编者按：
公司活动（Corporate events ）可以比大多数营销渠道带来更多价值。它们能提供一种有意义的方式，直接与客户、员工和其他利益相关者接触，以庆祝公司的品牌、教育、奖励、激励或标记组织的关键里程碑。
公司活动管理涉及监督企业活动的每一个方面，并密切关注细节。它确保在活动之前、期间甚至之后不会出现无法管理的问题。
具体有很多工作要做，譬如选择最佳的场地或虚拟活动平台、寻找高效的技术、发送邀请、安排住宿或虚拟套房以及确定餐饮和装饰等，以确保为参与者提供难忘的体验。
如果规划得当，活动将有效提高品牌知名度、影响客户行为、奖励员工，并以最佳方式展示公司的产品和服务。
公司活动的常见类型
有许多不同类型的公司活动，每种都有不同的目的和氛围。常见的包括：
1.虚拟活动（virtual）
面对面聚会的替代品。它们完全在线举行，打破了地理障碍，因为世界上任何人都可以参加。其独特卖点是没有安排后勤的麻烦，其他优势还包括在直播活动后按需观看内容或重新利用它，以及收集数据以衡量表现和产生潜在客户。
关键是要选择一个具有内置无障碍功能的平台，为所有参与者，包括残疾人，创造一个吸引人的体验。
2.面对面活动（in-person）
在实体地点举行。这些活动通常更擅长创造紧迫感、排他性和社区感，但通常成本更高、组织更困难。实体地点在可扩展性、受众覆盖范围和可访问性方面有明显的限制。
3.混合活动（hybrid）
是具有虚拟组成部分的面对面活动。它们允许来自世界各地的参与者参加，大大提高了覆盖范围和出席率。另外，餐饮和旅行成本仍然相当低，确保了更高的投资回报。
公司活动管理主要步骤
1.概述目标
公司希望通过举办这次活动实现什么目标？无论是内部全员会议、年度股东会议还是产品发布，建立SMART目标都很重要。
创建一个目标具体且可执行的路线图，能帮助活动负责人跟踪想要实现的具体指标，例如活动期间的注册人数、参与度水平或品牌知名度。设定目标对于提供满足观众期望的互动体验而不浪费资源至关重要。
2.定义受众
公司活动不是一成不变的，它们吸引不同的受众和参与度水平。例如，股东会议仅限于高层，静修会涉及团队成员，产品发布则集中在最有转化潜力的潜在客户上。
在规划和市场推广公司活动时，请记住正确的受众。确保活动元素能满足他们的需求，并留下持久的印象。
3.设定清晰的预算
在活动规划中，发生意外费用是很常见的，不过可以通过充分的准备来缓解这个问题。通过将资金分配给产生最大成本的类别，如场地、住宿、技术、餐饮和营销，以获得对净预算的更清晰的了解。一种常见的做法是为紧急情况预留10%到15%的预算作为应急基金。
为了最大化预算，可以考虑使用非传统场地，以获得更好的价格。与供应商建立长期关系，并以网络机会换取志愿者的参与。一个强大的活动管理平台将帮助活动策划人在预算方面处于稳健状态。
4.选择正确的场地
人们通常认为场地可以成就或破坏他们的活动体验。这说明了根据地点、容量、可访问性、安全性和安全性选择正确的场地的重要性。确保所选择的城市对大多数参与者来说是方便到达的。
对于虚拟活动，策划人只需要选择最好的平台和最强大的视频解决方案，这些解决方案具备所需要的所有功能，并且参与者使用起来不会有任何麻烦。
5.发展供应商网络
与活动供应商建立强大的长期关系是举办更顺畅、更成功活动的基础。公司活动通常需要以下一些典型的供应商：
Caterers/food stalls 餐饮
Decorators 设计装饰
Organized transport 交通
Photographers/videographers 摄影摄像
Entertainment 娱乐
活动策划人可以从所在行业的其他人那里获得参考和推荐，最好与有类似活动经验的供应商合作。在签订合作协议之前，需要详细评估他们的产品和服务质量以及客户关系。
6.实施营销计划
活动营销有助于提高品牌知名度，并将活动推广给对本企业产品或服务感兴趣的受众，并使其与竞争对手区分开来。
但只有当选择正确的渠道时，营销计划才会有效。以下是推广公司活动的最佳平台：
电子邮件营销计划（email campaigns）有潜力带来令人印象深刻的投资回报率。
