摘要：在当今信息化高速发展的时代背景下，确保国家秘密的安全与档案信息的妥善管理显得尤为重要。新修订的《中华人民共和国档案法实施条例》与《中华人民共和国保守国家秘密法》作为我国档案管理和保密工作的法律基石，为档案保密工作提供了坚实的法律依据和制度框架。本文旨在探讨在上述两部法律法规修订背景下，加强对档案保密责任制的建设，以期达到保护国家信息安全和档案秘密的目的。
关键词：档案法实施条例；保守国家秘密法；档案保密责任制
0 引言
档案作为历史记忆的载体和国家治理的重要资源，其价值不言而喻。更关键的是，档案中往往包含大量敏感信息，直接关系到国家的政治安全、经济安全、科技安全乃至文化安全。而随着当前信息技术的迅猛发展，档案信息的收集、存储、保管和利用方式发生了深刻变革，对于档案保密工作提出更高的要求。在此背景下，加快构建档案保密责任制显得尤为紧迫，这不仅是为应对信息时代新挑战，也是深化依法治国实践、强化国家秘密安全和档案管理法治化建设的必然选择。
2024年3月1日，新修订的《中华人民共和国档案法实施条例》（以下简称《实施条例》）开始正式施行。《实施条例》着眼于新时代档案事业创新发展，内容涉及档案收集、保管、开放利用和信息化等各个方面，进一步细化了档案管理的具体要求，强调了档案的安全保管与有效利用，为档案保密责任制的建设指明了方向，是对档案事业发展作出的新制度安排。《中华人民共和国保守国家秘密法》（以下简称《保密法》）自1988年颁布以来，经过多次修订，最新修订版本于2024年5月1日起施行，是我国保密领域的基础性、综合性法律，其保密范围与内涵更为广泛深邃，明确了保密工作的基本原则、范围、责任与处罚措施，对维护国家安全利益有着重要意义，也为档案保密工作提供了坚实的法律基础。这两部法律法规文件相互支撑，共同构成了我国档案保密责任制的法律框架。
1 档案保密责任制的法律依据与实践框架
如果说档案安全是档案工作的红线和底线，那么档案保密则是档案信息安全的坚固防线。要构筑这条防线，档案保密责任制理应扮演不可或缺的角色，其法律基础根植于《实施条例》与《保密法》的明确规定之中（见下图）。
档案保密责任制法律依据
《实施条例》第十八条清晰划定了档案形成主体的责任范畴，要求“按照国家规定应当形成档案的机关、团体、企业事业单位和其他组织，应当建立档案工作责任制”。该条规定不仅明确了档案工作组织结构与职责分配的必要性，还着重强调了从领导到基层执行层面的档案安全管理的责任归属。紧接着，《保密法》第八条进一步巩固了这一责任体系，规定“机关、单位应当实行保密工作责任制”，确保保密机制的实体化运作。这涵盖了保密工作机构的设立、专责人员的指定、保密管理制度的完善以及保密教育的常态化开展等方面。
通过法律规范的刚性要求，将档案保密责任具体化、层级化，覆盖到每一个涉及档案保密工作的组织和个体单元。需要注意的是，档案保密责任制不仅是一项法律要求和义务，更可作为日常档案保密工作的行动指南，确保信息时代国家安全与利益的实践导向。它要求将法律法规的宏观要求细化为可操作的流程与规范，将责任层层分解，精确到每个岗位与个人，确保在档案的收集、整理、保管、利用等全生命周期中，保密措施得到不折不扣的执行。实践中，档案机构或指定的档案保密负责人可作为档案保密工作的核心，同时与其他管理实体如人事组织、信息技术等部门紧密协作，负责制定、指导和监督执行档案保密政策，共同推进档案保密政策的制定、执行与监督，在协同机制的调节下各方能够适时且有效地传达意愿、行使权力、履行职责，确保档案保密措施渗透到组织的各个方面，形成合力。
2 组织架构设计
针对档案这一特殊对象，档案保密责任制的组织架构与责任主体构建需将保密对象的普遍性和档案的特殊性紧密结合起来。《保密法》第五至七条确立了保密义务的普遍性，尤其强调“国家机关和涉及国家秘密的单位管理本机关和本单位的保密工作”，换言之，涉密机关和单位在保密工作中处于主体位置。由此可推出档案保密责任制的涉及主体——一个立体化、多维度的责任体系对于确保档案保密工作的全面覆盖与深度执行至关重要，这一体系应超越传统界限，将更多的主体要素纳入进来。
多维组织架构确保了档案保密工作的全面性和深入性，具体体现在以下几个关键层面：
（1）党委和政府，居于档案保密责任制的中枢位置，承担宏观层面的规划与监督之重任。党委和政府不仅要对全局保密事业的长远发展进行统筹规划，还直接参与保密机构设置和人员配备，为档案保密工作的组织体系奠定坚实基础。其职责还包括指导并监督保密工作的实施，提供必要的政策导向与支持，确保保密工作的正确方向，进而为档案保密工作的顺利进行提供指引。
（2）保密主管部门，保密工作的直接管理机构，分为国家与地方两级，发挥着制定制度、指导实施与监督执行的桥梁作用。这些部门通过制定适应本行政区域实际情况的保密政策和规范，以及开展定期的检查与评估，确保保密法律法规得到严格执行，也包括对档案保密工作中存在的问题进行及时纠正和处理。
