组织知识是指组织内提供商业价值和连续性的所有知识,无论行业或公司规模如何。事实上,92.2%的企业主认为这样的系统会影响员工的学习和组织发展,而66.2%的企业主表示它有助于促进团队合作。
一、什么是组织知识?
组织知识包括组织拥有的集体技能、数据、知识产权(IP)和整体体验。它可以包括产品和客户知识、IP和机密信息、员工手册和标准操作程序(SOP)手册等。
组织知识可以推动业务成功并实现高效运营,它还可以促进对市场变化的快速响应并培养持续学习的文化。以下是组织知识的4个关键要素:
1、技能:特定员工能力对工作绩效有贡献的员工,它们包括技术和“软”技能,例如沟通和团队合作。
2、经验:员工通过日常工作获得的实用、特定于工作的知识,有助于推动决策和流程改进,这些知识通常会带来正式培训通常无法提供的见解。
3、数据:组织收集和分析定量和定性信息,以帮助做出明智的、数据驱动的业务决策。
4、知识产权:专利、商标、版权以及机密和专有流程,为组织提供竞争优势,知识产权管理对于保持市场地位和法规遵从性至关重要。
二、什么是组织知识管理?
组织知识管理是识别、记录、保留和应用知识以确保业务连续性和提高组织绩效的正式过程。
它通常需要以下内容:
突出知识:确定存在相关和有价值知识的领域,无论是在个人、团队还是流程中。
捕获知识:记录相关、准确的知识,以供他人使用。
存储和组织:使用可访问的系统(例如数据库或云平台)使信息可访问、易于检索和安全。
应用知识:将数据和信息转化为用户易于访问和理解的可操作见解。
三、为什么组织知识管理很重要?
正确开发的组织知识管理可以使公司的流程、产品、服务和整体运营受益,它还允许员工快速轻松地访问最佳实践、公司政策和其他影响其工作的关键信息。
有效的组织知识管理的其他好处包括:
更大的竞争优势:知识管理有助于推动创新、提高客户价值并响应市场变化。
最大限度地保留知识:定期记录和更新知识可以防止在员工流动时丢失关键知识,从而促进业务连续性。
改进的决策:维护相关且可访问的知识可以提高员工的决策能力,从而带来积极的业务成果。它还最大限度地降低了重复工作的风险和花费在搜索信息上的不必要时间。
增强协作和创新:知识共享有助于营造一种持续学习、发展和改进的文化,它提高了员工的技能和知识,并促进了组织的发展。
提高客户满意度:记录重要的客户流程和互动有助于公司更好地管理客户需求和期望,最终提高客户满意度和忠诚度。
员工生产力:轻松访问知识有助于提高生产力和效率,因为它可以最大限度地减少搜索信息所花费的任何不必要的时间和精力,这还可以防止员工感到沮丧,提高工作满意度。
四、组织知识的7种类型
以下是组织知识的七种主要类型:
1、隐性知识:未记录的知识,包括员工的技能、能力、想法和经验,员工可能没有意识到他们的隐性知识的程度及其对他人的潜在价值。
2、隐含知识:这种类型的知识被普遍理解和应用,但未正式表达,例如最佳实践或潜规则。
3、显性知识:易于阐述、记录和共享知识,例如手册、过程、数据库和报告。
4、陈述性知识:关于不同学科的事实知识,包括理论和概念。
5、程序知识:与流程相关的知识以及如何执行特定的分步任务。
6、个人知识:员工个人拥有的知识,他们通过个人经验和技能的应用获得这些知识。
7、集体知识:从团队内部和团队之间的小组互动、协作和共享经验中获得的知识。
人力资源提示
促进交叉培训计划:促进和促进交叉培训,以帮助员工分享他们的专业知识并更深入地了解不同的组织职能。这可以包括团队建设练习、焦点小组或知识图谱会议。
五、HR管理组织知识的9步指南
在深入研究组织知识管理之前,需要考虑两个方面。
首先,知识管理应该成为离职流程的一部分。一个实用的工具,如知识转移文档,可以确保在这个阶段进行适当的知识转移。
其次,如果组织是基于知识的或具有额外的复杂性(例如,多个地区或高度分散的员工),人工智能可用于促进知识共享和管理。
以下是你可以采取的详细指南和可操作步骤,以为你的公司实施和管理有效的组织知识管理流程:
第1步:确定公司现有知识的范围和程度
确定组织成功最有价值和最相关的知识,并确定这些知识的位置-无论是在个人还是团队中,在系统中,还是这些的组合,技能矩阵或知识审计可以帮助你确定知识的存储位置,并允许你识别知识差距。
