在项目管理中，开会太重要了。
毫不夸张地说，看一个项目经理和PMO从业者会不会开会，就能知道他行不行。
有时候，各个项目都在争分夺秒地冲刺，项目经理频繁组织团队成员开会，研讨项目难题、规划实施路径、协调各方资源。
然而，现实中不少项目经理却难以驾驭会议这一 “利器”。
很多时候，他们主持的会议要么沉闷无趣，让参会人员哈欠连天，盼着会议赶紧结束；要么混乱无序、效率低下，平白消耗大家的精力，延误项目进度。
“对于项目经理而言，不开无效的会，不开没有目的会，不开没有结果的会，不会会后没有跟踪会。”你会获得不一样的收获。
会议，无疑是项目状态的 “透视镜”，能否开好会，更是评判一个人项目管理专业能力的关键维度。
一、警惕开会的3个 “雷区”
谈及开会，这其中门道可不少，诸多项目经理栽跟头，往往是陷入了以下 3 个常见 “大坑”：
第一个坑，仓促上阵。
有些项目经理发生一定问题，或是接到上级紧急指令，未做周全考量，便匆忙召集大家开会。
这就使得团队成员毫无防备，没办法深入剖析问题，给出切实可行的应对策略更是无从谈起。
举个例子，一位负责电商平台搭建项目的项目经理，临时得知合作方对页面布局有新要求，立马召集设计、开发团队开会商讨修改方案。
团队成员事先没了解具体变更细节，手头也没有相关参考资料，只能在会上干瞪眼，讨论毫无头绪，最终只能不了了之，白白浪费时间。
一个优秀的项目经理主持会议时，一定会提前给团队成员足够的准备时间，让他们带着想法和资料入场。
因为，缺乏充分筹备的会议，即便勉强得出些结论、做出决策，也大概率暗藏危机，给项目后续发展埋下隐患。
第二个坑，议题散漫。
经验老道的项目经理心里都清楚，一场会议聚焦一个核心议题，才能保障充分研讨，高效决策。
但有些项目经理却贪心不足，妄图一场会议搞定一堆问题。
就好比一个建筑工程项目的会议，本应聚焦本周施工进度滞后的原因剖析，可项目经理却额外塞进了材料采购成本超支的讨论、施工人员调配优化，甚至还提及了与甲方沟通协调的新策略。
会议一开始，光是第一个议题就耗费大量时间，后续议题只能仓促带过，每个都讨论得浮于表面。
参会人员被不同议题牵着鼻子走，思维频繁切换，根本无法集中火力深挖任何一个关键问题，致使会议沦为 “走过场”，对项目推进毫无助益。
第三个坑，把控失当。
还有部分项目经理，在会议过程中缺乏有效的引导和把控能力。
要么任由成员天马行空地闲聊，偏离会议主题十万八千里，浪费宝贵时间；
要么在成员意见分歧时，不能及时协调统一，导致争论不休，陷入僵局，会议无法顺利推进。
比如在讨论项目推广方案时，团队成员各抒己见，有人提出线上社交媒体推广，有人主张线下活动宣传，这本是正常的思维碰撞。
但项目经理却没有及时引导大家权衡利弊、聚焦共识，结果双方僵持不下，会议时间耗尽，推广方案依旧悬而未决，项目宣传工作只能原地踏步。
以上便是开会时极易陷入的3个大坑。
会议核心目的是利用团队时间交换信息、达成关键决策，可低效会议不但无法实现预期，反而浪费宝贵时间，削弱项目经理权威，阻碍项目前行。
二、怎样开会才 “给力”呢？
项目经理究竟如何才能开好项目会议呢？给出6点供大家参考：
1、凡会必明目标。
任何一场项目会议都应有清晰、精准的目标，若目标模糊或会议无法达成，那这场会压根就不该开。
开会不是为了走形式，务必目标明确。
会前，项目经理要审慎思量会议的必要性，坚决杜绝冲动、随意召集会议，毕竟团队成员的时间非常珍贵。
若会议确有必要，就得精准锚定会议主题，明确是为了头脑风暴项目创新方案，还是协调各方资源推动项目关键节点，亦或是复盘过往问题以优化后续流程。咱们也分享过项目必要的关键会议：做好项目必开的8大关键会议
一文详解IPD中8大关键会议及详细步骤【附通俗易懂IPD图解】
清楚知晓开会缘由、期望达成的目标以及能为项目创造的价值后，再据此精准筛选参会人员，切莫随意拉人凑数，确保每位与会者都与会议主题紧密相关，能切实贡献力量。
