上市公司的会议管理可不简单！| 市值管理
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2024-10-16 08:23
北京
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作者 | 余慧芳 和恒咨询首席资本专家
会议管理，是企业管理场景中最为常见的一种，看似简单，但想做到有效、高效却并不简单，尤其是对于上市公司而言更非易事。
——选自和恒首席资本专家余慧芳老师的《金牌董秘20讲》
任何工作按照繁简、规模、对内对外、紧急重要可以分成临时会议、例行会议、内部会议、外部会议、综合会议、小型会议、单项会议、特定会议、专题会议等各种情形。对于会议组织的流程、会议记录、会议纪要、突发事件的应对是必不可少的。
为了提高公司的信息披露质量，我将会议管理作为一章，围绕会议的类型、会议的原则、会议组织的关键流程和节点、会议记录、会议纪要、突发事件来和大家分享。咱们先看一个场景：我在一家互联网公司担任HRM，目前公司只有不到100人，但是却特别热衷于开会。每天早会半小时，下班前开会15分钟，都是要求我来组织，各部门负责人参与，而老板一般只参与周会和特殊项目会议。平时会议内容都是简单的介绍目前各自手头的工作，90%都是业务和技术层面的。虽然我也同意HR要接触了解业务，但是我觉得目前的会议并无实际作用，还不如减少频率，加强重点，不知道我的想法是否正确？初入职场，如果你在证券部门、互联网部门、保险行业、服务行业，我觉得你可能对此有所疑虑，但其实习惯就好了。因为这些部门每天早晚开会是很正常的事情。对于施工型企业来说，重要的工程开始展开时，每天的早晚会是必须的。一是企业的运营模式不一样，对这个会议的频率、会议的重点、会议的召开方式也不一样，与传统企业的运营模式不一样的是什么？ 互联网公司进行的是项目型的工作，项目制的工作是以项目为周期的，所以和传统企业周而复始的运作模式不一样。项目型的工作和运营型的工作区别在于：项目型的工作更关注于项目信息的互通和信息的同步，因为项目本身有特殊性，所以运营就没有完整的流程，因为每个项目都具有独特性，所以项目的实施就需要工作包，工作包完成以后再组合，这时信息的及时互通和同步就显得尤为重要。早晚会就是为了保持项目的信息同步，所以这也是最有效的信息交流和互动方式，通过会议的方式分享每天项目的进度、介绍项目包括业务技术层面，就这些信息进行沟通、交流协作。比如昨天做了什么事，今天要做什么事，各个部门都能得到信息的同步，同时还需要在会议上提出过程中遇到哪些问题、接下来还需要哪些部门协助、通过会议可以解决哪些问题。另外一点是要通过这些方式来了解业务和技术层面，对于董办来说，我们同时兼顾着与外部的投资者、政府、监管、交易所的沟通，我们要把公司内部的业务和技术呈现于市场，董秘是资本市场里最懂公司的，也是公司里最懂资本市场的人。组织会议也可以看出你的组织能力、沟通协调能力、语言表达能力、逻辑思维能力、控场能力等。你有可能说“各种会议太多了，我不是很懂”，针对前面的疑虑，教大家万变不离其宗的道理，那就是按照《罗伯特议事规则》来行事。《罗伯特议事规则》在世界上是独一无二的，这里面有一个故事：美国的南北战争时期，有位年轻的陆军中尉叫罗伯特，他奉命参加了一场类似于“拥政爱民”活动，其实美国人对拥政爱民这个议题是有很大的分歧的，结果可想而知，这位25岁的年轻军官把这次会议开得一塌糊涂，人们在会上争论的不亦乐乎，结果什么决议也没有达成。开了等于没开，甚至说比不开还要糟糕，因为它会引起一些新的议题或者新的争论。这件事情让这位年轻军官罗伯特心里放不下了，他做事一向很认真，于是他发誓说如果不找到好的开会办法，他就再也不开会了。之后他就和大多数的西方的哲人一样，认真地探究人的智慧本质，他发现人是一种最难被道理说服的动物，发生分歧时，不管分歧的基础是什么，或出于利益冲突，或出于信仰的理念，或出于知识经验的不同，一旦分歧明确的公开，就很难在短的一两个小时靠语言交流达到一方说服另外一方的效果。所以就需要有一种交流的机制，这个年轻人发现居然没有一部现成的开会议事规则，于是他决定自己写一部，后来正式出版以后行销全国。![]()
这本书很厚，我将最精髓的12条基本原则和大家分享。第一条，动议中心原则。动议者，行动的提议也，会议讨论的内容应当有一系列明确的、具体的、可操作的动议，一定是先动议再讨论，无动议不讨论。第二条，主持中立原则。会议的主持人的基本职责要遵照着规则来裁判并执行，尽可能他自己不发表自己的意见，也不去对别人的言行表示倾向，因为他是主持人，代表一定的引导。主持人要发言必须授权，这个即会议的中立原则。第三条，机会均等原则。任何人在发言之前，要得到主持人允许才可以发言，主持人要尽量让意见相反的双方能轮流得到发言机会，保持平衡，机会均等。第四条，立场明确原则。如果在会上有新提议的待决议事项，要表明是赞同还是反对，且需要说明理由。我觉得这一点恰恰是我们在很多会议上并没有明确，大家都只是泛泛而谈，并没有表明对这件事情的态度以及理由。第六条，面对主持原则。是指发言要面对主持人，参会者之间不得直接辩论，这一条我觉得对我们来说不一定特别适用。第七条，限时限次原则。每人每次发言的时间有限制，比如我们股东大会上约定每个股东代表的发言，不得超过五分钟，每人对同一动议的发言次数也有限制，大型的会议只允许有一次发言，其他很多时候我们约定发言不得超过两次，这一条我们也要在日常的会议中运用好。第八条，一时一件原则。即发言不得偏离当前待决的问题，只有在动议处理完毕以后，才能引入或者讨论另外动议，主持人要对跑题的行为予以制止。第九条，遵守裁判原则。主持人应当制止违反议事规则行为，这类行为者应立即接受主持人的裁判，比如会上，股东跑题讨论了一些不合适在股东大会讨论的事情，主持人应当制止并把他引导回来。对于这类参会的人员，应当立即接受主持人的制止或引导。第十条，文明表达原则。