待办事项的6个“必须”,牢牢掌握时间!

文摘   2024-09-06 18:03   广东  

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这里是JANUS

也是B站up主@JANUSBANANA

现在专硕在读,更新可能不太规律~


曾经自己也是随性的人,每天就是学习学习学习,其他的事情也不过就是维持生命体征。

但随着步入临床,走入社会,每天的任务越发繁杂,脑袋也越来越不好使,因此从大三开始借助待办事项清单(To Do List)过日子。

有任务,先记录,先计划,再执行

在几年的时间里面,自己当然不是无情的命令执行机器,也拖延、偷懒很很多,

因此,自己也总结出了设置待办事项的一些经验,希望能避开一些坑,让待办事项发挥更好的作用。

今天就以自己的To do list,还有指尖时光这个App写一篇推文,希望能帮到大家。

非广告,刚好在用这个App而已~



01
必须要有四象限


很多时候,只有待办事项,但是没有主次之分,很容易让自己忙得焦头烂额却事倍功半。

对于年轻医学生来说,我们接到的任务常常是“重要且紧急”的,帮忙跑腿,签同意书,交材料,改标书,听课,上手术,收病人等等。而且命令者都会说得很重要,但,事事都重要,结果就是事事都不重要。事事都急,结果就是啥事都不急。

因为太年轻,遇事心里没有谱,天天被催,人就容易应激,遇到事情的第一个反应就是抗拒或者干着急,进而出现倦怠。

为了自己的身心健康,为了时间管理,遇到任何事情,第一反应不是去做,而是先掂量掂量轻重缓急。

所以,做待办事项还是需要做一个四象限的划分,按照重要程度和紧急程度分配不同任务。

Ali Abdaal推荐必须设置一个Daily Highlight,就是一天中必须完成的任务,只要完成了这个任务,这一天其他的事情就算都没做成,也不算白费。

最后,按时间安排+重要程度去做事。




02
必须要有起止时间


只要不是不重要,不紧急的事件,最好都要有明确的起止时间,至少应该是明确的开始时间。

重要的事情尽量设置一个DDL,毕竟DDL是第一生产力,虽然它意味着压力,但也意味着我们可以更专注的做事,同时也能阻止工作溢出。

Works expand to fill the time 

如果自己磨磨蹭蹭,迟迟不开始工作,或者一做事就完美主义发作,停不下来。那么设定一个DDL,点到为止,到点了不管如何就放下,是很好的纠正方式。




03
必须足够详细


计划中的事项越详细越好,比如“明早学习统计学”就不如“明早9:00-11:00到咖啡厅看coursera统计学网课到”

提前计划越详细,计划越周到,做事时留给大脑犹豫的时间就越少,执行速度就越快。

同时,这也是在锻炼自己的沟通能力中的重要一环:想一想,以后总有需要和人合作的地方,学会如何清晰详细地表达自己的诉求,给出明确执行方案,并附带时间节点,可以极大提升沟通效率。

想想:如果你的上司告诉你“帮我拿一下前几天交的那张关系变动表”,自己听了是不是一头雾水?去哪里拿?去找谁拿?拿谁的?

接手这种活,做得好叫做“有默契”,做不好回头又要挨一顿批。问题其实就出在沟通不足上。

如果他说“帮我在明天下午下班前去人事科拿回我的党组织关系转接表”,是不是好多了,有明确对象,有地点,有DDL,自己就好安排多了。

所以任务的规划一定要一目了然。



04
必须要有弹性空间


有的人喜欢把事情安排得满满当当,也分毫不差的执行,这种人也许存在,但可能不是大多数。

大部份人对时间的估计总是存在误差,所以计划安排还是需要有一定的弹性时间。

计划8:00-8:30刷完50道USMLE的Uworld练习题目,8:30出发见朋友,但如果8点29分还剩3道题目,就比较尴尬了。

如果给自己安排十分钟的弹性时间,执行起来就会好很多。如果完成早,还可以听听歌,休息一下;如果完成不了,也还有缓冲空间。

所以两个任务之间间隔10分钟左右的弹性空间是比较好的选择。




05
必须要有休闲时间


运动时间是必须要的,再多的工作,也要有身体支撑;再多的时间和金钱,终究也要有好的身体和心情去享受。

如果自己不主动花时间照顾身体,身体就会通过生病的方式来博取时间、精力、金钱。各种焦虑抑郁也常常在过度劳累后爆发。

管理实践的最后目的还是让自己对生活更有掌控力,更开心,所以,请留一些时间给自己,培养爱好,适当运动,多多放松,哪怕坐在椅子上小睡一会,也是很好的。



06
必须分离长期任务


很多任务没有特定的目标,或者特定的DDL,只是循环往复的进行,比如每天看3篇文献,每周和爸妈通电话,每3天跑步一次。

这些任务从短期看来,往往属于不重要不紧急的范围,偶尔错过或多做也无所谓,但具有长期意义。将他们纳入To do list主要目的不在于催促自己完成,而在于坚持和记录。

所以,可以把这些长期任务分离出来单独形成一类,不容易和短期任务混淆,也能更好记录。



THE END

Ok那么本期推文就到这里啦!

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