独立董事履职注意事项

2024年11月05日，中国上市公司协会发布了《上市公司独立董事履职指引》（2024年修订）（以下简称“指引”），对上市公司独立董事有效履职提供了明确的指导意见和参考依据。本文将结合指引内容、《上市公司独立董事管理办法》及监管处罚案列，梳理上市公司独立董事履职需注意的事项，以供读者参考。

根据对《上市公司独立董事管理办法》（2023年9月4日）相关内容的梳理，独立董事的主要职责如下：

（一）参与董事会决策并对所议事项发表明确意见；

（二）对上市公司经营发展提供专业、客观的建议，促进提升董事会决策水平；

（三）召开独立董事专门委员会审议以下事项：

1、应当披露的关联交易；

2、上市公司及相关方变更或者豁免承诺的方案；

3、被收购上市公司董事会针对收购所作出的决策及采取的措施。

（四）独立董事还需根据担任专门委员会的情况履行相应职责：

1、如果独立董事为上市公司董事会审计委员会委员的，还需负责审核公司财务信息及其披露、监督及评估内外部审计工作和内部控制，下列事项应当经审计委员会全体成员过半数同意后，提交董事会审议：

（1）披露财务会计报告及定期报告中的财务信息、内部控制评价报告；

（2）聘用或者解聘承办上市公司审计业务的会计师事务所；

（3）聘任或者解聘上市公司财务负责人；

（4）因会计准则变更以外的原因作出会计政策、会计估计变更或者重大会计差错更正。

2、如果独立董事为上市公司董事会提名委员会委员的，还需负责拟定董事、高级管理人员的选择标准和程序，对董事、高级管理人员人选及其任职资格进行遴选、审核，并就下列事项向董事会提出建议：

（1）提名或者任免董事；

（2）聘任或者解聘高级管理人员。

3、如果独立董事为上市公司董事会薪酬与考核委员会委员的，还需负责制定董事、高级管理人员的考核标准并进行考核，制定、审查董事、高级管理人员的薪酬政策与方案，并就下列事项向董事会提出建议：

（1）董事、高级管理人员的薪酬；

（2）制定或者变更股权激励计划、员工持股计划，激励对象获授权益、行使权益条件成就；

（3）董事、高级管理人员在拟分拆所属子公司安排持股计划。

根据《上市公司独立董事履职指引》（2024年修订）的相关内容，梳理如下：

（一）本次独立董事制度改革后，独立董事通过独立董事专门会议及董事会专门会议，以集体决议的方式履行监督职责和行使部分特别权利，而非单独的独立董事意见。对于明确需要经过独立董事专门会议、专门委员会审议的事项，独立董事应该按照规则要求召开会议审议并形成决议意见。

独立董事专门会议不是上市公司的常设内部机构，是一种由全部独立董事参加的会议机制，主要审议以下事项：

1、应当披露的关联交易；

2、上市公司及相关方变更或者豁免承诺的方案；

3、被收购上市公司董事会针对收购所作出的决策及采取的措施；

4、独立聘请中介机构，对上市公司具体事项进行审计、咨询或者核查；

5、向董事会提议召开临时股东会；

6、提议召开董事会会议；

7、法律法规、证券交易所相关规定及公司章程规定的其他事项。

以上1-3为应当履职的职责事项，4-6为特别权利事项。对于一般事项，包括优先发行股份、利润分配、高送转、提供担保、提供财务资助、募集资金使用、股票及其衍生品投资、重大资产重组方案、申请主动退市、撤销其他风险警示等，不再强制要求独立董事发表独立意见。

（二）独立董事应当制作工作记录，详细记录履行职责的情况。独立董事履行职责过程中获取的资料、相关会议资料及记录、与上市公司及中介机构工作人员的通讯记录等，构成工作记录的组成部分。对于工作记录中的重要内容，独立董事可以要求董事会秘书等相关人员签字确认。独立董事在制作工作记录时，可以参考以下方式进行记录：

1、出席会议外与上市公司管理层、相关人员（包括内审部门、外部审计机构、外聘律师、员工、主要客户、股东、子公司主要人员等）进行沟通的，记录现场工作的时间、地点、面谈对象及主要内容，由独立董事及谈话对象签字确认；