即语言上不得进行人身攻击，不得质疑他人动机、习惯或偏好，应该就事论事，以待解决的问题为根本。第十二条，多数裁决原则。这个和董事会、监事会、股东大会议事规则“1/2以上通过，2/3以上通过”很相似。所以可以看出200年前产出的意识规则，对于现在来说所有的会议都还是贯彻于这些精髓。这12条我们不一定都需要体现在程序上，议事规则的基本精神本身是非常简约的，这和我们的三会，包括我们日常会议的组织一脉相承。门店门口跳舞的员工、大街上扛着公司的旗子跑步呐喊的员工，公司要求晨会要宣誓要背企业文化，大家可能会想“这样有意义吗？”当然有意义，你看起来好像觉得是非常傻的事情，如果你遵守这种规则去做了，就证明你就是这个组织的人，不然你也不会加入到这个组织中。融入了团队，融入了组织，荣辱与共，学会服从，智者开悟，道法自然。（一）从功能上来看：会议是要制定决策、贯彻政策、统一思想、提高认识、总结经验、分析问题、研究工作、通报情况、统筹协调、纠正失误、制定对策、解决问题、提出要求的。（二）从种类上来看：公司里存在决策性会议、总结性会议、部署性会议、座谈联席性会议、宣讲性会议、表彰通报或批评性会议、预备性会议（三）从性质上来看：可以有专题性会议、有综合性会议、有法定性会议（如党委系统的常委会、政府系统的常务会、办公会等）、有临时性会议。所以我们党政会议、行政办公会议、部门工作会议、日常例会都只是从会议的组织单位、会议的规模、会议的规格、会议的整体等这几个方面来划分，不同的会议就要分别进行会议的管理，会议的管理可以总结为12个字：会而议，议而决，决而行，行而彻。· 会议过多、会期过长；
· 与会者的关系有时不融洽，这时对于同一问题就会产生意见分歧，进而产生冲突，影响到会议的正常的进行；
· 有时会议环境的不适合，比如嘈杂、室内的空气不好、听觉、视觉的辅助设备的效果不好、灯光灰暗、手机的铃声不断等；
第一条原则：主题聚焦，人员相关。所以提前要商谈，明确会议要解决的问题，聚焦关键问题，如果没有问题就不要开会。综合性的会议最好是不要超过三个主题，开小范围的会，原则上每个会议参会部门的参会人数为1人，牵头部门不超过3人。通过会前的签到，会中的议题，相关人员的管控，拒绝无关人士参会，与会者要与会议的议题是密切相关，能够深入地开展交流和有针对性的去讨论并解决问题。第二条原则：事前通报，回复及时。重大的议题应当提前一天告知，会议的议题、相关资料，发言次序都应在会议通知中说明。会议时间确定后，牵头部门应该发会议通知，准确写明会议的名称、时间、地点、会期、参会人员、会议内容、注意事项以及会务的联络人等信息。发出以后，会议的牵头部门应该通过会议管理的平台再次通知参会的人员进行确认，并且及时得到相应的回复。三会中有明确的要求，董事会的定期会议、临时会议需提前多长时间发会议通知和会议资料。股东大会、年度股东大会、临时股东大会需提前多长时间发会议通知和会议资料。很多要求需要董秘清楚。第三条原则：程序准确，时间紧凑。要提前准备会议议程，规定发言次序，会议的主持人要按事先议程控制会议进程，避免临时性的议题成为主角。事先规定好会议时间，要有效控制会议的节奏，可以限定汇报人发言的时间，议题的讨论时间，可以安装计时软件对汇报时间进行监督和提醒。第四条原则：记录完整，决策督查。会议记录要完整、规范，从签到讨论到会议决议表决情况都需要详细的记录，牵头部门也应当是指定专人使用专门的记录本做好会议记录，必要时应对会议的过程进行录音。会议纪要需要在会议召开24小时内下发给相关的单位。会议决策的一些事项要及时的检查，定期落实和总结，牵头部门要结合会议纪要进行会议任务的分解和督办。第五条原则：流程科学，保障有力。如果我要想使会议取得预期的效果，最关键的是要有一套匹配的管理系统，有了适合公司自己的管理系统，才可以让会议的制度更长久的执行，执行人更具有执行力，从而达到会议的最终的目的。会议可以拆解成五个部分，如会议制度、会议通知、会议纪要、会议总结、会议的结果执行，使会议能达到最终目的。当然每个公司都可以结合自己的实际情况，拆解成更多的部分，注意每部分都需要有相应的制度、管理的权限、管理的内容、相应的责任人、完成时限。完成时限最重要的就是会议完成以后，一定要对产生的下一步的行动落实到事，责任到人，包括奖惩要分明做到会议原则才能使得会议管理做到：会而议，议而决，决而行，行而彻。我们接下来探讨第二个问题，是判断“是否必须开会？”高效的开会也体现了管理能力。会解决问题的人，就是管理能力较强的人，同时也是具有一定管理素质水平的人，同样的把这个事情放到企业上去，如果通过高效开会解决问题的企业，肯定是管理能力较强的企业，也一定是管理水平较高的企业。当前所要求上市公司能够实现高质量的发展，很多都是通过开会来落实后使得企业的发展质量能够高效提升的。所以高效开会解决问题的企业也是有高质量发展水平的企业。在企业实践，无论会议的过程多么漫长，只要有结果输出，会议就是有价值的，但为什么我们往往会觉得很多会议就是浪费时间？因为他没有结果输出，这样来说很多会议可能都不需要召开。在某些情况下，要达成共识，要取得众多的意见才可以通过，这个时候需要开会，但假如不需要达成这样的结果，不需要集思广益，群策群力，或一定是要过半数以上通过征求意见的，这种会我觉得不开也可以。会议召开大部分时都是要有结果输出的，就比如之前的案例，项目工作会议HR虽然不理解，但是会议的结果是判断协作是否有问题。所以这就要求我们在开会之前务必要明确会议输出的结果是什么，要通过对会议结果的要求，确保会议讨论的效率。这个是比较关键的节点，因为会议除了共同决策之外，还有目的，即我对利益相关人进行告知，并且听取他们的意见。如果问题决策并不会对其他人产生影响，就有可能不需要召开会议，但是如果你的决策是关系到其他人的利益，对工作流程、协同等产生影响，那么就需要召开相关的会议来进行沟通。