办公室主任要有“等一等”思维,不然会有麻烦

文摘   2024-11-21 07:41   山东  

昨天,有一位网友抱怨道:明明是领导不讲理,为何自己却被数落。


原来,前几天单位有个行业宣传片需要修改,花费了将近5万元。


这个专题片是领导安排的,现在找领导来报账,领导就是不给签字。


网友已经给领导说明了情况,可领导让网友等一等再说。


这位网友怕拖时间长了,报不了账,拖到明年这个钱更不好付账。因为现在财政紧张,万一这钱明年财政不给了,这就是个麻烦事。


所以,第二天又去给领导汇报这件事,没想到领导一下子急了,开始同批网友。


这时,分管领导正好路过,赶忙拉着网友就出了领导办公室,等了解到了情况,就责备道:作为一名办公室主任,你怎么不懂得“等一等”思维呢?


所谓“等一等”思维,简单来说就是遇到事情,不要急着去落实,不要急着去办,而是要“等一等”,放一放,看看情况再去抓落实。因为有些看似很难办的事,很难解决的问题,等一等也许就能迎刃而解。


01.领导要求办的事“等一等”


领导要求办的事“等一等”,绝非拖延或怠工,而是在快节奏的指令执行中插入片刻的思考与规划。


接到任务瞬间便盲目行动,可能因未深入领会领导意图而事倍功半。


例如,领导指示筹备一场重要会议,若办公室主任不假思索地立刻着手安排场地、通知人员,而未先与领导确认会议的核心议题、参会人员的特殊要求以及期望达成的会议效果等关键信息,很可能在会议筹备过程中频繁返工,甚至在会议进行时出现重要环节缺失或安排不当的尴尬局面。


“等一等”,是在领导下达任务后,迅速梳理任务要点,与领导进行简短而有效的沟通,确保对任务的理解准确无误,从而制定出全面、细致且贴合领导期望的执行方案。如此一来,后续的工作推进方能有条不紊,高效达成目标


02.面对有争议的事“等一等”


在讨论一项新的人才引进政策时,办公室主任与领导就引进人才的学历门槛和专业侧重产生了不同看法。


若当场争执不下,不仅会让会议气氛陷入僵局,也可能影响领导在其他参会人员心中的威望和决策的推进效率。


选择“等一等”,在会后找一个恰当的时间,以详实的数据和周边地区成功人才引进案例为支撑,心平气和地向领导阐述自己的观点,既尊重了领导的决策权,又为政策的科学制定提供了多元思考。


这种做法有助于在体制内的层级架构中营造和谐、理性的工作氛围,推动各项政策举措在充分研讨中趋于完善。

 

03.对于带有隐患的事“等一等”


有些工作事项看似紧急,但其中隐藏着可能引发更大问题的风险因素。


例如,在处理一份涉及公司重大利益的合同时,对方提出的某些条款看似合理,但在仔细推敲后可能存在法律漏洞或对公司未来发展形成潜在制约。


此时若办公室主任迫于时间压力或为了迎合领导的初步意向而仓促推进签约流程,未来可能给公司带来难以估量的损失。


“等一等”,意味着在这段时间内,办公室主任可以组织专业团队对合同条款进行深入分析,与相关专家或法律顾问进行探讨,同时密切关注行业动态及类似案例的发展走向,为领导提供全面、详实且具有前瞻性的决策参考。


这样的“等一等”,犹如为即将启航的船只进行一次全面的检修与加固,确保其在未来的航程中能够抵御各种潜在风险,平稳前行。

 

办公室主任的“等一等”思维,是一种在动态平衡中寻求最优解的工作艺术。它要求主任在行动与等待、服从与建议、当下与长远之间精准拿捏尺度,以沉稳、审慎且灵活的工作方式,确保办公室工作的高效运转,为整个组织的稳定发展奠定坚实基础。

 

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