实践探索与案例分析:如何借助客户体验提升客户服务的品质(下)

文摘   2024-09-02 12:08   浙江  

上期分享了理解客户体验的核心要素和客服部门如何利用客户体验的策略(实践探索与案例分析:如何借助客户体验提升客户服务的品质(上),今天我们继续。


03
客户体验在客服环节实施的建议与技巧


1.建立CX文化:根植于心,外化于行


高层领导的示范作用:企业的领导者应首先成为客户体验文化的倡导者和实践者,通过自身的行为为员工树立榜样。例如,定期参与客服团队会议,亲自回复客户邮件或参与客户服务热线,展示出对客户体验的重视。


内部传播与教育:组织定期的CX培训和分享会,邀请行业内外的CX专家来分享最佳实践,同时鼓励内部成功案例的交流,让员工理解好的客户体验如何影响业务的每一个角落。


融入日常运营:确保CX不仅是一个口号,而是渗透到每个工作流程和决策中。例如,在产品开发初期引入客户反馈,确保设计符合市场需求;在制定KPI时,将客户满意度作为核心指标之一。


2.技术赋能:智能化与个性化的融合


CRM系统的深度应用:利用CRM系统收集和分析客户数据,构建360度客户视图,帮助客服人员在与客户交互前就能掌握其基本信息、历史交互记录及偏好,从而提供更加个性化的服务。


AI辅助与自动化:引入智能客服机器人处理常见查询,减轻人工客服压力,同时利用AI技术进行情绪分析,及时识别并应对客户的不满情绪,提升问题解决的速度和效率。


多渠道集成平台:建立一个集成所有客户接触点的统一平台,确保无论是社交媒体、电子邮件、电话还是在线聊天,都能提供一致且无缝的客户体验,减少客户在不同渠道间切换的困扰。


3.培训与激励:打造卓越团队


专业技能与软技能培训:除了基础的产品知识和操作技能外,还需加强客服团队的沟通技巧、情绪管理、冲突解决和同理心训练。模拟真实场景的实战演练,提升团队在复杂情况下的应对能力。


激励机制创新:设立多样化的奖励机制,不仅限于物质奖励,也包括公开表彰、职业发展机会等非物质激励,激发员工的内在动力。比如,设立“月度最佳客服之星”,让优秀事迹在公司范围内传播,增强团队荣誉感。


4.主动监测与响应:持续优化的引擎


建立闭环反馈系统:实施定期的客户满意度调查,并对收集到的数据进行深入分析,识别问题根源。建立快速响应机制,对于低分反馈立即跟进,展现企业解决问题的决心。


客户之声(Voice of Customer, VoC)项目:通过各种渠道主动收集客户声音,包括社交媒体监听、在线评论、客户访谈等,利用文本分析工具提炼关键洞察,及时调整策略。


5.共创价值:让客户成为伙伴


客户参与机制:创建客户顾问团或社区,邀请忠诚客户参与新产品的测试、服务流程的优化讨论,甚至共同设计解决方案,让客户感受到自己的声音被重视,从而增强其对品牌的归属感。


透明沟通与分享:定期向客户分享公司的改进措施和成果,包括基于客户反馈所做出的改变,这种开放透明的态度能加深客户的信任和忠诚度。


04
客户体验管理该如何落地在客服的业务中


1.客户体验管理与客户服务的“暧昧关系”


现在的客服团队有一套非常健全的服务流程和体系,以及标准化的操作规范和考核指标,能够全面地把控客服人员的工作能力和服务意识。但是,在体验经济时代下,企业的一切活动都要从客户角度出发,用体验的强大武器来想办法激活各自存量的优势,从消费者和客户层面实现产品和服务的相对优势,提升客户体验,提升满意度,增强客户的忠诚度,抢占有限的市场份额。

    基于这样的经济和消费形态,企业的各个环节都应该具备超强的体验意识,尤其是与客户无缝对接的业务环节。客户服务中心就是这样的角色。所以,该怎么办就怎么办,客服环节内部同样需要客户体验专业知识的渗透和端到端的体验改善能力建设。   