新闻稿（press releases）能吸引媒体报道，进而为活动增加可信度。
社交媒体（social media）被世界上一半的人口使用。
还可以在公司或活动官方网站（website ）上发布有关信息，并利用内容营销（content marketing）来增加参与度和互动。
7.设计议程
活动议程好比一个路线图，概述了活动的流程（ the flow of activities）和分配给每个活动的时间。这个结构化的大纲能告诉参与者他们可以期待什么，并让他们选择自己最感兴趣的活动和演讲。
除了确保活动不偏离轨道外，议程还清晰地展示了与会的演讲嘉宾，这也可以激励目标受众参加。
8.最终确定后勤服务
为了组织一场留下持久印象的企业活动，请记住这些后勤服务的最佳实践：
适时发送注册提醒，以确保参与者始终记得活动。 例如，第十届会展业未来领袖论坛正在发起中，发起活动将于11月30号下午五点结束： 号外：第十届会展业未来领袖论坛开始发起啦 确定最终人数并完善菜单，以适应饮食限制。
审查并签署协议，以确认设备交付、场地和供应商。
在活动前，您还应该确定是否需要额外的工作人员待命。
公司活动有效管理的6个提示
以下是一些经过验证的成功企业活动的方法：
1.尽早开始计划（Start planning early）
预算限制、人手不足、设备问题等，活动计划要有出错的余地。越早开始规划，就有越多的时间考虑细节，从而举办一场令人印象深刻的活动。
提前6个月开始公司活动规划，也可以最小化在重要日子的最后一分钟出现混乱和不愉快的风险。如果有什么问题，可以启动应急计划。
2.提前安排邀请（Schedule invites in advance）
至少在活动举办日期前6到8周发送邀请。这将给人们充足的考虑时间，并从提前预订中受益。早期的RSVP，也将为活动策划人提供一个比较可靠的大致人数。
3.改善参与者体验（Improve attendee experience）
一个人可以集中注意力的平均时间已经从150秒下降到大约45秒。因此，与其用令人困惑的数据量使他们感到疲惫不堪，还不如限制希望参与者从演讲中记住的内容。
公司活动策划人可以利用快乐时光、圆桌会议和午餐会等为面对面活动注入活力，以鼓励参与、合作和社交。
在虚拟环境中，这可能是一个挑战。策划人可以加入在线寻宝游戏、现场投票、互动游戏和惊喜揭示来提高参与度。还可以安排分组会议，让参与者有时间放松并与同行直接交流。
4.创建一个定制化的清单（Create a customized checklist）
创建一个详细的清单，将活动分解为可管理的任务和时间表。策划人可以轻松跟踪特定任务的截止日期，加上它们的预算分配，这可以提高活动规划的效率。
不要害怕委派任务。活动管理不是一个人的表演。策划人不要在自己身上堆积太多责任，因为这可能是压倒性的。相反，要将一些任务留给团队成员。
另外，请记住，跨团队合作可能会导致不必要的摩擦，特别是因为事情可能会迅速变化。使用项目管理软件确保团队凝聚力，它将促进更好的沟通。
5.跟进、跟进、跟进（Follow-up, follow-up, follow-up）
通过后续电子邮件使活动记忆在参与者脑海中挥之不去。如果没有，随着一天天过去，参与度将大幅下降。
花一点时间对所有参与者、演讲嘉宾和供应商等表达真诚的感激，会使参与者感到受重视。并能改善联系，创造机会收集各种见解，建设性的反馈可以为未来活动的战略决策提供有用信息。
6.管理面对面与虚拟公司活动（Managing in-person vs. virtual corporate events）
从过程的角度看，两类活动其实没有太大不同，但好处是，如果选择虚拟，就不需要为场地、餐饮、交通、住宿和日常开销花费一分钱，它比促进面对面互动所花费的要少得多。
然而，因为没有提供一个独特的目的地来吸引参与者，策划人将不得不找到另一种方式来提高虚拟活动的参与度。通过量身定制的内容策略在线引发反应，有助于放大活动的可见度并鼓励对话。可以通过将其与游戏化配对，激发参与者的活力并保持他们的参与度，从而利用其无与伦比的价值。
通过一流的连接性使信息更加难忘，重点关注高质量的视频内容，以保持参与者的注意力。
