文 / 王晓雨，天同律师事务所合伙人、重庆办公室主任
引 言：还记得蒋勇律师曾说过，他想在天同建一支强大的业务秘书团队，真正地把天同团队分工做到极致。可能有人会好奇，律师事务所的业务团队不就是合伙人、律师、律师助理这几种角色吗？业务秘书又是做什么的呢？今天我们就来扒一扒天同业务秘书的三大职能。
1．预立案
从收到新案，利冲检索，到生成案号，采集案件基本信息，在云盘新建案件文件夹，全部由业务秘书按照规范操作指引完成。
2．基础文书的草拟
委托代理协议、所函、授权委托书、程式化的工作联系函等，这些文书除特殊情形外，基本都是通用的文书，业务秘书草拟完成后发送交办人审阅确认。
3．文书校对
文件最终定稿前，需交由业务秘书校对，校对完毕，需保存修订稿、清洁版定稿的Word和PDF，共三个版本，并按照规则修改文件名留存。
4．打印、复印、扫描等工作
确认正反面、黑白彩色、份数、装订要求等。
5．文件用印
分为电子用印和物理用印，确认用印方式，并按照用印流程操作，提交审批。
6．证据册装订与展示
首先确保证据册的完整，包括封面、目录、证据内容，确认装订方式。装订完成后，按照交办人要求对证据册中重点内容进行标注勾画、突出展示等。
7．案件具体材料的梳理和数据统计
根据交办人的需求，完成案件的部分辅助工作，如计算利息、核对数据等。
8．可视化图表
根据交办人的需求进行可视化图表的制作，使用PPT、ProcessOn等。
9．结案归档
在云盘文件夹中，筛选已结案未归档案件不定期提醒相关承办律师归档，律师整理好案件资料后，业务秘书按照装订要求完成归档。
上述工作看似跟律师的专业有一些相关性，但对于专业性的要求并不高。反过来，这些工作对于准确性、精确度要求又极高，因此会耗费很大的时间精力。此种情形下，单独的岗位设置，就会专业且高效。
1．前期工作
利冲检索无冲突后通读入库、招标文件，根据具体需求进行标书的购买、保证金缴纳、供应商注册等。
2．中期工作
确认截标日期后，协调各方搜集材料拟写入库文件，交办人复核，定稿后打印、装订、用印、密封，按要求送达指定地点。
3．后期工作
将入库、招标信息和入库文件录入云盘，并定期跟踪结果。
入库、投标工作，业务层面的专业“比拼”是一部分，同时需要全方位的支持与辅助。实务中，因为标书制作错误、有遗漏等而影响入库、未能中标的情况屡见不鲜，如果真的因为“技不如人”可能还好接受，如果因为一些自身的纰漏导致，则十分遗憾。而业务秘书在此流程中全流程统筹跟进，就是尽最大可能避免上述问题的发生。
“下午茶”栏目由王晓雨律师主要执笔和主持，好似下午老友相聚，一盏茶、一席话，分享行业创新思考、交流团队管理经验、闲谈执业工作感悟……也欢迎您的留言、投稿。
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