【经验分享】内部审计沟通的艺术与技巧

学术   2024-10-13 20:35   上海  



作者李琦

微信公众号:快乐审计 Enjoy Audit


内部审计沟通是审计人员与某一个体或某些群体,运用一定的方法或形式传递、交换或分享审计有关信息的过程。在实际审计工作中,审计沟通覆盖了开展审前调查、实施审计项目乃至推进审计问题整改的全过程。不同的内部审计环境,不同的被审计对象,审计人员会遇到形形色色的问题,针对这些问题进一步分析原因,找出具体的应对措施和手段,更好地促进内部审计沟通,提升审计工作质效。


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审计沟通存在的主要问题


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在迎审态度方面




  • 主要表现形式:

被审计单位表面表态欢迎,实则存在应付心理或抵触情绪;表面配合而又不够主动、不够积极,存在厌烦情绪。

  • 原因分析:

1.对审计不够重视。被审计单位主要负责人不认为审计工作会对企业经营和发展产生积极的意义,甚至认为影响正常工作和业务的开展,存在应付心理或抵触情绪,甚至认为配合审计工作会增加自身工作量,不积极配合,导致产生厌烦情绪。

2.对审计工作不信任。被审计单位认为内部审计停留在单纯的事后“查账”层面,发现的问题多,分析原因少,管理建议少,只是走走形式,大的问题查不出,小的问题揪住不放,整改意见多,管理建议少,产生不信任感,存在应付心理、抵触情绪。


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在资料提供方面




  • 主要表现形式:

以各种理由拖延提供、不提供与审计事项有关的全部或部分资料,隐瞒甚至提供虚假的账册和资料、修改电子文档数据等;回复资料保管人员休假、出差或工作忙;借口资料涉密需要履行程序、资料已归档调阅需要时间、资料遗失或直接告知无此项资料等。

  • 原因分析:

1.档案管理混乱。人员离职交接工作不规范,资料遗失或破损、资料未移交、资料移交不完整;资料未实现部门共享,由少数人个别保管,确因工作繁忙无暇顾及迎审;人为拖延时间,故意设置提资障碍。

2.存在弄虚作假、违纪违规违规。担心问题被审计人员发现,顽固对抗,企图以假乱真,以不真实的资料干扰审计人员视线,误导审计人员偏离正确的审计方向。

3.审计组内部沟通不畅。审计组内部获取的资料未及时共享,或未认真核阅,导致重复要资料,可能引起被审计单位不满。

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在审计底稿沟通方面




  • 主要表现形式:

审计定性前不屑、定性后焦虑。审计过程中明确表明无资料、无人知情,审计底稿交流时,立即提供资料,来人解释说明情况,解释所提供的资料是过程版;或相关责任人以事后会被扣奖金、调动岗位、没面子等为由,或托请相关人员向审计人员打招呼,希望通融,请求取消底稿或取消底稿部分内容;审计底稿确认时,不签署“情况属实”等明确的反馈意见,以强调客观原因的有关情况说明代替反馈意见,以时间紧尚未消化底稿、主要领导不在家无法盖章等理由,不断纠缠和硬磨,希望暂不确认底稿,要求调整报告措辞、内容等。


  • 原因分析:

1.被审计单位对自身问题预计不足,对审计定性和后续整改意见出乎意料,对已被发现的重大问题存侥幸心理,企图打人情牌蒙混过关。

2.被审计单位以拖延沟通时间、干扰审计人员工作,影响审计人员心态等方法,试图改变或部分改变审计认定。

02
主要的应对措施

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改变迎审态度 





应对措施:

1.加强审计意义和审计目的宣贯,消除被审计单位的顾虑。审计进点会上,审计组长阐明审计意义和审计目的,明确审计本身对事不对人,不是为了查找问题而审计,本着帮助企业查找内部控制制度漏洞,查找经营风险,提出可行性的意见建议。

2.加强审计成果运用的正面宣传,宣传审计工作查错纠弊、增收节支、提升管理、防控风险的价值和共同目标,消除对审计工作的误解、偏见和顾虑,突出被审计单位在审计成果运用中发挥的重要作用。


02


提高提资质量速度




应对措施:

