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走上项目管理岗，一定要学会布置工作

文摘 2024-12-14 09:18 河北

好的项目经理，一定要学会布置工作！

在项目管理中，你或许常常面临这样的困扰：

用心规划的项目任务一经下达，执行起来却状况频出。

要么进度拖沓，偏离预期轨道；要么成果质量低下，难以达到要求。

你可能会质疑自己的领导能力，或者抱怨团队成员的执行力不足。

但实际上，很多时候问题的关键在于 “布置项目工作” 这一环节没有做到位。

那么，如何才能有效地布置项目工作，让项目团队顺利执行呢？

布置工作，用这六步法就够了。

一

明确责任人，避免责任模糊

“责任不清，工作难成。”

当一项任务由多人共同负责时，容易出现 “责任分散效应”，导致每个人都觉得自己承担的责任不大，从而降低工作积极性和责任感。

因此，在布置项目任务时，一定要明确指定唯一的责任人，并说明协助人员的角色与分工。

比如，“此项任务由张三负责主导，李四和王五负责提供数据支持与技术协助”。

这样一来，一旦出现问题，能够迅速找到负责主体，减少内部的推诿和纠纷。

明确责任并非是为了问责，而是为了激发成员的担当意识，让他们清楚自己的任务在整个项目中的重要性，从而更积极地投入工作。

二

设定时间节点，防止拖延

“时间就是项目的生命线。”

在布置任务时，清晰地设定完成时间至关重要。

避免使用 “尽快完成” 这种模糊表述，而应给出具体的日期和时间。

例如 “这个项目报告需在本月底（即 30 日下午 5 点前）提交至PMO”。

明确的时间限制能促使团队成员合理安排工作进度，集中精力完成任务，同时也方便管理者对项目整体进度进行监控和把控。

时间不会为任何人停留，拖延只会让项目陷入被动，项目经理必须重视时间管理，确保项目按计划推进。

三

确定工作标准，拒绝敷衍了事

“无标准，无成果。”

没有明确标准的工作，就像没有靶心的射击，团队成员会无所适从，难以产出符合要求的成果。

安排成员制定项目进度计划时，要详细说明是项目全周期还是特定阶段的进度计划，涉及哪些工作板块的时间安排，何时提交初步框架以及最终的完整计划。

“凡事预则立，不预则废”，只有这样，成员才能有的放矢，精准执行任务，减少因误解而产生的无效工作。

所以，在布置任务时，要详细说明工作的标准和要求，比如成果的格式、内容的深度广度、数据的准确性要求等。

例如，“这份市场调研方案需涵盖至少三个主要竞争对手的详细分析，数据来源要真实可靠且注明出处，格式需按照公司统一的文档模板编写”。

清晰的标准能让成员清楚知道自己努力的方向，项目管理者也能依据标准对成果进行客观评价。

项目经理需运用系统的项目管理思维，全面阐释项目的来龙去脉、预期目标、核心任务以及交付的时间节点等关键信息。

四

阐释任务目的，避免盲目执行

“知其然更要知其所以然。”

很多团队成员在执行任务时只是机械地按照要求做，并不清楚背后的目的和意义，这样容易导致工作缺乏主动性和创造性。

项目管理者在布置任务时，应向成员解释清楚任务的目的。

这样，成员便能主动思考：

为了实现项目的终极目标，需要开展哪些关键行动？具体的执行步骤和流程应如何设计？有哪些创新路径和方法可供选择？

例如 “我们开展这次用户体验优化工作，是为了提高产品的市场竞争力，吸引更多新用户并提升老用户的忠诚度，所以在优化过程中要重点关注用户反馈和行业趋势”。

当成员理解了任务目的，他们就能更好地发挥主观能动性，在遇到问题时做出更符合项目整体利益的决策。

五

要求复述确认，消除理解偏差

“沟通中的误解是执行的大敌。”

在人际沟通中，存在着显著的信息递减现象，即所谓的 “沟通漏斗效应”。

一个人心中构思的任务全貌可能为 100%，但在表达过程中，受语言组织、表达能力等因素制约，能传达出的信息可能仅为 80%。而接收方在倾听时，由于注意力分散、理解能力差异等，实际听到的可能只有 60%，真正理解的部分或许仅为 40%，最终落实到执行层面的可能只剩下 20%。

这种信息的层层流失，会导致任务执行与预期背道而驰。

由于每个人的理解能力和知识背景不同，在任务布置过程中很容易出现误解。

管理者期望的是 A 方案，成员却因理解偏差做出了 B 方案。

为有效规避这种信息不对称引发的执行偏差，在布置完任务后，务必要求成员复述关键要点。

让成员复述这个任务的主要内容、时间节点和标准要求。

通过成员的复述，管理者可以及时发现并纠正理解偏差，确保成员真正理解了任务要求，减少因误解而导致的工作失误。

六

征询成员意见，促进主动参与

“众人拾柴火焰高。”

在众多项目执行受阻的案例背后，隐藏着一个不容忽视的因素 —— 成员的工作态度。

若成员内心对任务存在抵触情绪，即便具备完成任务的能力，在执行过程中也可能会消极对待，导致执行效果大打折扣。

项目成员通常在一线工作，对实际情况有更深入的了解，他们可能会有一些宝贵的意见和建议。

通过征询成员的意见建议，项目经理能够及时了解成员在资源需求、技术难题、协作配合等方面的实际情况，从而根据反馈信息灵活调整项目任务安排，合理分配资源，优化项目计划。

在布置任务后，管理者应主动询问成员是否有疑问或想法。

“大家对这个任务安排有什么看法？有没有什么困难或需要额外支持的地方？”

“人心齐，泰山移”，成员的积极参与和认同是项目成功的重要保障。

不仅能增强成员的参与感和归属感，还能提前发现潜在问题，优化任务方案，提高项目成功的概率。

最后，

布置工作，看似简单，实则不易！

布置工作做不好，后面麻烦少不了！

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