如三重一大党委会的前置程序，老板可能已经谈好投资项目或者合作项目，接下来安排部门去执行就可以了，这时我们就看是否符合公司四会一层的议事规则，看所有董事会、股东大会、监事会、经理层、经理办公会这些会议，根据决策权限不一样、对其他人员的影响不一样，使得根据各自的权限来召开自己的会议。如这个案例，根据会议的原则来看，他到底出了什么问题就一清二楚了。即有关四会一层的体系：董事会上的议题和专业委员会之间有什么关系？我们再来看一个场景：召开项目会议的时候，参会人员全部到了会议室，大家就开始互相发表意见，一个问题就一直讨论，会议主持人就跟旁边的人讨论着，不管其他的，最后各自发表完意见后会议主持人也没总结一下，最后就按照自己的想法写了会议纪要发给大家。如果我们在年度会议上要对董监高人员的薪酬作出决议，在董事会上要对董事的薪酬作出决议，对高管的薪酬作出决议，这些会议的议案，应该由薪酬与考核委员会提出，薪酬与考核委员会就要组织召开会议。如果我们在会上要聘高管，聘财务总监，聘副总经理，聘董秘，提名委员会就需要先召开会议，形成意见后同意将其提交到董事会上讨论，董事会的决议事项由经理班子去执行时，经理班子需要召开经理班子会议。只有四会一层的这种体系，决策科学，相互制衡，才会最终构成公司科学的法人治理结构。所有的会议、会前筹备，会中的会议记录、会后的决议事项、决议的执行、以及发出去信息披露的公告等，都是来检查这个上市公司公司治理是否有效和有效度高低的非常重要的支持性的依据。会议组织对于董办人员来说，不仅仅体现在三会上，也体现于日常其他的所有参会会议上。所以建议大家，把这个我们的会议管理，三会的会议管理，要通过公司的合规文化、资本文化，贯彻到公司其他相关的所有会议上去。充分的会前准备是会议顺利的进行和圆满结束的保证。所以，高效务实是会议的标签。凡是会议必有准备、有议程、有纪律；凡是开会必有主题、有记录、有结果；会议之后必有跟踪、有检查、有落实；凡是责任必有奖惩，体现公平，体现透明。有一个法则我们叫三星高效会议法则，即开会不落实等于零；布置工作不检查等于零；抓住不落实的事，追究不落实的人，这些需要落实。这样才是有效的、高效的会议。曾经风靡一时的《芈月传》，芈月当时走马上任时，就给大家开了一场鼓舞人心的员工会议，她就问将士们，“我问你们，你们为何从军？你们为什么要造反？你们当初当兵必定不是为了造反，你们沙场浴血，卧冰尝雪，千里奔波，赴汤蹈火，为的不仅仅是效忠君王，保家卫国，更多的是为了让自己活得更好，让自己在沙场上挣来的功劳能荫及家人，能让自己建功立业，人前显贵，是还是不是……”最终使得将士们热血沸腾，说我们能！我们敢！我们做得到！类似于我们的员工大会，把心里所想说出来，同时又严厉地指出他们的想法的错误和荒唐，进而指出我要实施新法，新的规则，对他们又有实实在在的好处，达到了体验式培训会议的宣讲效果。所以会议是个技术活，但更多的是一项艺术活，所以希望大家要把会议引导到我们要达到的结果上来，用好会议的组织和它的关键节点。现在的职场分得很细，我们把很多的会议如投资见面会、上市路演、财经公关可能会包给会议公司做。所有的中介机构一定要好用，也要可控，好用是需要他们有专业性，可控是对于董办来说，一定要清楚会议组织的关键的流程和节点。
这一块分成了三个阶段，会前筹备阶段、会中进行阶段、会后总结阶段。
会议的筹备阶段需要考虑周全。要成功地举办一次会议，尤其是大型会议，要考虑很多问题，比如开会的时间，会不会遇到外宾的来访、会不会遇到公司正好儿外边的来访、会不会遇到公司正好要出货了、不能出席的话是否有替补、怎么联络主持人等，技术人员、现场的服务人员等，可以分成几个方面。第一，要确定会议的意向。参加的人员、时间、讨论的事情需要清楚。
第二，会务组要不间断的、定期的、非定期的召开碰头会，制定方案、安排分工。
第三，实施会议筹备方案，布置现场、对接文字材料
第四，请示有关领导审核，并按要求整改验收
第五，做好发生变化、现场出现突发情况的及时应对预案在筹备会务组的过程中，筹备会务组牵头的组长会进行反复的讨论，然后将相关的执行的事项请示领导审核，根据领导的审核的意见再去按照要求进行整改。如果是一场大型的会议，我们需要领导到现场进行验收，酒店的会场、周围的布局、会议上所需要的安装的设备调试、音响、广告、礼品的设计、礼仪的接待、接送、餐饮、会见、会后的安排，最终都需要领导去一一验收。另外现场的布局，会场的布局，设备的安装调试，放在什么位置；音响的效果，有些领导可能年龄比较大，或者有些领导声音比较小，音响师需要随时跟进，和扩放器的同步匹配；会议材料的设计制作，宣传品、宣传册、印刷品、领导讲话的文字材料，都需要提前准备好；还有如果发生变化，现场出现突发情况的，及时的应对，包括我们的来访者的，来访者的这个风俗习惯，来访者的年龄，来访者的这种偏好，或过敏原等，都是需要考虑清楚。会议前安排的注意事项，要确认协调会议的相关事项，比如会议的时间、地点、参会人员、主题、流程一定要沟通清楚，避免出现临时的更改来打乱大家的工作计划。第一，是有详细的会议通知，或者是纸质版或者是电子版，必须发到每个与会人员，且要得到对方的确认以免未通知到，因为有些领导忙起来不一定会看邮件或微信。第二，如果有条件，开会前20分钟可以电话提醒一下与会人员的时间。第三，是场地和材料的准备，包括我们的投影仪、电脑、纸、笔，如果时间比较长，水都是需要提前准备的。会议的筹备如果做得越细，对整个会议的效果保障会越强。比如现在大型的业务对接会，会有市领导、公司业务部门、公司客户参加，所以需要做会议的方案和分工，会议的名称，会议的时间，会议的地点要写清楚，什么地点、几号楼、几号会议室、路线图、区位图、会场图、导引图都要呈现上去。分清楚参会人员，是属于哪个部门的，都需要逐步列清楚。如果需要有媒体宣传的，那么需要确定哪些部门对接媒体，哪些部门对接政府部门，哪些部门对接客户，哪些部门对接公司内部的部门等，要落实到部门上。主办方以公司名义去主办的，当地政府是不是协办，或是不是由某会务公司、其他的客户、公司的利益相关方去承办或者协办，需要写清楚。