2、与上市公司管理层、相关人员通过电子邮箱、微信等通讯软件进行沟通的，及时保存通讯记录，并在工作记录中对主要内容进行摘要说明或者明确索引；

3、实地考察或者现场调研的，记录时间、地点及主要情况，可以由上市公司协助提供相关材料或者总结；

4、通过定期获取上市公司资料的方式履行职责的，在工作记录中载明该等文件资料的分析、判断结果及相关意见；

5、出席会议并发表意见的（包括会前沟通论证），可以留存上市公司提供的、并经独立董事签字确认的完整会议记录。对董事会议案投反对票或者弃权票的，说明具体理由及依据、议案所涉事项的合法合规性、可能存在的风险以及对上市公司和中小股东权益的影响等，上市公司在披露董事会决议时，应当同时披露独立董事的异议意见，并在董事会决议和会议记录中载明。

独立董事制度修改之后，已不再强制要求独立董事发表书面独立意见。如果独立董事认为相关事项可能损害上市公司或者中小股东权益，或者认为有必要发表独立意见的，可以依据“对可能损害上市公司或者中小股东权益的事项发表独立意见”的规定，自愿发表独立意见。

为了便于独立董事制作和保存工作记录，中国上市公司协会在“独立董事信息库”开设了“工作记录”专区，在“工作记录”专区进行的记录可作为独立董事履职的重要依据。独立董事可以自行选择通过“工作记录”专区或者其他常用方式对履职情况进行必要的记录。

（三）因上市公司拒绝、阻碍独立董事履行职责，导致独立董事无法对相关信息披露文件是否真实、准确、完整作出判断的，独立董事应及时向中国证监会和证券交易所报告。

独立董事履职受到阻碍，包括但不限于下列情形：

1、被上市公司免职，本人认为免职理由不当的；

2、由于上市公司存在妨碍独立董事依法行使职权的情形，致使独立董事辞职的；

3、上市公司无正当理由阻挠或者不配合独立董事经法定程序聘请的外部审计机构等中介机构开展工作的；

4、上市公司无正当理由未支付独立董事津贴、独立董事履职费用的；

5、对上市公司或者其董事、高级管理人员涉嫌违法违规行为向董事会报告后，董事会未采取有效措施的；

6、严重妨碍独立董事履行职责的其他情形。

（四）独立董事每年在上市公司的现场工作时间应当不少于十五日。

“现场工作”包括独立董事到上市公司办公场所现场办公，以及其他在办公场所之外、为履行独立董事职责开展的工作。包括但不限于：

1、出席股东会、董事会及其专门委员会会议、独立董事专门会议、业绩说明会等上市公司相关会议；

2、开展根据上市公司安排的或者要求上市公司安排的现场考察、调研；

3、与外部审计机构、法律服务机构等中介机构主要项目负责人沟通交流；

4、与上市公司高级管理人员、内审部门负责人、员工、主要客户、债权人、股东等沟通交流；

5、与履行独立董事职责相关的其他工作。

独立董事开展上述工作花费的时间计入现场工作时间。

监管案例1：*ST ZJ 于2022年4月30日披露了 2021 年年度报告，时任独立董事王某某无法保证年报内容的真实、准确、完整，并对年报的董事会议案投反对票。王某某提出，难以信服管理层对会计差错、违规担保的相关解释，其认可审计机构的专业判断，审计机构提出部分审计程序未达到满意效果，对公司立案调查尚无结论，以及财务会计基础薄弱等事项。王某某还以同样的意见，无法保证同日披露 2022年一季报的真实、准确、完整。2022 年 8 月 1 日，公司披露问询函的进展公告，王某某异议主要涉及财务审计报告提及的非标事项，以及公司内部控制报告中的重大缺陷事项。

监管部门认为，王某某系具有会计背景的独立董事、审计委员会主任，其未保持高度注意义务，在作为公司前期定期报告虚假记载等信息披露违规行为其他直接责任人员的情况下，未如实在书面确认意见中发表明确、充分、具体的意见并陈述理由，仅以中介机构审计意见、立案调查等已披露的信息为由，无法保证公司定期报告的真实、准确、完整，未能按照相关规定在书面确认意见中发表明确、充分、具体的意见并陈述理由，监管部门给王某某予以监管警示。

监管案例2：2022年1月29日，LHYL披露 2021 年年度业绩预亏公告。公司预计2021 年年度实现归属于上市公司股东的净利润为-14,500 万元至-11,500 万元。2022 年 4 月 29 日，公司披露 2021年度业绩预告更正公告。公司预计 2021 年度净利润预计为-28,100万元。次日，公司披露的 2021 年年度报告显示，公司 2021 年实现净利润为-28,086 万元。公司预告业绩与实现业绩差异达到93.70%。公司业绩预告信息披露不准确，风险提示不充分，且更正公告披露不及时，公司时任独立董事兼审计委员会召集人鲁某作为财务会计事项的主要督导人员，未能勤勉尽责，对上述违规负有责任，监管部门对鲁某予以监管警示。

