高校二级学院限额范围内设备采购的问题与对策研究
赵鹏 李慧敏 王亚莉*
山东大学资产与实验室管理部
山东济南 250100
作者简介
赵鹏，硕士，助理工程师。
李慧敏，硕士，工程师。
通讯作者：王亚莉，硕士，副研究馆员。
本文目录结构
摘 要
二级学院限额范围内设备采购以教学科研设备为主，在高校设备采购中占据较大的比重，是学校采购管理工作的重要组成部分。多角度分析了高校二级学院限额范围内设备采购工作存在的主要问题，从制度完善、宣传与培训及信息化建设方面提出管理对策，以期促进该类设备采购规范、高效开展，为高校教学科研工作顺利开展做好服务保障。
关键词
教学科研设备；二级学院限额标准；设备采购
近年来，为推进“放管服”改革，各高校大幅提高二级学院采购限额，尤其在教学科研设备采购方面。部分高校二级学院采购限额标准提升至50万元，并将采购及审核权限下放至二级学院[1-2]。二级学院限额范围内设备是教师和学生日常教学科研活动的重要支撑。此类设备使用率高、需求量大，因而，采购数量多、总金额大，在高校设备采购中占据较大比重。将此类设备采购下放权限至二级学院，有效解决了设备采购审批烦琐、周期长等问题，但由于二级学院主体责任意识不足、配套管理不到位等使得此类设备的采购质效面临严峻考验。
1 二级学院限额范围内设备采购工作存在的主要问题
1.1 二级学院对设备采购工作不重视
二级学院采购主体责任认识不到位，对设备采购工作重视程度不够[3]。一方面，负责具体采购工作的教师日常教学科研任务繁重，无暇学习采购相关制度、流程，尤其对金额相对较小的设备采购不够重视，有时甚至交由学生负责。这就导致采购前市场调研不充分、采购信息填写有误、设备验收流于形式等不规范行为时有发生。另一方面，负责采购审核的教师把关不严，甚至“来者不拒”，使得采购不规范行为未能在审核阶段及时发现并修正，最终将会导致合同签署或报销受阻、购入设备不满足采购需求、违规采购等后果，严重影响采购质效。
1.2 制度体系不健全
自“放管服”改革实施以来，一些高校针对二级学院限额范围内设备采购的制度体系建设存在不及时、不全面、可操作性不强的问题[4]。经调研发现，一是部分高校虽将采购权限下放，但针对二级学院限额范围内设备采购的管理制度却未能及时跟上，导致在一定程度上出现“放而不管”的现象;二是部分高校制订了一些规章制度，但是其对二级学院限额范围内设备采购的指导性不强，存在缺乏针对性或不能完整覆盖采购各环节的问题。
1.3 宣传和培训不到位
很多教师在采购时表现出对采购政策与流程、采购系统使用等较少了解，甚至不知道从何处获取相关信息。出现这种现象除了教师自身对采购工作不重视之外，也反映出高校在设备采购政策、流程及系统使用等方面的宣传、培训工作力度不足，效果不佳。管理人员缺乏对服务管理模式的研究，宣传、培训的形式较为老套，如提供长篇文字内容的宣传材料，易使负责采购的教师丧失学习兴趣，从而使宣传、培训效果大打折扣。
1.4 信息化建设水平待加强
近年来，信息化系统功能不断完善，多数高校实现了采购申请、合同签署、建账报销等环节的线上办理。然而，当前一些高校的信息化建设水平仍有待提升，主要体现在以下两个方面。一是高校信息化系统的精细化程度不够，在预警、提示等事前和事中监管方面存在较大的不足。例如，用户填写重要采购信息时，系统无填写要求提示，也没有针对易错字段设置内容限制;审核人员在审核时，系统没有重点审核信息提醒的设置，且没有“批准确认”提示;未完结项目未设置合同签署、设备验收等相关待办事项提醒等。二是设备采购工作涉及预算管理、采购管理、合同管理、资产管理、财务报销等多个功能模块[5-6]。由于这些功能模块由不同部门负责，各模块可能由不同公司开发设计，各模块之间数据信息难以实现共享，如验收建账所需采购材料无法从采购端中自动抓取，而是需要手动下载后再上传等重复工作，还有在采购申请时不能及时从经费卡中扣除预算，从而导致出现报销时经费余额不足等情况。
2 二级学院限额范围内设备采购管理的对策建议
2.1 完善制度体系 夯实规范采购管理的基石
科学合理的制度体系是设备采购工作健康运转的基础。高校采购管理人员应在系统学习政府采购相关法律法规及学校采购管理办法的基础上，结合学校采购实际，制订二级学院限额范围内设备采购实施细则及工作流程，全面覆盖采购申请、合同签订、合同履行、设备验收等各个环节。针对二级学院限额范围内设备采购，应完善采购方式认定原则、供应商管理等内容，确保采购工作各环节有法可依、有章可循。
