业务架构系列:业务角色设计

科技   2024-09-20 11:11   吉林  
在企业数字化转型中,业务流程管理和企业架构都是重要的方法和手段。业务流程涉及到业务活动、角色、输入输出(BI)、业务规则等元素,业务架构涉及到的架构元素更多。业务角色是业务架构和业务流程中的重要元素,理清业务角色有助于明确业务流程运行到底需要哪些角色参与,对于业务流程优化、组织机构设计和信息系统建设都具有非常重要的价值。 

01
角色的来源
“角色”(英文为Role这个词来自于戏剧表演。演员在戏剧中可以扮演不同的角色,并按照剧本进行表演。比如,最近爆火的电视剧《凡人歌》里面,女演员殷桃扮演女主角沈琳,从一个中产贵妇变成摆摊小贩,又成为小店老板。

角色后来又被用在了其他多种场景当中。在社会学和心理学的应用中,角色的概念被用来描述个体在社会舞台上的身份及其行为,以及与社会地位相一致的社会限度的特征和期望的集合体。在企业管理中,角色指的是组织对不同员工的不同期待和要求,这种角色随着企业的发展和管理需要而变化。

角色是一个抽象的概念,反映了一种社会关系,具体的个人是一定角色的扮演者。


02

什么是业务角色?
在企业架构和业务流程管理中都出现了“角色”这个元素。

我们首先来看一下The Open Group企业架构框架TOGAF中对于角色的定义:

角色:施动者具有的通常或预期功能,或某个人或事物在特定行动或事件中扮演的角色。一个施动者可以具有多种角色。

(原文RoleThe usual or expected function of an Actor, or the part somebody or something plays in a particular action or event. An Actor may have a number of roles. 

从上述定义来看,角色的定义和施动者有密切的联系。TOGAF对施动者的定义如下:

施动者:以某种角色发起活动或与活动进行交互的个人、组织或系统。

(原文ActorA person, organization, or system that has a role that initiates or interacts with activities. 

业务参与者(Business Actor)表示能够执行业务行为的业务主体。业务参与者可以是员工、部门、业务系统、自动化设备,还可以包括组织外的业务主体,例如客户和合作伙伴。可以看到,角色(Role)代表了执行特定行为的责任。一个业务参与者可以扮演一个或多个业务角色,执行角色被分配的行为。

我们再从业务流程角度看一下业务角色的定义。

角色是指流程中的参与者完成特定任务或流程阶段所需的身份和承担的功能性责任。角色通常不受组织结构中的岗位、职位限制,只是根据业务流程的需求动态分配给不同的用户或团队。不同的角色在流程中承担着不同的任务和职责,负责完成流程中的各个环节,确保整个流程的顺利进行。

角色关注的是在某一流程环节中的行为和权限,具有功能导向、动态性和权限集合的特点。功能导向是指角色会对应于要执行的一组业务活动。动态性是指角色是随着业务流程的建立、调整和取消而动态建立、变化和取消的。权限集合是指角色必须具有执行这些业务活动所需要的权限。

以下是一些角色的例子:订单接收员、库存管理员、生产工人、配送员、售后服务技术员、数据分析师、市场调研员、开发工程师等。


03
如何设计业务角色?

业务角色设计是业务流程管理中非常重要的步骤,主要是要明确组织中每个成员在特定流程或项目中所扮演的角色和职责。通过准确定义角色,可以提高流程的透明度、连贯性和效率。

流程中的角色往往是根据流程中的业务活动的内容进行提炼而形成的虚拟的标准化的执行者。角色的命名需要体现出和业务活动内容的相关性,符合一定的业务规范,并且满足合理性、易读性及可重用性要求。角色形成后不仅可以用于当前流程,还可以在后续其他流程中被重复使用。

角色定义应包含角色的名称、职责描述、所需能力要求以及与其他角色的关系,还要指定其所有者和使用者。

开展角色定义时要遵循如下步骤:

1. 确定角色的种类和数量

对业务流程进行分析,确定需要哪些类型的角色以及这些角色的数量。这些角色可以是人、组织,也可以是系统和设备。这一阶段要确定角色的名称。

2. 定义角色的职责和权限

为每个角色定义职责和权限,以确保每个角色都能够清楚自己的任务和权限范围。

3. 确定角色的能力要求

根据流程的要求和角色的职责和权限,确定对角色的能力要求,例如技能、经验、知识等。

4. 确定角色的所有者(Owner)和使用者

为每个角色确定所有者和使用者,以确保每个角色都能够得到合适的支持和执行。角色的所有者负责管理这些业务角色,角色的使用者负责使用这些角色。

5. 考虑角色的交互和协作

流程中的各个角色之间需要进行交互和协作,因此需要考虑如何协调不同角色之间的合作和交流。比如考虑到管理内控要求,要有业务受理和复核两个环节,就需要同时设置业务受理角色和业务复核角色两个角色。


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资深企业架构师,数字化转型专家,TOGAF企业架构鉴定级认证专家认证,《企业架构驱动数字化转型》专著作者,20年金融业、制造业企业信息化经验,分享数字化转型、企业架构、数据资产、商业模式、战略转型等内容
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