例如，若是项目进度受阻需要研讨解决方案，那就紧紧围绕进度问题展开，绝不中途插入预算超支、人员调配等其他无关话题。
会前向成员清晰传达主题，让大家心往一处想，力往一处使，集中精力攻克核心难题，避免思维涣散、讨论流于表面，以实现会议效果最大化。
既然开启会议，就要珍惜每个人的时间投入。
2、凡会必细筹备。
华为在项目管理中极为重视会议筹备，任总曾强调：“开会前要把资料、问题、思路都准备好，让参会人员提前进入状态。”
会前准备工作必须做足。 高效会议管理制度V3.0实例
要提前向参会成员阐明会议目标、议程安排，确保相关报告、数据、案例等资料完备无缺，为成员留出充裕时间研读、思考，提前武装头脑。
项目经理自身也要提前谋划，精心设计引导性问题，以问题激发团队思维火花，引领大家从宽泛探讨逐步聚焦核心要点，在问答互动中凝聚共识。
记住，想要会议高效出彩，筹备时间往往要远超会议时长本身。
3、凡会必促协作。
高效的项目会议，不是项目经理的个人独奏，而应是团队全员踊跃参与、协同作战的大合唱。
假如一场会议下来，众人只是机械点头，毫无异议，这不是什么好事，大概率你什么信息也没有获得，工作问题也没有挖掘和讨论。
只有项目成员不同观点意见交流，甚至冲突，才能将问题全方位剖析，解决问题。
比如，项目成本超支了，大家一起深挖根源，集思广益出点子。
一定要激发团队成员的主观能动性，让每个人都感到这个和自身是密切相关的，并且又有决策参与权。
身为项目经理，不要做冲突的主角，而是要搭建交流平台的幕后 “导演”。
真正卓越的项目经理，能将每场会议都开成观点，智慧、信息交锋的舞台，让每位成员都有机会同步和交流他们的信息和观点。
因为他们深知，参会成员不应该是 “旁观者”，个个都应该是推动项目前进的 “中流砥柱”。
4、凡会必控时间。
时间是会议的生命线，项目经理必须严格把控会议时长。
会前根据会议议程合理分配每个环节的时间，制作详细时间表，并向参会人员公示。
会议进行中，严格按照时间表推进，遇到讨论热烈但时间紧迫的情况，项目经理要巧妙引导，将关键问题先聚焦达成初步共识，后续再安排专项研讨。
一场技术难题攻关会议，原计划讨论算法优化、代码调试两个主要议题，各分配 40 分钟。
结果在算法优化讨论时，大家热情高涨，提出诸多新思路，但眼看时间快到，项目经理及时总结关键观点，确定下一步行动方向，然后按计划开启代码调试议题讨论，确保会议整体不超时，高效完成既定任务。
5、凡会必求实效。
项目管理教父级人物哈罗德・科兹纳说过：“项目会议必须紧盯问题解决，否则就是浪费团队精力。”
开会就是奔着解决问题去的。项目会不是茶话会，目的是解决项目推进中的“拦路虎”。
就像项目阶段性验收未达标，会议核心就得围绕剖析原因、敲定整改策略展开。
所以，要引导参会者聚焦于行动方案的研讨，而非一味罗列问题。
否则，问题只会如雪球般越滚越大，答案却愈发遥不可及。
务必达成切实可行的结论，哪怕只是阶段性成果，只要能凝聚共识，就能有力推动项目问题的化解进程。
没有定论、解决不了实质问题的会议，就是彻头彻尾的无效会议。
6、凡会必严跟进。
会议结束，真正的工作才正式开始。
项目经理要迅速整理出详细会议纪要，明确各项任务的责任人、完成时间节点以及交付成果标准，通过邮件或项目管理工具精准推送至相关人员。
如此一来，确保每个人都对问题关键、解决路径心知肚明。
在后续执行过程中，定期检查任务进度，对于遇到的问题及时协调解决，将会议成果真正落地转化为项目推进力。
只有形成完整的管理闭环，才能确保会议不是“纸上谈兵”，切实助力项目成功。
最后，
一场项目会议最终能为项目带来多少价值，大部分是会后的跟进和落地。
开会不落地，一切都白搭！
开会，是项目经理的核心技能，一个项目经理到底行不行，看他开会便一目了然。
近期热文：
欢迎加入中国最大的PMO&PM社区
