智慧前言
凡益之道，与时偕行。为推动线上办文实现高效协同的深度变革和创新升级，2023年，浙江省绍兴市中级人民法院以“像办案一样办文办事”理念为指引，在OA办公模块的基础上建设“智慧办文”模块，将核心业务组装集成为“一件事”，在破点—聚线—成面的螺旋式探索中不断突破创新，实现办文从“无纸化”的“唤醒”到“智能化”的“焕新”。
贯通：一屏多端，全流程多级穿透
无纸化办文应数字时代而生，让传统线下文件的传阅开始向无纸化线上流转，办文不再受时空限制，但仍存在三级贯通不彻底、文件逐级流转断档等问题。为此，绍兴中院聚焦“承接、贯通、使用”，在尊重法官原有使用习惯的基础上，重建办文模块底层架构和流程体系，通过增加“三级贯通”场景，实现文件上下流转不断档、流程不割裂，达成“一个平台纵向到底”的目标。文件办理可全过程查看三级法院流转节点、办理情况、领导审阅意见等内容，并可对临期、超期办理文件进行提醒、一键催办，实现办理跟踪一屏到底。
同时，“智慧办文”模块新增“重复文件识别和合并”功能，源头预防并解决基层法院重复流转办理文件的问题。在追求共性规律的基础上，保留灵活配置空间，支持各法院对本单位公文权限、流程权限、角色权限进行独立管理，在规范线上办文秩序的同时，满足三级法院个性化需求。该模块同步支持在移动端使用，实现事项即时办理、联络及时响应、数据实时互通。截至2024年7月，绍兴中院平均办文时长从12.7天缩短至4.3天。
融合：一体联动，全方位多跨协同
区别于传统的在线传阅模式，智慧办文将重点聚焦于“办”，让文件内容的形式化流转与文件事项的实质性落实，既有机剥离、又无感融合。通过新增的“文事一体”场景，法官可对需落实反馈办理情况的文件进行交办并附加办理时限，加之三色预警和提醒催办功能，有效防止落实中推诿或出现工作“盲区”，改变原有“文归文”“事归事”不一体且不闭环的弊端。交办后形成独立待办事项提醒，与阅读文件页面进行区分管理，落实情况可实时回填，实现任务“一体交办”、进度“一屏跟踪”、结果“一键查询”。
同时，为破除模块边界，减少跨模块重复操作，该院在“智慧办文”中新增“多跨融合”场景，通过“文转督”“文转会”等功能满足不同模块间互联互通的需求，实现“文会督”一体化运行。例如，“文转督”功能可一键传输文件并自动识别督办所需字段，相关流程记录实时同步追踪；督办模块也可一键“转发文”，实现跨系统数据互联、功能互补、效果互促。
闭环：一网统揽，全周期动态管控
坚持以发展眼光抓管理，重点聚焦不同主体的工作性质、岗位特点、使用习惯，着力提升办文模块推荐、提醒、预警、分析等方面的管理能力，通过增设数据分析展示区，让综合工作业绩可视化、可评价，用核心指标、数据晾晒激发内生动力，为干警办公、院庭长监管提供全方位的智能辅助和数据分析。
为使文件办理一目了然，绍兴中院重塑办文信息呈现规则，增加交办、关注、收藏等页签，满足不同场景文件管理需求，“时时放心不下”的事项和文件可加入关注页签作为日常提醒，促养文结事了习惯；丰富列表字段信息，直观呈现文件标题、办理时限、来文单位等要素信息，结合“领导批示提醒”场景，方便及时接收批办意见，跟进领导要求，形成事项跟踪闭环，实现各节点一网感知。
结语
凯歌而行，不以山海为远；乘势而上，不以日月为限。绍兴中院将以系统理念，树立“大管理观”，推动智慧办文延伸至智慧管事，建设政务管理、审判管理、队伍管理，持续深化系统配套、远期和近期相衔接、定性和定量相结合的智慧管事体系，实现智慧管事体系从“风景”到“全景”的集成融合、蝶变升级。
END
作者：朱淑萍
单位：浙江省绍兴市中级人民法院
