一文掌握项目资源池如何搭建、实例模板及落地方法【附行动计划】
文摘
职场
2024-12-20 08:30
河北
项目资源池就像是一个大超市，将公司内部的各种资源收集起来，进行分类整理，然后按照项目的需要进行调配。有了资源池这个超市，PMO和项目经理就像客户一样，直接来这里采购所需的资源，而不用到处挨家挨户地找人才，这样可以快速组建项目团队，大大提高团队启动的效率。
更可以对资源进行调配和高效利用，让组织的资源可以充分发挥价值和作用。这个资源池超市一目了然地展示了公司内部的各类人才储备情况，让高层可以更好地规划资源。资源调度也更科学合理，避免重复购买资源，降低项目成本。
项目资源池就像一个人力资源的集散中心，它让公司的人力资源被充分利用、合理配置，从而提升公司的项目交付能力和业务实力。
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- PMO调研内部业务部门和员工，收集资源信息(姓名、部门、专业、职级等)；![]()
这个模板主要针对的是人力资源，对于其他类型的资源（如物质资源、财务资源等），可能需要另外的模板，可以根据实际情况来进行总结。
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1、视觉化资源分布图：通过项目管理软件工具，比如Microsoft Project、飞书、易趣、ONES等，可以生成甘特图和资源直方图，这可以帮助我们清楚地看到每个人员在不同项目中的工作分配和时间线。这样，我们就可以快速了解资源的使用情况，以便进行调整。2、资源利用率分析：统计各项目角色的资源利用率，比如程序员、设计师、项目经理等，然后找出那些工作负荷过重或者工作不足的角色，这样可以帮助我们更有效地进行资源调配。3、空闲资源排序：如果我们可以明确知道哪些人员有空闲时间，那么我们就可以更快地为他们找到新的工作，以便更好地利用他们的技能。通过排序，我们可以迅速找到那些有大量空闲时间的人员。![]()
4、自动化匹配推荐：通过使用算法，我们可以根据项目需求自动匹配合适的人员。这样，我们就可以更快地为项目找到合适的人员，节省了大量时间。5、资源请求工作流：通过建立标准的工作流，我们可以让资源的请求和分配过程变得更加透明和公正。这样，每个人都知道如何请求资源，而管理者也可以更公正地进行决策。6、个人资源页：每个人员都有一个个人页面，可以查看自己的项目分配和空闲情况，这样他们可以更好地管理自己的时间。7、资源预约管理：对于那些未来会需要大量工作的项目，我们可以提前预约资源。这样，我们就可以保证项目在需要的时候能够得到足够的资源。8、资源管理智能化：使用AI技术，比如ChatGPT、机器学习和数据挖掘，可以帮助我们更好地理解和预测资源的需求和使用情况，从而做出更好的决策。Ps：限于篇幅没有详细展开，后续如果大家需要可以详细介绍一下每一种的实用方法和实例。如何制定资源调配方案？资源过了期限，但项目未完成怎么处理？
- 资源计划可采用2周为一个周期，每周末进行滚动规划；- 资源过期后，PMO和项目经理需要提前1周申请延期或更换资源，由资源管理方审批；- 资源管理方维护资源池和项目进度表，提前1月规划资源调配；- 设置试点项目的特殊核心资源不强制调配的例外条款；- 试点期间，项目经理释放资源按时率纳入绩效考核；- 资源管理者每周向相关PMO和项目经理说明下一周的资源调配计划；- 每月召开项目资源调配会议，解决项目经理的困难；当资源已经过期，但项目未完成经常有这样的问题，作为项目经理和PMO也需要纳入考虑之中：1、调整计划：查看是否可以调整项目计划或资源计划，以便在不影响其他项目或任务的情况下完成未完成的工作。2、调配资源：如果可用，可以调配其他资源来完成未完成的工作。这可能需要资源的再分配，或者可能需要临时增加额外的资源。3、推迟项目：如果以上两种方法都不可行，可能需要推迟项目的结束日期。这是最后的选择，因为它可能会影响项目的成本和质量。项目经理期望团队稳定，优秀的资源不愿意释放，不愿意配合统一调配资源，该如何推进呢？
对于项目经理来说这也是人之常情，人家带项目团队也不容易，刚组建配合好的团队很快被打散了，可能会有一定的空闲时间，但是一旦释放再想要回来就很难了。作为PMO给以下经验和方法来处理这个事情。
1、沟通统一调配资源的优势：让项目经理理解统一调配资源的长远优势，包括资源的最优化配置，以及通过服务更多项目来提高企业的利益。
2、提供一定的自主权：允许项目经理保留1-2个核心资源，或者赋予他们优先调配某些资源的权利，这将使他们感到更有控制感。
3、制定激励政策：项目经理如果能按时释放资源并协助新资源融入，这样的表现可以纳入绩效考核体系，以此鼓励他们配合资源调配。
4、预先通知资源调配计划：PMO部门需提前1-2周通知项目经理即将发生的资源调配计划，并充分听取他们的意见。
5、延长资源交接时间：为了让新调入的资源有足够的时间理解项目并承担工作，可以考虑延长资源交接的时间。
6、管理层的关注和支持：管理层需要关注资源调配的效果，并给予项目经理必要的支持和鼓励，使他们理解企业资源优化利用的重要性。
7、设置过渡期：在一定的过渡期内，逐步减少项目经理对资源的控制权，让他们逐渐适应统一调配的机制。
8、强化培训：为新调入资源提供项目融入培训，降低项目经理对新资源的不适应感。
这些经验和措施，都经过验证和试验过，可以有效地减轻项目经理对资源调配的阻力，进而推动统一调配的实施。这些措施为PMO对企业资源管理提供了比较好的方法和方案。
对于由PM管控资源的现状，若推行资源统一调配，该怎样循序渐进？
1、现状分析和交流：首先需要理解项目经理对资源管理的依赖程度和其对资源统一调配的关注点。通过一对一的访谈或者问卷调查，可以详细了解到这些信息。同时，也需要和项目经理沟通，明确解释统一调配的必要性和好处。2、小规模试点：可以从小规模、易管理的项目开始，进行资源的统一调配。这样能够让项目经理有一个适应的过程，同时也可以让我们在实际操作中发现并解决问题。在试点期间，每个月都要进行效果评估，以便于及时进行调整。3、制定过渡方案：在试点阶段，要给予项目经理一定的资源保留权限，并提高他们在资源调配中的优先权。同时，也要考虑延长资源的交接时间，以便于新的资源能够更好地适应项目。4、逐步扩大范围：在小规模试点得到成功的经验和反馈后，要逐步扩大统一调配的范围，同时要持续优化策略和方案。目标是在一年或者规定时间内完成全面的资源统一调配。5、持续改进和反馈：需要持续关注统一调配的效果，并积极接受项目经理和其他相关人员的反馈，不断进行改进。同时，需要建立一个反馈机制，以便于项目经理可以提出他们的需求和建议。6、高层管理支持：为了确保资源统一调配的顺利进行，需要得到高层管理的大力支持。他们可以在关键时期发表对统一调配的支持，并鼓励项目经理们积极配合。![]()
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