1.针对提供资料不齐全的情况,要求被审计单位提供资料不齐全的情况说明;通过内部沟通调整策略,获取其他充分、可靠的间接证据或采取其他审计替代程序等。

2.针对提供资料不及时或人为拖延时间的情况,可以提前递交具体审计资料清单,使得被审计单位有足够的准备时间等。建议审计进点一周前递交第一批具体的审计资料清单,并明确具体的时间节点。如果预留的资料准备时间充足,有确切证据表明未按时提供资料系人为故意拖延,可向被审计单位负责人反映情况,明确截止时间,制止拖延行为。

3.提供虚假资料的,通过实地勘察盘点、交叉访谈、重新计算、反证法等,获取资料不真实的充分、详实的审计证据,可与被审计单位负责人沟通,言明厉害关系,争取取得被审计单位负责人的理解,取得真实的审计资料;如果被审计单位拒不配合、顽固对抗,审计组可按正常程序、正规渠道逐级向上反映情况,按上级指导意见采取进一步措施。

4.审计组内部沟通不畅导致的问题。要加强审计组内的沟通,审计资料必须共享,资料清单递交前需经内部审核,避免因工作不严谨引起被审计单位的反感。


03


提高工作底稿沟通效率效果




应对措施:

1.被询问人员已离职,或被询问人解释不清的,要求调整相关的被询问人选,保持平和的心态,灵活运用交谈方式,动之以情,晓之以理。

2.询问实施效果不佳,答非所问的,应牢牢掌握主导权、及时刹车,控制节奏。耐心说服,消除侥幸思想,取得信任,争取获得满意的询问效果。

3.审计底稿的现场沟通,要把所有分歧解决在现场,原则上在撤点前取得被审计单位已反馈明确意见并加盖公章的审计底稿。同时明确告知被审计单位,对于事实清晰、金额确定、证据确凿的事项,即使底稿不确认审计也能认定,打破被审计单位认为“不确认不能认定”的幻想。

4.审计进点后,审计组长访谈被审计单位主要领导时,对审计底稿反馈意见提出具体要求,包括:主要领导不在家应提前授权、撤点前反馈并加盖公章、明确的反馈意见和补充情况说明等;强调加盖公章的反馈意见具有严肃性,代表的是单位意见,而非部门意见、个人意见;除非特殊情况,意见一旦反馈即为最终意见,再沟通的意见可以不采纳。这样,一方面可以引起被审计单位的重视,慎重反馈意见,另一方面,也可有效降低反馈意见反复的可能性。

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内部审计沟通的核心


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用廉洁赢得尊重




审计人员弘扬廉洁正气,清清白白做人,干干净净做事。面对错误的行为敢于纠正,对违法违规问题不姑息纵容,坚持原则予以揭示,真诚走心地沟通,以帮助他人为出发点去沟通,真正促进单位规范管理和健康发展。只有这样,被审计单位才会敬畏审计,尊重审计。


02


用公正赢得尊重




审计人员要做到不怀私念、不畏权势、不贪财色、不讲情面,过好人情关、权势关和利益关,保持独立的情操和高尚的人格。牢固树立依法审计的观念,坚持以法律法规和规章制度为准绳,以事实为依据,准确判断是非,保证每项审计都符经得起法律和历史的检验,靠公正树立形象,靠形象巩固威信,靠威信慑服人心。


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用专业赢得尊重




审计沟通中精神饱满,多倾听多赞许,做到“三要三善”,在恰当的时机询问,善会抽丝剥茧深问;在关键点询问,善捕弦外之音追问;在疑惑处询问,善抓破绽矛盾设问,在被审计单位对审计不重视,审计配合欠佳,审计工作量上升、审计效率下降的情况下,要有正确预判、把控全局、化解危机的能力,还要以包容他人的肚量,具有“水来土掩,兵来将挡”的基本素质,客观做出职业判断,以理服人、以德服人。


04


用真诚赢得尊重




真心尊重被审计单位,运用真诚的态度、有效的沟通的技巧和交流的艺术,拉近双方的感情距离,消除戒备心理,取得信任;耐心倾听被审计单位在实际工作中存在的困难,对审计查出问题原因的不容解释,帮助研究制定纠正方案和避免“屡审屡犯”的有效措施,让其感受到审计是在为他们着想,帮助解决问题,打消顾虑和成见,提高配合审计工作的积极性。



总 结


总之,打铁须得自身硬。面对错综复杂审计环境,在平凡而充满挑战的审计项目中,审计人员应当掌握沟通技巧,取得被审计单位的理解和支持,审计沟通顺畅高效,确保审计项目按计划顺利实施,更好地发挥审计工作价值。



作者:李琦
转自公众号:快乐审计 Enjoy Audit

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