    然而,当下很多客服团队,仍把注意力集中在收集和反馈客户提出的问题或各种投诉,保证问题的升级处理和建立各种方式的解决机制。并没有很好地从客户的角度来分析问题产生的原因和该怎样避免同类问题的重复出现,也就只能日复一日地收集和提交重复的问题,任由客户和业务的支配,并没有起到真正专业技术的传递和服务的意义。


这里说的服务,不是简单的“您好,感谢您的反馈,我们会尽快为您解决问题,再见”,而是指有没有提供解决问题的业务能力,有没有研究客户需求和保证有效沟通以及协调的综合服务能力。

    所以,现在企业的管理层也都逐渐意识到了,消费群体对于品牌产品和服务的满意度、忠诚度,会直接受到客户服务售后质量的影响。因为,影响客户满意度和忠诚度的因素非常多,但客户服务的环节往往是很重要的因素之一,也是客户与品牌接触的第一印象。

    有效数据表明,约68%的客户不满意因素来自售后和客户服务。这样的数据,在现实中促使企业要把“以客户为中心”的理念彻底灌输于客户服务当中,将客户的问题和需求放在首位,提升客服团队的业务能力,从整体上保证售后环节的客户评价和粘性,实现客户在体验感受上的闭环。

    因此,充分利用客户体验的方法,应该是保证客户服务环节提升自我价值的直接高效的工具,通过客户体验管理的工作深入到售后环节中,对客服团队的长期建设和发展的影响也是非常有意义的。

    总体来说,一味地陈述客户体验的重要性并无意义,因为可执行的落地方法论更切实际。

    首先,要想做好客户体验管理,要先梳理清楚客服环节的子业务模块和有关系的业务链接,建立一个较完整的执行体系,并建立相应的客户体验工作流程。(如图1)

    图1  来自杠叔讲体验原创

  其次,对于每个业务模块进行细分和拆解,做到体系内部的对接和体系外部的连接,并把“客户说”的理念充分融入每一块的工作中。


图2  来自杠叔讲体验原创


图3 来自杠叔讲体验原创


图4 来自杠叔讲体验原创


再有,对于实际决策开展的体验改善项目,更需要一套完整的项目管理思路来逐一落地和推进。

    这些项目中,有需要在客服内部解决的,有需要与外部对接的,更有需要与客户验证的,所有的细节工作必须有一套成熟的项目管理体系来支撑和不断完善。(如图5-7)


图5 来自杠叔讲体验原创


图6 来自杠叔讲体验原创


图7 来自杠叔讲体验原创


最后,对于客服体系中的客户体验管理工作,更需要一套完整的以项目管理的方式为依据的工作模式,并形成可循环的阶段性闭环流程体系。毕竟,这里所说的体验改善工作是属于客服团队的一项日常工作。

   关于这套工作模式的样板(如图8),可根据自身业务的需求来举一反三。


图8 来自杠叔讲体验原创


上面介绍了客户体验管理建设的框架及方法论,接下来介绍几个典型的工作思路。

    1. 数据收集和分析是非常重要的

    这一步尤为重要,因为如果没有客户的声音,一切都是空谈。客服团队的客户数据和信息反馈收集的系统对于客户体验起步阶段的工作来说,是一个天然的资源池。可以通过这个资源池对数据和信息展开一系列的整理、统计和分析工作,比如:产品和服务的问题分类整理,客诉的分析处理,调研问卷的设计与执行等。


目的就是能够及时地收集客户的信息反馈、投诉和客户相关的各种数据,然后针对产品或服务的问题以及客户的体验痛点进行分析和挖掘,通过解决方案的输出形式与各部门协同配合,本着“以客户为中心”的原则来进一步优化和改善,从而保证客户满意度的持续提升和忠诚度的建立。

    第二,客户旅程的绘制和分析是客户体验的一号工程,可以作为一个高效工具在客服团队中广泛使用。虽然客户服务作为售后阶段的重要环节存在于整个客户旅程的后半段,但从这个环节所传递出来的客户对产品或服务的使用问题,同样映射到整个旅程的所有环节。这一点,是现在的客服团队尚未明确的,甚至是无法展开工作的一个错误认知。