你还可以使用知识图谱直观地组织知识点(例如在流程图中)并使其可供员工访问,以及使用技能矩阵来绘制各个员工的专业知识。
让员工参与这一过程对于相关知识收集至关重要,有助于培养知识共享文化,并可以阻止信息孤岛。确保还包括各自领域的专家员工,以利用他们的知识帮助他们的同事建立能力。
→尝试此操作:你可以通过与员工开会并收集与工作知识相关的信息来启动和促进此过程,你可以跟进你已识别知识的其他领域。
第2步:收集和记录重要的知识类型和方面
一旦你确定并绘制了现有的知识,就以易于理解、可访问的格式准确地记录下来。例如,如果记录人力资源政策,请确保它回答员工可能提出的任何问题,并将其托管在所有员工都需要参考政策时都可以访问的平台上。
公司知识的另一个组成部分是非结构化知识,其中包括人力资源备忘录、电子邮件、员工调查,甚至社交媒体上的招聘信息,就组织和存储信息的最佳方法达成一致,然后继续管理这些信息。
→尝试此操作:HR可以通过开发用于记录和组织知识的模板或指南来支持这一点,这可确保所捕获信息的一致性和完整性。
第3步:安全地存储知识,但允许授权方轻松访问
组织知识管理需要既安全又易于授权方访问的存储解决方案,这可能涉及使用知识库、云存储或知识管理平台。
在安全性和可访问性之间取得平衡的关键是使用一个有组织的系统,该系统可以直观、轻松地为授权用户对知识进行分类。
→尝试此操作:协助管理层选择最佳平台,培训员工如何使用它,并传达将所有存储的信息视为机密的重要性。
第4步:建立知识共享平台
知识共享的一个主要好处是从他人的经验中获得洞察力,建立知识共享平台,例如内部论坛、技术支持平台、跨部门项目工作、焦点小组和其他协作工具。
→尝试此操作:领导促进协作的计划,甚至为有助于知识共享的员工制定激励措施(货币和非货币)。
第5步:利用知识为决策提供信息并指导问题解决
将知识整合到整个组织的决策流程中,做到这一点的一种有效方法是在你的公司需要做出重要、明智的决策时利用数据分析工具或知识库。
→尝试此操作:通过向领导层和员工提供有关如何在日常工作中最大限度地应用知识的培训,鼓励数据驱动的决策。
第6步:使知识尽可能最新
设置一个流程来评估存储的知识,删除过时的信息还可以帮助你应对“信息过载”的挑战,确保你的员工不会被无用信息淹没。
→尝试此操作:制定定期审查知识资源的时间表,以确保内容是最新的。你还可以培训员工如何清除不必要的信息并保留重要细节,尤其是在公司的知识内容发生实质性变化时。
第7步:评估知识的质量、相关性和影响
定期评估组织存储的知识的质量和相关性,以及它对个人、团队和业务绩效的影响。相关知识可以帮助领导做出更好的业务决策,但不相关的知识会使系统变得混乱,并使查找重要内容变得更加困难。
→尝试此操作:进行调查、用户反馈会议和焦点小组,以收集有关不同个人和团队如何使用公司知识以及他们对这些知识的看法的见解,你可以决定是否应建议或实施任何变革。
第8步:保护专有知识
与你的IT部门合作,实施网络安全措施以保护敏感信息,以便员工可以在“需要知道”的基础上访问。
一些公司甚至可能选择拥有一个单独的部门或单一的知识来源软件,专注于整体数据治理和相关协议。
→尝试此操作:要维护信息和数据安全,请制定有关机密性和数据保护的公司策略和标准。在整个组织中清楚地传达这些标准和期望,并强调遵守这些标准和期望的重要性。
第9步:在整个工作场所推广以知识为中心的文化
促进整个员工队伍的开放式沟通,认可和奖励整个组织的知识共享,这将有助于在员工、管理层和领导层之间建立信任感。
→尝试此操作:通过制定各种举措来强调知识共享和管理的重要性,从而引领潮,你还可以提供培训并促进知识共享练习。
无论行业或公司规模如何,强大的组织知识管理流程都是健康、有竞争力的企业的关键基础,必须成为重中之重。不开发、维护或更新其知识管理的公司可能会降低业务连续性、客户满意度、利润、员工士气和生产力。
管理层必须以身作则,鼓励信息共享和保留,人力资源部门在此过程中发挥积极作用。你可以帮助公司开发新的组织知识管理流程,也可以定期审查其现有系统并根据需要进行更新,这将有助于为组织知识管理创建一个强大的战略框架,最终有助于长期的业务成功。
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