上述处罚案例可看出，独立董事不能以中介机构的报告作为依据，对定期报告内容发表无法保证真实、准确、完整的意见，需要在书面确认意见中发表明确、充分、具体的意见并陈述理由才能作为勤勉尽责的证据。特别是还担任审计委员会委员的独立董事作为财务会计的主要督导人，在定期报告以及财务信息及其披露方便提出了更高的责任要求。

减免责任的相关规定:

（一）证监会发布的《上市公司独立董事管理办法》（2023年9月4日）第四十六条规定，独立董事能够证明其已履行基本职责，且存在下列情形之一的，可以认定其没有主观过错，依照《中华人民共和国行政处罚法》不予行政处罚：

1、在审议或者签署信息披露文件前，对不属于自身专业领域的相关具体问题，借助会计、法律等专门职业的帮助仍然未能发现问题的；

2、对违法违规事项提出具体异议，明确记载于董事会、董事会专门委员会或者独立董事专门会议的会议记录中，并在董事会会议中投反对票或者弃权票的；

3、上市公司或者相关方有意隐瞒，且没有迹象表明独立董事知悉或者能够发现违法违规线索的；

4、因上市公司拒绝、阻碍独立董事履行职责，导致其无法对相关信息披露文件是否真实、准确、完整作出判断，并及时向中国证监会和证券交易所书面报告的；

5、能够证明勤勉尽责的其他情形。

（二）《上海证券交易所上市公司自律监管指引第10号——纪律处分实施标准》第十六条规定，独立董事不能提供勤勉尽责的相应证据，仅以下列情形作为减免责任的申辩理由的，本所不予采纳：

1、上市公司出现违规行为，系公司自身存在治理及内控缺陷等问题，或者违规行为系实际控制人、董事长等个人主导策划实施，其作为独立董事无法决定或者预见，即使采取措施也无法避免；

2、未经自身实际调查核实，相信上市公司或者管理层作出的陈述和保证；

3、未经自身实际调查核实，单纯依赖中介机构的工作、意见等开展核查工作，或者以监管机构、中介机构未发现相关违规行为为由，减免其应当履行的职责；

4、独立董事作为外部董事，不分管相关事项，其无法了解公司经营情况，也无从知晓公司的具体违规行为；

5、独立董事对相关事项发表反对或者弃权意见，或者发表无法保证真实、准确、完整的意见，但未充分、具体、明确地陈述说明相关理由及依据；

6、独立董事未充分运用规则赋予的职权的其他情形。

（三）《深圳证券交易所上市公司自律监管指引第12号——纪律处分实施标准（2024年修订）》第十二条规定，独立董事能够证明其已经履行基本职责，且存在下列情形之一的，可以结合违法违规行为事实和性质、独立董事履职情况等，视情形对其从轻、减轻或者免除纪律处分：

1、在审议或者签署信息披露文件前，对不属于自身专业领域的相关具体问题，借助会计、法律等专门职业的帮助仍然未能发现问题；

2、对违法违规事项提出具体异议，明确记载于董事会、董事会专门委员会或者独立董事专门会议的会议记录中，并在相关会议中投反对票或者弃权票； 

3、上市公司或者相关方有意隐瞒，且没有迹象表明独立董事知悉或者能够发现违法违规线索；

4、因上市公司拒绝、阻碍独立董事履行职责，导致其无法对相关信息披露文件是否真实、准确、完整作出判断，独立董事及时向中国证监会、证券交易所书面报告；

5、在违法违规行为揭露日或者更正日之前，独立董事发现违法违规行为后及时向上市公司提出异议并监督整改，且向中国证监会和证券交易所书面报告；

6、独立董事提供证据证明其在履职期间能够按照法律、行政法规、部门规章、规范性文件以及公司章程的规定履行职责，或者在违法违规行为被揭露后及时督促上市公司整改且效果较为明显；

7、能够证明勤勉尽责的其他情形。

总结：上市公司出现违法违规行为，独立董事不能提供勤勉尽责的相应证据，仅以其不从事日常经营管理、无相关职业背景和专业知识、相信上市公司或者董事、高级管理人员提供的材料、相信证券服务机构出具的专业意见等进行抗辩，不构成减责或者免责理由。

独立董事提供证据证明其在履职期间能够按照法律、行政法规、部门规章、规范性文件以及公司章程的规定履行职责的，或者在违法违规行为被揭露后及时督促上市公司整改且效果较为明显的，可以结合违法违规行为事实和性质、独立董事日常履职情况等综合判断其行政责任。故独立董事应在履职过程中保留详尽的工作记录，以此作为履职尽责的佐证，从而最大限度地降低可能面临的处罚风险。