得用“交易情况”四个字概括可能比较准确。合同因交易而产生，因而交易的方方面面才能决定合同最终的形态。按照合同的结构简述一下交易情况对合同影响：1、交易性质决定合同性质。这种影响最直观体现是合同名字，一份合同叫买卖合同还是承揽合同，意味着这次交易适用不同的法律规则；2、交易参与方的地位决定了合同谈判的结果，哪方强势则合同条文就会写成对哪方有利。3、交易特点影响合同履行的安排。合同的交易模式、合同所涉及的行业、合同履行所涉及的地域、合同履行的周期都将直接塑造合同条款的具体表述。从企业内部视角审视，合同审批最常见的首要痛点就是审批速度慢、审批环节繁琐。合作方之间为交易而签合同，互相商量环节基本上是必经环节，重要的合同的工作流程可能是“谈、改、谈、改…”的无限循环，在这过程里各部门最纠结关心就是效率。合同管理不是“审过、改过、定稿、盖章”就算结束的工作。合同签订后的履行期间，才是风险的高频区域，投入时间和精力认真对待才能保证控制风险。而且，合同履行正是一个具体的承办部门主办的过程，但是这个过程又离不开部门协作。为便于分析，笔者对合同审批流程定义较为宽泛，将合同前期的准备、合同谈判、合同签署盖章的流程都统称为合同审批流程。笔者采用粗线条讨论的原因在于，这些环节前后关系紧密，而且随着工作可能出现环节的合并或扩展。笔者依据工作实际首先将合同审批流程划分为4个步骤，然后在后文中再依据初步划分框架讨论更为具体的问题：《中央企业合规管理办法》第十三到十五条的内容确定了三道防线的工作分工：业务及职能部门为第一道防线，合规管理部门为第二道防线，审计监察部门为第三道防线。这种划分符合合同管理的时间顺序，当我们以三道防线的视角审视目前合同管理时，企业管理当中最模糊不清的问题就是“合同准备环节当中，业务部门（申请部门）与合规部门（相关部门）如何恰如其分地分工协作”？这个问题的后续问题就是“部门分管领导之间的协调沟通工作”，为回答这个问题，笔者先参照《中央企业合规管理办法》规定的思路，基于2.1小节的表1的基础上提出一个更为具体的工作步骤与分工设计：笔者从表2的设计尝试对“合同准备环节当中，业务部门（申请部门）与合规部门（相关部门）如何恰如其分地分工协作？”这一痛点问题给出一个参考答案：首先，对于“1、合同准备”这一步骤来说，申请部门一般就是业务部门或职能部门，第一道防线主要工作在于完成签合同的依据、确定合同相对方、确定合同的初始文本。申请部门负责初始工作天然效率最高，因而这一步骤中仅申请部门主责。其次，关于“2、相关部门审核”步骤，申请部门刚刚确定的“合同的初始文本”内容是申请部门选择参评部门的依据。关于参评部门的范围，依据《中央企业合规管理办法》和当前的工作实际，可以做简单的二分法“法律合规审核部门、商务条款审核部门”划分，前者是必选部门，后者自然是依据部门职能由申请部门确定。理论上说，合同内容涉及的部门都应参与评审，这样才有机会尽量控制风险。再次，笔者对表2当中被专门标明的“条线协作环节”要进行专门说明，“条线协作环节”正是回答“合同审批分工”的主要答案。合同是交易的具体体现，合同谈判、修改正是双方利益博弈的过程，2.2、2.3、3.1三个小步骤可能会在申请部门、参评部门之间循环往复。在循环往复的过程中，关于“合同究竟改到什么程序可以继续往下走”这个问题，从商事交易这个大局考虑，总原则可以是“先把参评部门的审核意见分为必改和选改两部分，必改部分由参评部门决定是否能往下走，选该部分由申请部门决定是否接受、接受到什么程度。”最后，关于“3、领导审批环节”步骤，笔者认为，虽然理论上任何参与审核的部门、领导都可能提出修改建议甚至否定建议，但在这一步骤需要达到的总体效果是：在3.1小步骤的领导看到的是“申请部门最终确定的合同文本”。