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知识经济时代，知识是组织中的一种至关重要的战略资源。如何最大限度地掌握、利用和创新知识，已成为衡量一个组织核心竞争力的关键。
“新基建”背景下，炼油化工工程公司面临着提质、降本、增效等多重需求。本文立足于炼油化工工程设计公司应用现代信息技术，以组织内外部知识的获取、存储、共享、应用进行管理为基础，以支撑工程设计业务为视角，探索一种适用于组织机构复杂、知识覆盖面广、共用知识较多、知识共享，同时又能保障知识安全的炼油化工设计院知识管理新模式，并以中石油华东设计院有限公司（以下简称“中石油华东院”）知识管理实践经验为案例，分析总结知识管理模式的优点，以期为同行实施知识管理提供参考。
知识管理，是指利用现代化的信息技术，对组织内外部知识的获取、存储、共享、应用等进行管理和利用，以实现知识的产品化和资产化，提高组织竞争力。
当前，炼油化工公司的知识管理面临以下现状：
一是由于组织机构复杂，知识覆盖面广，大部分公司知识分类散乱。比如，标准规范方面，有的以知识的性质分国家标准、地方标准、企业标准、团体标准等，有的为了使用方便，以科室进行分类管理。
二是大量知识分散于部门和个人手中，且分布在各类IT系统中，缺乏统一收集和集中管理。
三是分享困难。各部门知识均由部门或个人管理，缺乏信息化知识管理平台，共享困难，且缺乏有效手段，难以在保障知识共享的同时，保证知识的安全。
四是部分公司虽然搭建了知识管理平台，但因功能不够完善、不符合员工使用习惯，导致使用率不高。
中石油华东院知识管理的实施路径可概括为总体策划、分步实施，具体包括培训调研学习阶段–专项课题研究阶段–—期建设阶段（试点运行、全面推广）–二期建设阶段（完善功能、系统集成）四个阶段。
中石油华东院将知识按照其性质主要存储于以下几个系统：一是项目管理系统，主要管理项目过程文件；二是档案管理系统，主要管理项目成果文件及科研成果文件；三是部室自主开发系统，主要管理专业核心知识或部门专有知识；四是知识管理系统，主要管理外部获取的公共知识以及各类经验总结、岗位知识、参考模板、场景化应用、网站快捷链接等。
▌1. 知识分类标准化研究与实践
知识的分类形式多种多样，有的按知识类型分类，有的按知识的表达方式分类，有的按知识的来源分类，有的按照岗位、业务分类，等等。
经过多方调研发现，很多企业知识管理过程中主要按照以下四类进行知识的分类，各分类方式优缺点分析如表1所示。
表1 各种分类方式优缺点对比表
实际上，表1所属知识管理并非真正的知识管理，更恰当地说仅是对文档的管理。综合上述分类方式的优缺点以及各部门员工使用习惯，中石油华东院统一以知识类型进行分类（图1），对各岗位、各部门、各业务设定不同的知识属性，结合信息化平台筛选功能，向各部门网站推送岗位、业务知识，实现了文档知识与岗位工作、部门管理以及业务流程的融合。
图1 知识管理系统知识分类
这种分类方式既能对公司知识进行统一收集存储管理，也兼顾了部门员工的知识使用习惯，实现了知识的标准化分类和同源化管理。
中石油华东院三年的实践表明，这种分类方式较为适合组织机构复杂、知识覆盖面广、共用知识较多的企业。同时，这种分类方式将各类知识进行了相对稳定的标准化分类，在确保知识同源性的同时，还能解决知识的来源、岗位、业务不同带来的分类困扰。
▌2. 知识分享和保密研究与实践
炼油化工设计知识资产大部分是企业的保密资产，有的知识由各部门指定专人管理，有的纯粹分散在个人手中，往往容易因为人员工作的调整或离职等出现缺失的可能。如何保证这部分知识的沉淀积累、有效分享，是目前知识管理的重要任务之一。对于保密知识，中石油华东院根据密级的不同，在信息技术的支持下，主要通过设置以下权限进行合理控制，达到有效积累的目的（表2）。
表2 知识类别及相应阅读下载使用权限
在系统中，文档除了通过设置阅读、下载、打印权限，还设有以下安全措施：一是所有文档下载自动加密，仅通过公司电脑可查阅。二是所有文档在线阅读带个人姓名水印，防止拍照外泄等风险。
▌3. 快速获取知识的网页研究与实践
