「小额零星多频次」采购如何保证效率与合规？
职场
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2024-06-25 14:50
北京
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小额零星临时性多频次的采购需求，对于采购人来说大部分情况下都是“工作效率粉碎机”。📜采购周期短；通常不需要备货没有库存；物料产品/服务多样化；标准规格型号少见；标准和参照物百变、无规律可寻；而且这类需求也不会一一进入年度采购计划中，是被归纳进一个零星采购大框架。大杂烩式的小额零星多频次采购如何保证效率与合规？我们尝试找了一些思路。零星采购是指一些金额小、零散高频且不一样的采购行为。根据各企业不同的管理层级、管理权限与管理范围，零星采购数额可以界定在从几百元到几万元不等，大型集团的零星采购年度总额甚至能达到几十万。零星采购的范围通常包括日常办公、设备维修、生产运作除BOM（bill of materials, BOM）物料清单外所需物资以及改善工艺及研发项目新开发的材料等。并且在非制造生产型企业，零星采购需求还遍布办公文具用品、清扫卫生用品、警卫消防器材、员工服装、纸张图纸资料、绿化环境的花草树木，以及企业资产分管目录没有明确规定的物资等零星物资的采购。虽然按照大部分企业都有最低价采购习惯，但是在零星采购上，企业的最低价采购往往失效，因为临时紧急的需求，低价采购需求往往不能匹配，因此零星采购虽然总额小，频次一旦高频，采购成本管控就会忽高忽低踩中雷区。企业零星采购常常会造成费用报销错位、手工填单贴票、临时需求高频，中小企业无采购优势、成本高企、财务手工入账等等问题，并且除此之外，还有以下雷区：
1.不做采购合同，几乎不走企业采购流程，甚至经常个人垫付购买。
2.外购但不入库或入库信息不清晰，使用者不明确。
3.没有采购发票或用其他发票替补。
4.不走采购流程或后补流程。
5.临时紧急需求支付权限下放，导致费用只能事后报销控制。
企业零星需求简单粗暴但采购流程复杂、品类繁多，寻源供应链低效、内部需求流转效率低、成本居高不下让企业采购一直紧盯降本增效，零星采购是一片非常好的“采购数字化试验田”。解决零星采购的雷区，我们认为采购数字化是一个很好的抓手，因为零星采购是唯一覆盖大中小各种规模企业的采购需求，并且采购痛点集中，大中小各种类型的企业首选零星采购模块进行尝试，能够为整个采购体系数字化提前“尝鲜”。零星采购需求寻源时间短、供应商之间比价难、企业内部流程要么繁琐，要么无对应流程、采购风险难管控等。我们都知道企业数字化非常适合企业将不规范的流程进行重新梳理和优化，但是改造起来大刀阔斧成本巨高，降本出来的成本还不够支付改造费用。采购数字化可以为零星采购解决什么问题？是否收益大于投入？需求确认并汇集需求，掌握零星采购周期数据，预判零星采购需求是否可以进入采购计划。
将零星采购加入在线办公流程，全流程进行执行追踪，数字化释放采购人员人力，提高效率。
因此我们才推荐先用采购最痛点环节-零星采购进行尝试。将零星采购全流程率先进行线上尝试运行解决零星采购小额零星多频次的合规和效率，以此助力企业数字化采购全面铺开。没有采购流程是十全十美的，规则是否可行，关键看其是否能够解决企业采购痛点，降本增效是否利大于弊。对于小额零星项目，制定采购限额标准，减少人工操作的灵活空间，通过采购人自律、企业内控备案、审计查账等方式去规制和核实也是解决零星采购问题的日常措施。管理零星采购的目的不仅是为了防止采购人将同一采购项目化整为零规避企业采购流程，也是为了关紧采购风险的最后一扇门。
*《2022年中国数字化采购行业研究报告》-艾瑞咨询- END -
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