项目准备阶段:如何高效地达成项目共识

文摘   2024-11-11 12:00   天津  
这是白明锐的第 456 篇推送
持续深耕,做特懂业务的财务人

接上文:如何确保项目在正确的轨道上运行

今天,接着讲《非职业项目经理必修课》这本书。

第二部分 项目准备阶段:如何高效地达成项目共识

一、

澄清项目目标、边界、假设条件和约束条件

虽然项目经理多是非职权的协调者,不是项目的决策者,但是项目经理对项目的成功交付极其关键。

仅拥有微权力的项目经理需要尽可能在项目立项阶段及早参与决策输入,充分发挥影响力,从而影响项目决策,最大可能地避免一开始就选择一个错误而且交付难度还不小的项目。

项目经理在这个阶段要基于商业思维,来澄清和确认模糊的项目边界、项目最终目标、项目假设条件、约束条件、重大障碍和风险等,尤其是要引导项目发起方对项目抱有现实的合理预期,尽管这些问题的答案是渐进明晰的。

二、

从项目的五大特征来洞察项目复杂度

在项目准备阶段,项目经理的另一项重要工作就是组织项目各方对项目复杂度达成共识,这个共识直接影响项目交付策略和方法的选择。

1、独特性

独特性是项目任务区别于日常重复性运营工作的根本所在。

一般来说,项目越独特,失败率越高,成功之后的价值越大。

这类项目(比如全新产品研发)往往特别需要项目团队成员之间通力协作,运用渐进明晰的项目管理路径思维和敏捷迭代的交付策略。

2、跨职能性

项目的跨职能性是指不同技能、不同职能部门甚至不同组织的项目团队成员临时在一起工作。

当项目的跨职能越多,项目组分工就越需要被强化,越需要进行分层管控。

对于这类项目(比如员工报销系统),基于求同存异,对利益达成共识的项目管理思维应该更适合。

3、变革性

项目是引入变革的手段。

从项目产出到项目成果的转化直至最终收益的实现,期间必然涉及对人的习惯的改变,这具有极高的挑战性。

这种改变不成功,就无法实现项目收益。

作为关注价值实现的项目经理,需要以步步为营的敏捷变革策略有节奏地交付产品,从而波浪式地影响用户并改变其行为,如企业数字化转型项目。

4、不确定性

项目必然具有不确定性。

“计划赶不上变化”这句话很好地诠释了面对高度不确定性项目,项目经理需要多划分路径阶段,采用步步为营的路径思维策略,以阶段的确定性来管控项目周期的不确定性,分阶段聚焦项目成果。

5、临时性

项目的开始时间和结束时间需要有明确的共识,但不存在公认的标准。

由于其临时性特征,因此更需要通过启动、阶段评审、收尾等仪式感强化其存在的价值。

通过对项目进行分期、设置里程碑、聚焦价值交付的敏捷策略往往是应对这种挑战的上策。

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三、

在项目方案、交付方法和启动时机上达成共识

一个项目的成功至少包含了三个关键要素:

  • 正确的产品:这个产品是客户真正需要的产品。

  • 正确的团队:配置了正确的项目团队。

  • 正确的时机:项目交付的产品正好处于一个合适的时间窗口。

项目经理需要协调项目各方利益代表,尤其是项目发起方代表,与其就合适的项目方案、合适的交付方法和合适的项目启动时机达成共识。

三个关键要素缺一不可,否则项目难以成功。

所以,主动选择放弃或暂时等待的项目方案在大多数情况下都是一种正确的选择。

那么,如何提高项目成功的信心指数呢?

我们可以采用“大胆假设,小心求证,从步步为营到步步为赢”的以终为始的路径法去渐进明晰。

也就是通过“产生创意-进行假设-用最小可行产品(MVP)进行验证-得出基于事实的结论-进行决策(精细精进、动态调整或直接放弃止损)”这一循环路径决策过程,以最小的代价、最快的速度在实际场景中验证。

这就是符合复杂多变时代聚焦价值交付的敏捷实践。

最后,不能忽视项目启动的正确时机,因为好的开始是项目成功的一半。

今天就到这,下期我们来讲第三部分。

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财务分析实战

白明锐
业务财务,注册会计师,定居天津。 学会计,做财务,在职场。 分享财务干货300+篇,付费学员300+人。 探索「财务分析训练营」,验证商业化可行性。
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