参会的人员，要控制好不要遗漏也不要超出范围，如座位多了人少了，或座位少了人多了，都需要控制好。参会人员邀请的分工，在会议筹备时尽快制定发放邀请函，且要做好回执。然后会议的议程，几点到几点做什么、谁来做、谁来主持？按照会议的事项规划到五分钟之内。会议的分工、着装要求，如果有推介片的，资料要统一好格式发放到会议，控制播放视频，话筒音响是重中之重，所以一定要准备备用的音响和备用的话筒，必要时也可以安排备用的发电的设备，一定要模拟彩排，模拟发言人间断地或不间断地讲上五分钟，看看这个话筒持续使用是否出障碍，调音区域，调音台这个区域也要设专人协助调音师，要让调音师了解会议的议程，了解会议发言人的特点，有些间隔的过程，可以放一些音乐，或放一些其他背景，PPT之间不要出现断连，几个PPT之间提前设置好衔接，领导的发言等都需要确定好，我们一定要及时的沟通找调度协调，确定好发言单位，然后审核发言单位的发言稿，确定不跑偏主题，最后有座次的安排，这些都是在我们会议组织方案和分工中间要详细明确的。召开会议之前还要发会议的邀请函，对于当地的政府领导，我们需要有呈报单，呈报单就是以集团公司的名义，或由主办方的名义呈送上去，谁对接的，他是否能同意，公司内部的决策流程要走完，比如业务部门去对口客户，这些客户有哪些，要求什么级别参加，公司分管业务的领导要有批示和意见。比如车辆，除了必要的车辆之外，我们还需要有备用的车辆，防止参会人员出现紧急突发情况需要用车。另外会议中的安排，还需要强调的就是会议纪律，我们可以在发会议通知时，微信提示一下手机保持静音或者关机状态，然后强调一下会议的议题和会议的主题，明确目标才是真正的高效的解决问题。还需要做全体的参会人员名单的汇总，单位、姓名、性别、民族、职务、电话，是否接送，接送站的班次、起止的地点和时间、送站的班次、送站的时间、车号、驾驶员的姓名、联系方式、预定的酒店和房号等，根据参会对象的回执来制定，最后参会人员的名单、用餐的安排。会场的布置，我们很多时候重要的大型会议都会进行签约，或是员工的现场有方队，我们就要注意，如果主题就是签字人员，后面有间签的谁在后面间签，我们就按照人员为奇数的，主要的领导站在第一位，然后相应的座位上相应的排序。如果是奇数的，主要的领导站在左边，地上一定要贴好标签，否则领导上去以后就会你谦我让地站位置，结果站错位置。领导虽然说协议也签，但最后在总结时就会觉得你考虑不周，整个会议的布置，包括背景板、指示牌、图版的效果图、公司宣传等、会场电子屏。我们可以参照券商组织的路演推介会，券商的投资见面会，公司的策略会，看看他们是如何高效的利用这个外景来促进现场主题的发挥的，但却不会喧宾夺主。最终进行阶段，汇总进行阶段是容易乱，会前可以准备的很细很细，但是会中还是容易乱。其一、是接客迎宾，欢迎来宾；
其二、是与会人员签到引领；
其三、是与会人员住宿安排；
其四、是会议进行/与会人员参观/就餐；
首先，是接客迎宾。从接站接机开始就正式进入接待阶段了，这也是来宾对主办方的第一印象，所以首先接待人员应该是提前到达，并且发信息或者打电话告知来宾自己的所在的具体方位。其次，车辆是否干净整洁，接站人员言谈举止是否得体，热情周到同样也代表了企业的形象，要根据来宾的级别、人数、重要性确定迎宾人员及车辆的品牌。我们要避免这个司机太侃侃而谈，但是为避免全程的路途中间寂寞无声，他也要了解公司的相关的情况，客人在问时，可以知道公司的情况或者当地的风土人情，但是与公司相关的信息是不能泄露的， 他们承担了什么样的作用？他们一定要把谁没来提前告知会务组，使会务组能够及时修改主持词和人员的座次。接待时，包括水是不是热水，是否带了雨伞、纸巾，如果正好在就餐期间，是否必要时安排工作餐，如果来宾自带车辆的，要提前确认车牌号，并且安排好门禁的放行、会后的收费券等。接站的司机、订票的人员、会务的人员一定要互通信息。其次，是签到。签到处的人员是有构成的，如果来的是主要的级别的领导，我们迎宾的领导也要相应的进行匹配上。另外会务的筹备人员、财务人员，客户经理所以这四类人员一定是要提前通知好。我们的会务筹备人员，包括财务人员和客户经理，可以一直等到现场，我们的迎宾的领导，必须是知道对方的同样的领导到了以后，知道他下高速、知道他进入市区、厂区、或者进入酒店的每个时间节点，每个地点都需要及时的告知迎宾领导，不要等到我们的迎宾领导其实还在酒店里等着，结果来的客人已经到了签到处快办完手续了，一定是我们掌握主动性。签到处的主要工作包括发放会议资料、做好入住接待、开具发票、及时更新来宾的信息，一定是要对对方做到热情大方，提前带他们熟悉酒店的环境，介绍用餐和会议地点，介绍来宾有无更替，核实一下有没有回执上没有填写的助理，或者驾驶员参会住宿，以及用餐情况，核实我们资料袋里面有没有漏的资料。再者，是住宿。这也是特别容易混乱的场景。住宿一般指定在主会场所在的酒店，同时要选择一到两家备用酒店供来宾参考，以满足不同的住宿要求，或者应对主会场客房部不够用的突发情况，提前要有行程住宿的安排表。这里要注意几个方面：其一、如果费用是由参会人员自结，尽量帮其预定或者调配满意的房型，根据他的要求协调房费，含早餐不含早餐，尽量的等于或者低于来宾的报销上限。其二、如果会议由主办方来承担，一般只提供普标或者普单（含早餐），我们可以把主要的领导或者重要的客户安排在阳面，可以提前撤销掉房间内的消费品。其三、如果部分费用由主办方来承担，提前要问清楚，公司内部要去上报，因为最后要涉及到费用的结算。会议的住宿安排注意事项：同样的房型，首选楼层高的阳面，然后工作人员要牢记住主要参会领导的房间号。鉴于主办方的领导要去拜访，或安排提供水果花篮等服务。如果有随行的人员应尽量安排在同层相近位置或者楼下靠近电梯的房间，以便更好地为领导服务，随行人员要携带开票的信息，提前半天以上开出住宿费发票。到离店时退房不等候，进入房间以后，要检查这个房间内的设备设施是否完好，可正常使用。退房前要检查领导房间物品有没有遗漏。有时我们陪同董事长去开会，陪同总经理去参会，我们就是他的助理，助理的首要任务不是参会，我们是要负担好整个领导在参会期间的吃住行，并保证与整个活动能够无障碍的对接，而且要保证能达到效果。所以当地的天气、酒店的地址、会场、宴会厅、自助餐厅、领导的桌牌号码都要做到心中有数。最后，是会场会议、参观、调研、观摩的注意事项。会议正常进行，我们要盯着有什么意外要准备。会场的会议建议大家按照这16项来做:（一）准备两套音响和话筒；
