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这个时代了，日本公司还在用邮件沟通工作？是，好处还多多呢

文摘 2024-06-13 21:49 日本

刚上班的时候买了好几本教你如何写邮件的书，有日本市场上写给日本人新社员的也有国内写给学日语的人群的，前两年基本对外都用邮件，对内有公司内部的系统沟通，就连和中方沟通都用的邮件，让我不仅狂喜：几乎不用打电话！

倒不是说因为日语好不好所以不喜欢打电话，而是单纯属于那种能微信就不要电话的类型，相信身边很多朋友跟我一样，一年到头手机铃音永远都是静音状态，生怕来电话会听得到铃声一样。

后来慢慢的因为出差和中方客户见面，就难免需要加一下微信。最开始我还是有点抗拒的，因为担心公司会觉得私下会联系中方。

现在基本都会微信和邮件两边用，但是尽可能我还是会将微信中说的内容整理成邮件，总结后发给对方，这样互相都能保存管理。

常用邮件会感觉到邮件的几个便利：

1、帮助整理多线任务

如果需要和多方、多项目沟通的话，邮件一定比微信方便。虽然微信的及时性很强但会让事情的连贯性、追踪性变差，你会想不起来你是不是跟谁谁说了这个事情，谁都不能保证微信记录这辈子不删。

但是邮件就方便很多，尤其是用outlook之类的邮箱能和onenote直接关联，整理一些记录就非常方便。

我大概每个月会整理一遍邮箱，分类对内容进行梳理，这时候就会发现当时忘记回复或者对方还没有给予反馈的内容，就可以减少遗漏。

2、训练文字表达能力

作为一名“不怎么靠谱”的翻译，每次翻译文件的时候就会感慨：这都写的啥？文件内容口语和书面语掺杂在一起；一大段文字全靠逗号一逗到尾；找不到主谓宾，完全不知道是想表达什么……

我们的表达能力这是怎么了？

如果常用邮箱就可以训练我们的表达能力，因为你知道你必须用尽可能简单的文字把你想说的话表达清楚，且，尽可能减少对方的理解障碍。

这时候你就需要用1、2、3之类的总结，或者插入表格等等，让对方能一目了然。

3、减少工作量

之前和国内朋友聊天时，朋友吐槽说每次等国外客户的邮件都觉得是在浪费时间，如果能微信沟通的话能高效很多。

确实微信沟通一些紧急的事情时及时性很棒，但是，就是因为发个微信的成本太低导致无效信息过多。

比如你想和对方约一场线上会议问问对方时间，微信的话你可能会拿起手机就问对方，下周哪天有空吗？线上开个会。

但如果是用邮件，你会说清会议目的、我方出席人员、我方合适的会议时间。对方就可以根据你的会议目的和出席人员合计自己要出的人，再沟通时间。

看似微信快了，但是你在沟通一件事情的时间成本和工作量更高了，但是邮件既给了对方时间去确认，也减少了一件事情上的多次沟通成本。

4、工作和生活分离

大概很多工作可能无法做到……用惯了邮件就感叹真是下班合上电脑，这个世界就没人找我聊工作喽。（可能国内比较难）

我只能说微信对于我来说还只是一个私人app，虽然工作上的一些同事也在微信上，但我们也都基本秉承工作时间外不用微信沟通工作的事情，如果非要微信联系也要做好对方不会理会的觉悟。

所以，如果条件允许，试一试邮件吧！社恐的好朋友~

然后你就会发现，各种教你如何写邮件的内容，哈哈哈啊哈哈！

本文所有图片来自网络

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