客户服务环节本身存在的问题,可以通过客户的反馈整理和分析得出来,并及时改进。但是从客户服务环节中收集到的产品和服务的问题以及客户的痛点,是需要升级和协同整个客户旅程所涉及的各个环节来共同提升和改善。这个工作客服团队是一直都在做的,但是从客户反馈的情况来看,完成的质量还远远不够,客服团队整体的业务能力和解决方案的升级判断能力尚需更多的精细化管理,那么客户体验管理的运用就可以帮助客服团队解决这个难点。

    系统化的客户体验管理可以及时有效地解决团队本身的业务能力问题,更能够提升客户服务环节在整个客户生命周期的重要性和对各业务部门的赋能作用。对客户服务团队而言,客户旅程地图是一个能够有重点和优先级的诊断工具,可以让所有人更深入地了解客户提出的每一个问题。它呈现了客户对产品或服务的不满意之处,这也是客户满意度和忠诚度降低的关键因素,并且能够培养团队的共情能力,从客户视角面对和理解问题,从体验视角感受客户的痛点。

    客服团队可以根据收集到的信息从旅程地图上找出最频繁出现的客户反馈的问题,并可以和客户体验团队一起对整体的客户旅程做出主动的优化和再设计,从而协同各个环节从端到端的维度来改善客户的体验感受。

    最后,客户服务团队必须与其他团队和相关的业务部门开展更多的合作,从客户体验的维度,共同制订解决方案,优化改善客户旅程,为客户提供从始至终的良好体验。而这一点的核心目标则是为了更加全面地提高客户满意度和忠诚度。

    此外,如果客服团队的工作还涉及企业客户的ToB业务,那么,结合客户体验的思路,还需要关注的就是渠道管理。建议客户服务环节要和渠道形成“落地实施+后期监控+迭代复盘”的闭环模式,并辅以切实可行的绩效工具和规范来监控流程的完整执行过程。

    客服团队还可以辅助渠道建立有效的预警机制,收集整理各种问题及相应的解决方法,形成可查询、可监管、可共享的管理模式,用以预防和避免同样的问题再次发生。


2. 客户体验管理对于客服业务的执行价值


客服团队工作中引入的客户体验管理的精细化操作,是对客户服务工作的整体提升和产生赋能效应的一项重要工具。

    而且,从客户生命周期的维度来说,客户体验管理还可以帮助客服团队在售后环节有效地解决或实现以下几个重要的、从企业战略层面客户体验提升的关键点。

  第一,感受到完整的购买体验。

  客户在和品牌的产品建立关系时,不仅仅是了解、购买和使用产品,更重要的是使用后的体验感受和产生后续复购与推荐的可能性。客户服务环节在这一点上就是重要的支持。因为使用产品时总会遇到各种各样的问题,遇到了就要寻求解决方法,这时候如果客服环节不能有效地识别客户提出的问题或需求,保证问题解决的时效性和完整性,那就会给客户造成非常不好的体验感受,从而产生负面评价。

  第二,挖掘潜在客户与产品和品牌的接触。

  没有完整的购买和使用体验,就不会有完整的满意度和推荐率,因此品牌就没有机会挖掘和无法得到更多与潜在客户接触的机会。

  第三,客户忠诚度的重要保障。

  当客户遇到问题需要解决和处理时,高质量的客户服务会及时提升客户满意度和忠诚度,客户与品牌、与产品的黏性也会极大增强。同时也会给第四个关键点起到直接的推进作用。

  第四,产生复购和推荐。

这就不多说了,上面的逻辑已经说得很清楚了。反向来说,售后的客服环节也是对客户体验管理最好、最直接地输入和收集的重要途径,是企业实现全面体验管理所带来改善和提升的必经之路。因此,客户体验管理与客服业务是相辅相成的。


五、结语


客户体验不仅是客服部门的任务,更是整个企业的战略重点。通过上述策略与实践,客服部门能够有效提升客户体验,将客户体验管理整合在客服业务中,将其转化为企业的核心竞争力。


每一次与客户的互动都是塑造品牌形象的机会,把握好这些时刻,就能在市场中脱颖而出,赢得持久的竞争优势。



 | 客户观察特邀作者 杠叔(卢山)
来源 | 《客户观察》2024年8月刊纸质刊P48-P54



 

                                               

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