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非生产性采购会面临哪些采购风险？如何避免？

职场 2024-03-14 15:02 北京

非生产性采购又叫做间接采购，区别于生产性采购（直接采购），更多活跃于“幕后”——隐藏于企业内部运营链之中、甚至各个部门之中，譬如办公采购、员工福利采购、公司选址装修都属于非生产性采购。

不仅如此，非生产性采购在采购的数量级、采购对象的跨度、采购的流程以及透明度、采购人员的专业度都较于生产性采购更为复杂。其采购过程中的一系列风险和问题，可能每天都在困扰着很多“非专业采购出身”的采购人。

今天算头就与大家分享一些避免非生产性采购中的常见风险的方式。一起来看看吧！

1

低价不是采购的最终目的

中小企业非生产性采购时往往会货比三家或多家，根据各家报价进行比较，从中选出一家进行采购，但其中缺点也是显而易见的。

1.特别看重比价，往往容易忽视质量、忽视服务。

2.供应商来源单一，操作不透明，一旦供应商无法供货就需要重新寻找供应商。

3.现在大多在线上进行采购，供货周期拉长，试错、后续服务及沟通成本直线上升。

比如：

在采购过程中，已经和供应商A谈妥了，突然供应商B提供了更低的价格，应该怎样做选择？

在货品质量一致的情况下，答案不是选择B，而是依然选择A。并且告诉A，供应商B的报价更低，所以你A的服务要做得更好，比如售后后续、账期等。

同时告诉B，这一次用供应商A的，但并不代表B以后就没有机会，如果B仍然愿意提供服务，并且长期都能以低价合作，保持质量，那么下次就会用B的。

在采购过程中，各个供应商之间没有共谋，那么大家的利润点实际上就在那里了，并没有暴利存在。

突然改价格，低价竞争的供应商，除了赔本赚吆喝，另一个最可能的情况，就是偷工减料，或者压榨劳工，以降低成本，而这样做的话，风险就在无形增加。

使两家都处于竞争状态中，这样做不仅保留了自己公司的信用，其次也让双方了解到互相的底线与要求。

由此可见，与其费心费力议价求最低，不如积极寻求更多更优质的供货商，通过建立供应商库、筛选标准、供应商评级，选择最优质的进行合作。

2

要比供应商更清楚市场行情

非生产性采购，之所以在价格上如此纠结，无非是其根本要素——降本，在预算范围内，采购到最优质的货品。

掌握“最佳降价时机”、“各个击破降价法优于全面降价”、比供货商的业务人员更懂货、保持与供货商良好沟通避免零和议价方法，才能获得最佳的采购成本。

拓展供应商可以这样做：

1.了解供应来源，非一级供应商情况下，避免长期独一家供货商。

2.已经合作的优质供货商，是否有不同类但相关的供货商可以推荐。

3.了解供应商平级市场的详情，甚至供应商上级市场的情况。

比如：

之后的端午节，企业需要为员工定制一批礼品，那么问题来了，你需要找的供应商至少要考虑以下几个小问题：

1.供应商品牌、资质、甚至食品安全——对接尽可能多的供应商

2.采购量小，定制受限怎么办？——梳理可定制的供应商及定制要求

3.交货时间——能否准时交货

4.包装是否一家定制——包装定制费用

5.价格能否控制在预算范围内——价格是否有对应的质量

非生产性采购不仅要对自己采购的物品负责，同时也对供应商负责。只有在价格及供应商两个方面都把握清楚之后，采购效率才能随之提升。

3

低成本沟通，高效率采购

中小企业在非生产性采购方面由于缺乏专业采购人员，所以在内部采购过程中，一些如人事、行政们可能要扛起整个企业采购的任务。

除了日常的“身兼数职”之外，还要承担采购过程中的高成本沟通、不透明的价格体系，以及内部繁杂的审批流程。

怎样提高非生产性采购效率？

1.通过供应商库的建立及更新，提高筛选效率。

2.通过人员优化，减少采购流程内耗，提高审批效率。

3.通过合同细节的优化签订，优化沟通效率。

比如：

在人手足够的情况下，为了更好地解决使用单人采购带来的问题，将风险与损失降至最低，可以简单地将行政采购划分为货源开发(sourcing)与采购(buyer)两个部分。

Sourcing主要负责成本控制、风险防范、产品质量与供货商综合能力评估(包括供货商的物流状况、售后服务、公司财力、整体管理能力等)；

Buyer根据Sourcing提供的信息，结合公司的需求进行购买与跟踪订单。

所以，非生产性采购时则需要火眼金睛。日常突如其来的采购更是容易让采购人陷入类别杂、量小、预算低、频次高、时间急的境地……

扛下内部采购的小旗之后，采购风险避无可避。

希望今天的tips可以给采购新手带来一点启发。

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