（二）模拟讲话中调试话筒；
（三）准备无线话筒；
（四）备用发电设备；
（五）有推介或发言任务的,领导可提前到场练习；
（六）致辞及讲话材料等要多带一份，以防领导忘带；
（七）提前带好领导名片；
（八）核对桌牌/椅背贴座次顺序，检查有无拼写错误，记住领导座位；
（九）提前安装背景板通风散味，挂好条幅检查是否透光及名称错误；
（十）调试空调及灯光,使会场舒适；
（十一）会场备用椅子加座用；
（十二）确保水壶里是开水；
（十三）预留休息室；
（十四）做好座区图；
（十五）控制电梯；
仓库调研时，有时股东大会来的人很多，我们就要算好人数，提前规划好行车路线，确保安全和顺畅，基本上是提前一天会把路线去跑一遍，确保路面安全和通畅，确保现场的施工不影响领导的通行。还会有安全的、防静电的、环保的要求，这些服装都要提前准备好。同时要安排好疏导，就是在我们会场中间，我们的安全疏导也是要安排好的，然后包括门禁和道口的畅通，防止交班没有工作交接，控制好时间，而且提高方案中预计时间安排的准确性。有时根据这个会议的重要性和参观领导的重要性，是否要决定某个时间节点去停工，某个时间节点要启动运行有一些氛围的营造。对于领导讲话，我们一定要把稿子要提前审一下，但是有时你会想哎呀，我的权利不到，办公室的稿件、行政办公室稿件我怎么能审？大家一定要借助于公司做内控时，把这些事项放入到流程管控中间，如涉及到重要信息的，虽不是作为主要稿件的起草者或者主笔的，但是可以看一下提出一些问题。还会有一些就餐的习惯、用餐的习惯、菜系的安排、座次的安排、着装的安排、敬酒的顺序、用餐的顺序、倒酒的顺序、倒茶的顺序都是需要注意的。另外合影中，也会是重要的领导站在中间，主办方领导站在两侧，送别时这个地方最好是要注意一下，送行人级别应该与最开始的迎客人员的级别基本上对等，不要怠慢客人。（一）法定信息披露义务，及时总结收获与不足；
（二）保密协议保密资料资料的备份存档；
（三）及时关注宣传报道效果，公司内、省市 、行业、国家级媒体；
（四）费用核销，严格按照有关规定进行；
场景1：香港交易所的主板IPO上市仪式及酒会
主办方：来了一位未提前报备的重要的观礼嘉宾，进不去交易所大厅，怎么办？重要股东：我今天很开心，我要和公司领导单独庆贺一下，你们会务组必须安排首先按照会议筹备一定要核实清楚人员情况，另外，做一些预案，多报一点名单以备不时之需。如果非常重要的客人还没到，我们在会前一定要把所有的客人提前安排好，和领导们交流提前40分钟到。如果他们确实来不了，他是否授权视频赠送礼物，互换礼物等，一定要征求主要领导的意见。像临时的活动一定是要听主要领导的决定，然后立即安排。场景2：开不下去的半年度会议
董事：必须要等到财务指标测算完了，才能继续往下讨论因为临时董事会需要提前五天发会议通知，定期的例会需要提前十天发会议通知，会议资料一定要根据我们董事的习惯提前沟通好他们有哪些关注的问题，之后我们主动的去做准备工作。股东个人：你们绝不能动我的手提袋，我的问题怎么样才能得到解决股东代表：你们如此信任公司，觉得好，那董事长带头承诺增持股票，材料都替你们准备好了，你们讨论一下，告诉我们怎么签？像这样的一些情况，因为股东大会上，提前半天有会议的签到和会议的审核，建议大家提前与股东沟通，在股东签到时，问一下他们有没有问题要提前要沟通，会上的时间可能不够，反馈的问题需要提前跟领导反馈一下，这样让大家都有充分讨论的机会。对此我有几个心得和大家分享：
（一）要少而精。召开会议的次数要少而精，但是也不能一刀切，所以我要根据不同的情况、不同的岗位、不同的层级来定，有些工作的问题比较多，需要沟通比较多就需要多开会，比如就像我们的项目性的会议记要对内沟通，要对外沟通，而且问题很容易出现，衔接性就比较强，涉及部门比较多，这种情况就必须要多开会。另外，如果员工的工作本身就是延续性的，比如研发岗位，我就可以少开会，因为他需要很长的时间去思考，你如果早上刚开完会，然后隔两个小时又让他们去开会，就是扼杀他们的研发的生命。不同的岗位，职能型的岗位开会次数就不要太多，比如我们人力资源的岗位，我们可以每周去开一次，但是，如果是销售岗位、操作岗位，容易出错的这些岗位，就需要加大开会的频率，可以每天开一次，要根据不同的岗位来确定我们开会的频率，还有不同的层级，管理层岗位要多开会，执行层就要少开会，成绩越高，开会的次数要越多，因为他的开会就是一种沟通，而中高层平时需要多沟通，才能让公司发展的更好一些，所以我们要根据不同的层级，不同的岗位，不同的情况来确定会议召开总体上是要少而精，但是也不能一刀切。（二）要短而有效，即我们要有议题，要谈建议，谈方法，能用一句话讲完就别用两句话，所以会议时间的设置就要往短里设置，比如八点半上班就通知八点半开会，开半个小时，只聊干货，做到高效，最重要的一点就是要有议题，开会有目的，特别是我们频率比较高的这种惯常性的工作例会，我们要解决什么问题，围绕着要解决的问题谈建议、看法、解决方法，其他的废话少说。（三）要有人拍板。没有拍板的人，这个会议就不要开，因为这个会议很有可能是无效的。比如公司产品出了品质问题，你要组织各部门开会，结果老板不在，开会的都是平级相同级别的部门负责人，大家只会推脱责任，开一下午都有可能是无效的。（四）要有跟踪。开会要有结果，有结果就要跟踪，没有跟踪的会等于白开，所以需要有会议纪要。对于会上要求完成的事项要有责任人，有完成时间，到时间以后要有验收和通报。（五）要有时间观念。