合同审核是部门（条线）协作工作的本质决定了该流程节点多，如何提高审核效率是必然要解决的问题。笔者认为，在已经明确分工的工作原则的情况下，将审批流程设置为各条线同时审核才能阶段性地解决合同审核的效率问题。笔者在此基于表1、2设计了一份建工合同的审批流程图，将“各条线同时审核的具体操作”呈现在图中：在表3中，02环节设置为由申请部门领导安排合同参审的部门范围，然后在03环节合同是同时到达所有参审部门；03、05环节遵循相同的设计思路“条线审核同时开始，全票通过才能往下走”，这种设计方式以同时开始提升审批效率，以“一票否决潜在启动”机制给申请部门与相关条线展开沟通预留了空间。笔者在进一步解释之处是，在03、05环节采用的是“一票否决潜在启动”机制，审核人对合同申请流程的否定退回不是首要选择，申请人与审核人之间的沟通才是首选，此即谓“不点同意与直接否定”的区别。单从定义来看，合同审批流程的定义小于合同管理流程的内涵要小。笔者是从合同管理各项工作的出现频率、合同管理各类问题出现顺序两个问题考虑，在本文先行讨论合同审批流程的设计，在对审批领域蕴含的基本要素逐一陈述后，再讨论更为宏观的合同管理流程设计要点。合同管理是一项存在路径依赖的工作，合同信息录入这个初始阶段信息输入的情况，直接影响合同审批的效果、合同履行阶段管理监督的效果。初始阶段没收集到的信息可能在合同监督阶段成了新的盲区，为避免这类后续的盲区，合同审批流程的申请人操作页面的元素设计最好能够与合同台账采用相同的元素设定；从工作实际出发，前者的输入元素可比后者多。笔者在此归纳合同审批流程的申请人操作页面中的关键元素：合同名称、合同编号、生成时间、提请合同审批的依据、合同类型、合同金额、合同相对方名称、合同履行的起始时间、合同支付安排、合同履行节点。这些基本元素的输入要求，应当按合同台账浏览者（比如审计部门）需要了解合同信息的详尽程度进行设定。合同是交易的体现，市场当中的交易是动态的，合同履行中的问题往往千变万化。想解决动态的问题，需要有固定的合同风险应对体系。在当今时代，为了保证合同管理的效率、实现对合同管理的实时监督，需要借助互联网技术、在线办公软件、人工智能技术。借助前述技术在线办公系统中围绕合同履行各阶段建立履约安排的记录与提醒机制，能够解决合同承办部门困于合同履行数量大、行为琐碎的问题，也能够给法律合规、审计等监督部门提供一个实现后台监督的渠道。部分企业常见的问题在于，围绕合同履行的相关安排，往往没有将信息与法律合规、审计等部门实现实时共享。从法律风险防控的实战经验来看，事前预防和事中控制能保全企业利益的可能性才最大，因而，实现同一套数据的集成共享在合同管理中尤为重要。合同档案管理重要性，主要是由合同纠纷案件当中“打官司就是打证据”的工作规律决定的。在工作实践中，合同的依据流程（集采、招标、签报等）、合同审批流程是一份合同的管理常见起点，常出现的问题在于，合同管理的终点可能变成不知所终的“烂尾楼”工程。在合同管理中，需要向所有合同业务承办部门强调一种观念是“合同履行过程中形成的文件，比如发货单、收货单、结算单、发票、付款单、咨询报告等，都是这份合同的一部分，应该一并保存”。为了实现合同文件的流程归档，解决的总体思路是让合同履行的安排转换成合同履行涉及的部门所接收和监督的信息，以财务领域为例，首先让合同申请人在审批阶段输入合同的总金额、支付安排、支付节点的信息，然后财务部即可掌握合同履行阶段付款的安排，从而确定财务票据、单证的收集工作如何安排。“合同审批与管理的流程设计”，看起来首先像个管理问题，但与法律实务工作之间又有着千丝万缕的联系。笔者在本文中，是从合同审核、合同管理工作当中实际问题出发，尝试用逆向思维进行分析，提出理想状态的合同审批、合同管理流程应当如何设计，以期为各位法律实务人士提供参考。