炼油化工知识覆盖面很广，有工艺、储运、给排水、热工、暖通、管道设计、材料、自控、电气、结构、设备等岗位知识。为了在海量的知识仓库中快捷获取所需知识，中石油华东院通过研究与实践，采取了通过公司网站与部门网站相融合的方式进行统一管理。运用信息化手段，所有部门关注的知识在知识管理系统中通过属性筛选等功能从公司网站同步到部门网站。
措施一：在知识管理系统门户网站设置高频率使用知识的便捷查阅通道。
在主页创建通用知识、常用知识、关注度高的36类知识的快捷按钮，如标准规范、法律法规、技术标准、管理标准、行业动态、市场分析等，且每类知识显示最新上传的6个文档，无需查询搜索即可获取到信息。
措施二：在公司门户网站设置快捷进入部室网站通道，部室网站设置部室高频率使用知识便捷获取通道。
对标准规范、法律法规、工作模板等共用知识，设置专人维护。各部门通过设置属性或标签，将部门常用的标准规范、法律法规等同步到本部门网站，减少重复上传及维护的工作量，有效实现了通用知识的同源性、唯一性。
措施三：利用知识地图，场景化应用快速获取。
各部门利用知识管理平台灵活获取各类信息的功能，实现培训场景化、业务知识场景化、岗位知识场景化，大大提高员工查阅相关知识的效率。
措施四：将常用的外部网站设置网站链接，方便员工快速获取。
详情如图2所示。
图2 常用外部网站链接知识地图
▌4. 建立长效机制，确保知识管理的长效运行
经过调研，目前国内许多勘察设计企业已经实施了知识管理，但是多数面临知识管理实施困难或实施效果不佳等问题。究其原因，主要是没有设置专门的知识管理组织，或者没有建立长效的运行机制。
鉴于此，为确保知识管理的有序开展、长期运维，中石油华东院首先搭建了知识管理组织架构（图3）。组织架构分三个层级由上至下进行管理，每个部门均设置知识主管和知识管理员。
其次，编制了知识管理相关制度，如知识管理工作管理办法、知识上传运维规定、知识管理考核及奖励管理办法。在制度上，明确各组织架构及部门、知识主管、知识管理员以及各项目人员在知识管理工作中的工作流程及职责，以保障知识管理工作的顺利运行。
图3 知识管理组织架构
各部室自主开发系统探索与研究
根据各部室设计协同需求，鼓励创新，自主开发工艺设计集成平台、常用设备材料价格一体化数据库平台、技术管理部信息化作业平台等，提高员工工作效率，实现无障碍管理。这类信息系统主要应用于业务过程知识的融合及个性化输出，提高员工工作效率。
工艺设计集成平台打通了Pro/Ⅱ、Aspen Plus、HTRI等商业软件与EXCEL之间的数据传递，实现换热器、空冷器、调节阀、流量计、离心泵、温度表、压力表、液位计等集成设计与计算结果的过程文件与公司标准化成果文件的直接输出。通过该平台，不同设计文件之间共性数据可实现一次性输入，既实现了工艺设计工作流程及成果标准化，也从根本上避免了人为设计输入错误，将设计人员从繁杂、无技术含量的重复性工作中解放出来，显著提高了工艺设计工作质量，也大大提升了工作效率。
造价室搭建《设备材料价格录入查询一体化平台》，将历史总包项目实际采购价格，集团公司、寰球公司、集团能源一号网指导价格，外部搜集成交价格等实时录入平台，员工可随时登录平台查阅搜集的价格信息，应用于从投资估算、概算、项目预算到总包采购费控的造价工作全过程，极大地提高了查询效率，更有效地指导了概算编制、总包项目预算、EPC费控等工作。
技术管理部信息化作业平台，既实现了部门工作流程及成果文件标准化，也将管理人员从繁杂、无技术含量的重复性工作中解放出来，显著提高了部门管理质量，大大提高了工作效率。同时，将其他部门需要查阅的知识同步到知识管理系统进行分享。
知识管理经验的推广价值
中石油华东院知识管理的实践经验，充分展示了公司在知识管理领域的创新与成效，通过这种方式进行知识管理，成功解决了共用知识分享及跨部门分享的难题，实现了知识的标准化分类、同源化分享、隐性知识显性化以及业务培训的场景化，不仅节省了员工获取知识的时间，提高了工作效率，也显著提升了公司的管理能力和设计质量。
中石油华东院的知识管理实践，对于组织机构复杂、知识覆盖面广、共用知识较多且存在严格保密要求的炼油化工设计行业而言，具有一定的可复制性和可推广性，可供同行实施知识管理参考和借鉴。
本文来自中国勘察设计杂志公众号，作者杨建冬、刘俊成。文章所列内容仅代表作者观点，不代表攀成德立场。
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