要预估好结束的时间，在规定的时间内结束。“不要”，指不要期望让会议来解决问题，开会永远都是最后的选择。优秀的管理者，要学会把带有规律性的问题找出来，设计一套规则与政策来解决反复发生的问题，有了规则和政策，未来就靠这些规则和政策来解决大多数的问题。反过来说，如果一家公司需要天天开会去解决问题，说明这家公司的管理者天天都在救火，这种救火的会议开得越多，公司的质量和公司的运作有可能就是很失败的。这是我的第一个心得。要清晰的对会议进行分类，明确会议程序进行管理，而且做好会议时长的管理及提醒，另外包括会议的纪律、会议的纪要、会议的记录需要分类，最后是会议的程序管理。大型的会议、一般的会议、部门之间的会议、内部会议、外部会议、综合性会议、单一性会议等，我们一定是要准备好会议议程，包括主持人、主持稿、会议期间商谈的会议内容、专人负责通知、形成会议纪要、会议记录。我们重要的会议一般来说不要超过一天，如果有非当地人员参会，会期超过一天的，就要提前安排好食宿问题，比如现在的股东大会就是现场会议，从下午的两点钟开始到两点钟以后，为什么两点钟开始？因为下午的收盘是三点钟收盘现在的所有的股东大会都必须要有网络投票，三点多一点儿网投的结果就可以反馈回公司，如果你公司把股东会安排在上午，你要等到下午收盘以后才能拿到网投的结果，才能去汇集现场和网投的结果，才能得到最终的股东大会的表决结果。如果你开会的时间晚了，如果有特别的事项需要长时间讨论的，交易所这边因为股东大会的决议公告要当天发出，最晚要赶在四点钟左右上传公告结果，还要面临着有可能会修改，所以这个时间要设计好，部门的会议和日常的例会的时长应该尽量控制在最长不超过一个小时完成，不要无限制的拖延时间，否则的话只会适得其反。另外，尽量多用视频会议、腾讯会议、会汇、专属开会小程序等应用进行开会，减少大家往返会场的时间，提高效率。而且大家有时出差比较多，所以外面的同事也能够轻松的参会和聆听会议的内容，以及发表个人的意见。能不开会的就尽量用通知代替，能开小会的就不开大会，一旦开会就要必须是按照我们会议的一套流程来做，通知、内容、目的、会议纪要，不能凭着性子去开会。所以会要有纪律这是我的第二个心得。会议期间，是开办会议最紧张的阶段，也是会议的关键时期，我们从前面的筹备、签到、引导、发放文件、安排发言、组织讨论、做好会议记录、后勤安全保卫等环节都不能出错，所以会议中的会场服务要做好，后勤服务、会务礼仪、会议保密、安全保卫室、特别是应急安全通道一定要先给大家说清楚。会议用品、办公用品的提供，医疗保障、交通保障，防止接送车来的和当时发的图片不一致，可能会造成印象不好，所以面临的这些大家都是需要实战体验，租车要看一下什么车型，车行诚信度多少。还有通讯录的印刷工作要编制好，即坚持要准确、不漏不重的原则，而且要保证与会人员人手一册。需要保密的中小型会议，安全保卫工作是要做好的。整个会议保密的工作、保密的等级、保密的制度、保密的措施、保密的制度、保密的纪律、保密的具体内容也需要做好。非常大型的会议，如超千人的会议，会议上有人在看手机，有人在刷视频，有人在打瞌睡，有人外出抽烟，有人是外出以后就没再回来的，特别是对于外出未归的，中层干部会被进行查处，他说公司要用什么东西他去买材料了，结果找到销售员核实并没有，原来他是回家了，最后对他进行了严厉的处罚，连降了几级。这些就是我们的会场的纪律。所以会议关键的时期的注意事项保证了会议的效果。会议记录，一般是由会议的标题、会议的组织情况、会议的内容、会议的结尾这四部分组成。会议的标题，比如某某公司第几次董事会，第几次经理办公会；会议的组织情况，要写好开会的时间地点、出席人、缺席人、列席人、主持人、记录人、会议内容、会议的议题、领导的报、讨论的情况、形成的决议和主持人的总结。
记录会议内容有两种方法，一种是详细记录，一种是摘要记录。对于重要的会议，会议记录是详记，如果是拟行的或一般的会议可以摘记。重要会议中间讨论研究的问题比较复杂，要求尽可能地记下发言者的原话，特别重要的发言，不仅要完整的记录发言的内容，最好还要记录下发言者的语气姿态，假如领导非常三令五申的强调必须这么做，他的这个语气是比较重的有可能他还拍了一下桌子，建议大家把这种语气姿态记录在会议记录中。第二、要记载会议中的关键问题、要害问题，要把发言人的发言详细地记下。记会议决议时，表决情况、对异议的情况、表达异议、表示弃权的情况，要记下以备考察。第三、对会议记录中间的决议性的内容，在会议结论、会议记录结束之前，记录人应该念给与会人员听，以便对决议事项推敲的更加准确。有些详细的记录，必要时还应该重新整理，但是原记录不得销毁，要存档，有些会议记录需要送会议的主持人审阅以后才可以公开。摘要记录的话，在没有分歧和争议的情况下，只需要记几种关键和重点，比如在会上报告了什么事情，讨论了什么问题，做出了什么决议，这两种记录方法需要根据会议的性质和内容来确定。但是不管怎么说，会议记录就是要求完整、真实、准确、忠于原意、自己清楚。要防止增减、改动会议内容，防止用记录人的语言来代替或者修改发言人的语言，所以你要忠实于发言人的语音、语言和他的表达，董事会的会议记录是作为董事履职的凭证的，董事对这个议案表示了反对，或者表示了不同意，如果事后证明通过这个议案是错误的，这样会被追究责任，而表达异议的这个董事是可以免责的。会议的结尾也要写上散会两个字，我们有时在会议记录的右下方还要用会议主持人和记录人来签名，以至于负责。董秘都开过董事会、股东会和监事会、总经理办公会、党委会，那么怎么样做好会议记录？做好会议记录的五招，核心在于快速的识别某人所谈论的主题，能明确其传达的信息，而不是写字或者打字的速度。第一，我们要做好准备工作，我的座位在哪里？我一定要听清楚，谁在讲话，这个人是谁，不能说最后开完会以后，连谁讲的话你都不清楚，你记录上的这些内容都无法核实到人，所以你要提前的了解会议信息，比如会议的目的、会议时间、谁组织、谁出席、上一次会议的资料，需要做足准备功夫，才能准确的理解会议的内容，准确的能够抓住会议的重点。