各项规章制度的有效执行是设备采购规范运行的关键[3]。我校在完善制度体系的基础上对二级学院限额范围内设备采购工作开展定期“体检”，通过二级学院自查与职能部门抽查的双重监管模式，促进采购人主体责任意识逐渐增强。
2.2 强化宣传与培训成效 以“量身定做”的专业服务促进设备采购提质增效
采购人员的素质关乎设备采购质效。作为采购主体的二级学院教师，一般具有较高的技术素养，但在政策性、法律性、系统使用等方面知识储备不足。因此，有效的政策宣贯及业务培训是提高采购人员综合素质、保障采购人主体责任全面落实、增强设备采购质效的重要手段。
一是做好以二级学院师生为本的宣传。二级学院限额范围内设备采购政策宣贯工作应充分考虑作为采购主体的二级学院师生分散性、流动性大的特点及其在政策学习中的畏难、排斥情绪。我校通过制作采购申请、合同签署、设备验收等流程“一页纸”、设计从预算申请到建账报销的设备采购全流程服务手册、整理二级学院限额范围内设备采购负面清单等措施，从正反两方面明确二级学院设备采购各环节具体实操中的“可为”与“不可为”，便于指导师生进行设备采购。同时，针对重点采购单位加强实地宣传，针对重点项目加强实时跟踪，做好重点单位、重点项目的定向服务工作。
二是做好校、院两级培训，为二级学院设备采购工作提供“量身定做”的专业服务。各单位设备采购种类、数量差距大，暴露的问题各不相同，我校针对定期审查监管发现的问题，梳理总结形成审核重点关注事项清单。通过线上线下一体化指导，提高采购审核人员业务能力。同时，通过协助各学院对审查发现的不规范行为落实整改，督促二级学院针对自身特点做好采购人员培训工作。
2.3 加强信息化建设 形成采购工作风险防控与提质增效的强大助力
近年来，信息化手段辅助设备采购管理已充分展示其在节约人力、财力的同时，还促进采购工作更加阳光规范、便捷高效的强大效力。在设备采购量剧增而采购管理人员递减情况下，优化管理模式，充分利用信息技术是应对当前设备采购精细化管理要求的必然选择。
高校应着力从以下两个方面推进信息化建设。一是推进信息化建设的精细化水平。全面梳理设备采购中常见问题及信息化系统建设现状，明确优化方案与内容，通过系统预警提示、权限限制等手段，防范采购信息填写不规范、审核不认真、合同签署或设备验收逾期等问题。二是推进采购各环节信息化功能模块之间的互联互通与数据共享。高校应推动采购管理、资产管理、财务预算及报销等多部门联合，协同推进设备采购预算、执行、合同、建账、报销等环节数据实时同步与共享[4]，以避免采购过程的重复无效工作，防范不规范采购行为发生，保证设备采购科学高效进行。
3 结语
二级学院限额范围内设备采购在高校高质量发展中发挥着重要的基础性保障作用。结合“放管服”改革要求，多角度分析当前二级学院限额范围内设备采购工作存在的主要问题，并提出完善制度体系、强化宣传与培训成效、加强信息化建设等管理对策，以期实现采购人主体责任充分落实、设备采购工作规范高效、“放管服”改革效能较大提升。
参考文献
[1] 田卡,孙雯钦.从二级学院视角加强高校零星采购管理的探讨[J].中国现代教育装备,2022(13):39-40.
[2] 吴冠仪.从负面清单管理看高校政府采购“放管服”效能提升[J].实验室研究与探索,2022,41(4):267-270,288.
[3] 戴咏梅.落实高校采购人主体责任机制探析[J].实验技术与管理,2020,37(10):229-232.
[4] 陈剑波.高校实验室设备采购现状及对策研究[J].实验室科学, 2021,24(6):182-184.
[5] 贺锦,侯冰,何凌.数字化时代高校实验设备采购困境与改革[J].实验技术与管理,2023,40(4):232-236.
[6] 陈婕,王艳青,李青.新形势下高校政府采购信息化平台建设刍议[J].中国现代教育装备,2021(15):8-10.
基金项目：山东大学2023年实验室建设与管理研究项目“高校进口设备全过程管理体系研究”(编号：sy20233701)。
本文发表在《中国现代教育装备》杂志2024年8月第15期，如有转载，请注明出处。
责任编辑 | 张赛 郭熙凤
排版 | 张鑫
发布 | 张鑫