所以在纸上，你要预先的写下基础的框架，比如我们的董事会第一个议案、第二个议案，第三个议案，记录时就有的放矢，不能说等到会议结束再去回忆，所以这个框架的作用在于提醒你记住重点，避免遗漏关键的内容。第三，会议记录的重点，要中心议题突出，指会议的中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动要记录；会议讨论、争论的焦点以及各方的主要见解要记录；权威人数或者代表人物的言论要记录；会议开始时的定调性的言论，或结束前的总结性的言论要记录；会议决议或意而未决的事项要记录；对会议产生较大影响的其他言论或活动要记录。第四、会议记录的技巧是“一快二要三省四代”。“一快”，即字可以写的小一点，轻一点，多写连笔字，顺着走，走的自然趋势是斜一点，斜着记得快。“二要”，要摘要，要围绕会议主题、会议主持人和主要领导同志的发言的中心思想、与会者的不同意见或者争议的问题、结论性意见、决定或者决议做记录，就记录发言来说，要记他发言的要点、主要的论据、结论、论证的过程可以不记，这句话的中心词、修饰词可以不计，要注意上下句子的连贯性，一篇好的记录，本身就应该可以独立成篇的。“三省”，用省略法比如简称、简化词语或者统称，比如约定俗成的一些话，包括成语、俗语、熟悉的词语、句子的后半部分都可以省略一下，会后可以再补。“四代”，即用较为简便的写法来代替复杂的写法，就是用姓来代替全名，用笔画少易写的同音字来代替笔画多难写的字，用数字和国家通用的符号代替文字，用汉语拼音代替生词难字等，在整理或者印发会议记录时，再按规范要求处理。第五是要学会倾听、苦练坐功、排除干扰。学会倾听要做到耳到心到，无论遇到自己多么不感兴趣的话题，或者发言者不对自己的胃口，什么样的技术人员都应该调整自己的心态，全身心投入聆听，这是你的工作。苦练坐功，会议尽可能的正襟危坐，坐得住，不轻易离席，否则你就会中断，也不要抽烟、喝茶，容易打断记录，因为你是记录者。排除干扰，你的手机，还有与邻座的交谈等，要告诉自己，我就是专职的记录员，我无暇交流。特别说明：会议纪要和会议记录是完全不同的，不能相互替代。会议记录，是会议的历史记录，证明了决策原因，决策内容以及决策执行情况的唯一档案，所以会议记录是档案，记录了整个过程，用文字可以还原、复盘的。会议纪要，是对这个会议记录的提炼和总结，要包含会议的结论和后续的行动计划。第一、性质不同。会议记录就属于讨论发言的实录，属于事务性的文书。会议纪要，是只记要点，是法定的行政公文的，性质不同。第二、功能不同。会议记录，一般不公开，也无需传阅或传达，仅是作资料保存，存档，我们证监局的现场检查时，这次档案就需要把会议记录拿出来。会议纪要，通常就要在一定范围内传达或者传阅，要求贯彻执行，所以如果你拿出来给领导看的是会议纪要，来现场检查时，领导肯定会找你要会议记录的，很多公司给我反馈他只做了会议纪要，会议纪要不就是法定的嘛，但是我在查时，这个会议纪要的来源，它的原始的档案是来自于会议记录，所以我要看会议记录这一点大家一定要区分清楚。会议纪要可以分为办公会议纪要、专题会议纪要、联席（协调）会议纪要、座谈会议纪要等。这个体现的特点内容的纪实性，表达的要点性、称谓的特殊性。内容的纪实性是要如实的反映会议内容，所以不能离开会议再去操作，也不能人为升华、填补。会议纪要反映了会议的主要精神和决议事项，所以会议纪要一旦下发，将对有关的单位和人员产生约束力，所以它起着法定性、指导性公文的作用。会议纪要还可以作为与会单位，或向群众传达的文字的依据，我们有时办一件事情，要找依据，找上一句，可以就参照上一级会议形成的会议纪要，作为我们下一级的行动的依据。表达的要点性，因为是根据会议情况综合而成的，所以要围绕着会议的主旨和主要的成果来整理、概括和提炼，所以重点要放在会议的成果上，它不是流水账。称谓的特殊性，是指会议纪要一般用第三人称来写，反映的是与会人员的集体的志向、意向，所以常用会议作为表述的主体，用会议认为、会议指出、会议决定、会议要求、会议号召等这样一些形式表示。会议纪要的结构形式，要有标题、正文和落款。正文是会议的概况，包括会议的名称、时间、地点、主持人、参加人、会议的议题、主要的成果，主体是我们会研究的事情、讨论的问题、意见、作出的决定、提出的措施办法。我们要根据会议的性质，规模和议题不同，有这三种写法：集中概述法、分项叙述法、发言提要法。（一）集中概述法。是把会议的基本情况、讨论研究的主要问题、与会人员的认识、议定的有关事项、解决问题的措施办法、或要求用概括叙述的方法进行整体的描述和说明。这种写法用于小型的会议，因为讨论的问题比较集中，意见比较统一，容易贯彻写。如果会议的议题比较多，就分条来写，就是图中的金字塔法。（二）分项叙述法。召开中型会议，大型会议，或议题较多的会议，就采用分项叙述法，即把会议的主要内容分成几个大的问题，然后加上标号或小标题分享来写，这种写法侧重于横向分析阐述内容，相对全面，常常适用于对目的、意义、现状的分析、目标任务描述这种需要基层全面领会，深入贯彻的会议。（三）发言提要法。将会上具有典型性的、代表性的发言加以整理，提炼出内容要点和精神的实质，按照发言的顺序和不同的内容分别加以阐述说明。这种可以比较如实地反映与会人的意见。某些根据上级机关的布置需要了解与会人员不同意见的会议纪要，就可以采用这种写法。比如上级机关安排了对外投资的事项，到我们这一层来进行咨询时，我们发展部门怎么做，工程部门要怎么做，对外联络部门怎么做，财务部门要怎么论证，与会人员发表不同意见针对这个事项，就可以用发言提要法来写会议纪要。会议纪要在写时，需认真做好会议记录、围绕主题选择布局、正确的处理层级结构、恰当进行取舍提炼。会议纪要的正文，有标题、落款、正文。正文由前言、主题和结尾三个部分组成，会议纪要是正文部分的主体部分，是核心内容，写好主体内容，决定着会议纪要的质量。主体部分按照逻辑关系，可以分三块儿，其一是会议的精神，其二是会议的成果，其三是会议的要求。（一）会议的精神，可以由会议认为来开头，写工作的总体情况，分析工作的重要意义和主要的原则。（二）会议的成果，可以由会议明确，会议决定了来开头，写会议对问题怎么办，工作怎么干这样一些总体上的决策和部署。（三）会议的要求，可以由会议要求，会议强调来开头，然后写具体的接下来的工作安排，还有接下来各个部门要承担的具体任务。这三块内容，要分层次整理叙述，逻辑分明，条理清晰，不可以张冠李戴，这是我们写作要点。恰当进行取舍提炼。取舍是会上参会人的意见可能不一致，但是一次成功的会议，它的宗旨和意见一定要具有统一性，所以对于符合会议宗旨最终能够形成的统一意见，需在会议纪要中要集中体现。我们要提炼，是要反映会议的精神要点，既要详尽细致又要提炼概括，可以根据议题的内容、范围和复杂程度进行篇幅上的安排。我们整个会议纪要，就可以显得简洁明快，强烈得当，体现出的特点就要真实准确。会议讨论什么事项、会议指出、会议认为、会议决定、会议强调是在不同的点上体现的，我们要层次分明，用语规范。语言要详尽又要高度概括，要用最精炼的语言准确的还原领导的讲话精神，切忌口语化，不能说只传达会议的精神。会议纪要是经过整理的记录，依照的是合理的逻辑顺序，而不是会议的实际的发言顺序。合理的逻辑顺序是：先讲是什么，然后再讲怎么做，先有政治站位定位好，再有具体措施，最后是组织保障发下去让大家落实。首先，怎么应对在会议中可能出现的岔子？
看一个场景：你们单位组织全体员工召开“两学一做”专题学习动员大会，临开会前，你发现会场的背景墙中有一个汉字写错了，此时，你怎么办？可以总结为：汇报情况，指出错误；积极协调，灵活处理；引以为戒，吸取教训；总结反思，避免错误；勇于担当，承认错误；反思提升。把这次的错误记下来。（4）会议未能达到预期气氛，陷入冷场（无法名状的寂静）怎么办？（5）已进行中的闭门会议，有急事需通知某参会人，应怎么办？（6）会场上情绪失控人员：嚎啕大哭、大声喊叫 、愤怒或兴奋、不适当的搞笑和小丑表演；可以在会议通知和开场之前，强调会议纪律，或者在发出的会议通知上写清楚，或者告诉主持人宣读会场的纪律。紧急医疗：就需要把紧急的医疗系统、会场的医务室、饭店的紧急救护系统事先了解清楚。卫生问题：包括环境、饮食，两个卫生都是举办国际会议、重要的中大型会议时重要的一些挑战。火灾问题：一定要将紧急逃生口给大家讲清楚,建议大家可以在会议上放防火须知。住宿的防火工作一定要提前做到位，比如是否有灭火系统、水口、检测器、灭火器、防火警示灯、电梯口标志、灭火器上的条子，这样可以使参会人员认为我们很专业。签证问题：因为没有签证而无法到会场的情况也有很多，可能会使得所有的人员因为他而忙得人仰马翻……（一）树立应变意识，制定缜密方案
一是完善会务方案，防止出现“万一”； 二是细化应对预案，多想几个“万一”。 （二）做好防范准备，提高应变能力
一是名牌多备；二是材料备份；三是会前查验；四是及时汇报。 （三）加强沟通协调，确保信息畅通
下面我们一起看个案例——一个小型但至关重要的会谈的组织。王老板：会谈的第一决策人，公司老大
李老二：会谈参与者，候补决策者
小董：会谈直接组织者
会议的背景是组织外地重要客商到魔都交流，小董负责全程的组织、协调、服务。老大说：“我有行程变化，我不能按照预定的安排陪客人午餐了，小董你安排一下”对方是实控人，是买方，买方和卖方的老大见面，这个会议很绝密，所以小董老大因为要保密就说他不在，有可能是想让二老板出席。小董问二老板：“李总，下午有外地企业到咱们的交流，老板你要参加吗？”二老板问哪个企业，小董说了企业名称，因为二老板也不知道这个事情就说：“这家企业我没有参与，我下午有其他的事情就不参加了”，然后小董就说:“那我去陪企业的人吃饭好了”，二老板说：“好吧，你自己处理就行了”。小董只是董办负责接待的员工，涉及到控制权转让的这个午餐会该多么重要，大老板二老板都保密着没有说，他就能自己做主去陪了嘛？所以沟通最重要的步骤就是信息的输出和信息的接收，信息输出的不完整，传达的准确吗？你传达的不准确就不能有准确的判断。假如小董跟二老板说：“李总，今天下午有小型的沙龙，主要是围绕某某家企业的发展规划，与我们家有下一步重整展开的规划，对方于总，他们家家族的老大，还有家族的老二，还有我们的老板都要参加，你看你有没有必要一起参加？”你说这样他能不参加吗。到了下午座谈，老板就说：“李总，你中午怎么没有陪于总家的人吃饭？”二老板说：“小董没跟我说这事儿，我不知道要怎么安排”，然后老板就说：“你下午和我一起他交流一下吧”，二老板就说了好的。所以小董他应该意识到自身的能力不足，级别不够，无法处理好与对方老板实控人家族的会谈，他应该做到及时的汇报，把这些事情详细的告知经验丰富的二老板去做应急的处理。这章有很多标准的流程都是很容易理解的和执行的，但是最难办的是说一些非标准事件的分寸把握，这也是判断职场人士是初级还是高级的最直接的依据。所以希望看到这里，各位能够知道应该怎么去做董办最靓的仔。我觉得会务筹备更多的是年轻人在办的事情，另外，我们做董秘来说，中介机构的协调会、投资者见面会、新闻发布会、媒体应对的培训、交易所上市仪式和宴会的安排都是非常重要的工作，都是董秘的主场。所以我们无论如何都要细之又细，谨慎又谨慎，考虑的周全又周全。特别是IPO的推介会，我们都是靠中介机构的协调会来建立好自己公司的资本文化的。法律工作组、业务工作组、财务工作组、综合事务组与各个中介机构之间的工作都是靠协调会的形式来召开的，所以中介机构的联席会、上市工作的协调会、项目的协调委员会、临时的专题会议等都需要按照会议管理的“会而议，议而决，决而行，行而彻”十二个字来加以执行。各类会议有章法 会议筹备很细致
例行会议遵规定 临时事项有流程
要素环节莫混乱 会议记录应详实
会议纪要抓核心 决策事项要跟踪
会后反馈莫遗忘 会议成效需考核
应急预案早部署 多方协调聚合力