（3）涉密档案存放单位，即档案保密工作执行主体，也是保密责任的直接承载者。这些单位需根据自身业务特性和档案保密需求，细致实施档案保密管理，包括涉密档案的分类保护、流转控制以及涉密人员的管理等，确保档案保密措施融入档案工作的每一个环节。
（4）社会力量，包括非政府组织、行业协会、学术团体及普通公民等。通过参与档案保密知识的普及、提供技术支持、参与监督或提出改进建议等多种方式，为档案保密工作注入社会动能，形成政府与社会联动的保密网络，共同加固档案保密的社会基础，推动形成全民参与的保密文化。
3 构建责任体系的四个阶段
档案保密工作责任体系的构建将以档案保密单位为主体，通过明确、承担、落实与深化四个递进的阶段，从理论构建到实践操作，再到持续优化和自我驱动，环环相扣，确保保密责任在各个层面的有效实施。
3.1 明确责任体系：界定与规范
该阶段为初始阶段，核心任务是基于法律法规要求，结合单位实际情况，聚焦制度与意识两个层面，明确档案保密工作的责任边界、职责范围和具体要求，旨在构建一个清晰的责任体系框架。
首先，需细化档案保密工作的组织结构图，清晰界定各层级、各部门及岗位的保密职责，包括领导决策、管理监督、执行操作等不同层面。其次，制定详细的档案保密工作手册和规章制度，明确涉密档案的分类标准、处理流程、权限管理等，确保每项职责有据可依，各保密主体充分理解自身角色和责任。
3.2 承担责任体系：承诺与认领
明确责任后，仍需通过正式程序让各主体承担起相应的档案保密责任，主要措施包括签订档案保密协议书；举行责任认领会；建立责任公示机制，加强外部监督等。在此阶段，抽象的责任认知将转化为具体的行为承诺，保密主体需主动接纳其被赋予的职责，而不仅仅是对责任的被动接受，更是对档案保密工作责任感的内化，从而在实际行动中完成守密尽责的工作目标，强化档案保密责任的个人化和具体化，形成“我的责任我来担”的担当意识。
3.3 落实责任体系：执行与监督
落实阶段侧重于将责任承诺转化为实际行动与常态监督，建立健全档案保密监督、检查、考核和评估机制，为档案保密责任的落地提供制度保障。与此同时，实施定期的档案保密自查自评，各责任主体对照保密要求进行自我检查，发现问题及时整改。还可以建立保密监督机制，如设立保密审计小组，定期或不定期对档案管理、信息系统安全、人员行为等进行审计与检查。对于未能有效履行档案保密责任的主体，明确问责机制，确保责任追究的程序公正透明，增强制度的约束力。
3.4 深化责任体系：反馈与优化
作为档案保密工作责任体系的高级阶段，该阶段着眼于体系的改进与完善，强调档案保密主体在持续的“明责—担责”循环中不断提升自我要求。建立反馈机制，收集执行过程中遇到的问题、成功的经验和改进建议，定期或根据需要召开保密工作总结会，分析问题根源，探讨优化方案。利用大数据与人工智能等技术手段，对档案保密工作数据进行智能分析，识别风险趋势，预测潜在威胁，为决策提供数据支持。通过不断的反馈循环与优化调整，深化保密意识与实践的相互促进，档案工作者不仅要完成已明确的保密职责，还需主动识别并承担起职责范围内可能未被明确指出的责任空缺，使档案保密成为每位档案工作者的自觉行动，从而形成一套完整的档案保密责任闭环机制。
4 实施路径与保障措施
4.1 上下结合，模式创新
当前档案保密工作主要为自上而下的单向管理模式，一定程度上仍存在责任关系界限模糊、主体责任落实不到位等问题。为了更好地促进档案保密工作的开展，应鼓励自下而上反馈责任落实中的困难和盲区，通过双向沟通不断优化责任分配，消除职责模糊地带。建立跨层级的信息共享和沟通平台，使得自下而上的问题反映和自上而下的指导决策能够快速、准确地传达。通过平台，基层可以及时上报执行中的问题、提出改进建议，上级则能够迅速响应，提供必要的支持和调整策略，形成快速反应机制，提高档案保密工作的灵活性和效率，两种管理模式相融合，进而弥补自上而下管理角度不全的漏洞。
4.2 内外交互，双向循环
首先，持续完善档案保密工作的法规制度，细化责任清单，确保每项保密任务、每个涉密环节都有对应的职责归属，并加强监督检查的频率和深度，确保制度执行到位，形成强有力的外部约束环境。其次，建立反馈和沟通机制，使保密人员能够就保密实践中遇到的问题、建议及时与管理层沟通，管理层也能根据反馈调整策略。最后，加强保密教育培训，不仅传授保密知识技能，更要塑造“保密即安全，保密即责任”的价值观念，将保密意识内化为每个涉密人员的职业操守。这样既能增强保密人员的参与感，又能使制度更加贴合实际，形成内在动力与外部秩序相互促进的良性循环。
4.3 策略目标，动态调整
档案保密责任制不应是一成不变的，应建立在对国家最新保密法律法规和政策导向的深入理解基础上，同时密切关注社会环境的变化和公众对信息安全的新期待，及时吸纳新的法规要求和社会关切，确保档案保密工作的合法性、有效性。此外，随着保密技术的发展和保密需求的多样化，档案保密工作中的任务类型和所需技能也在不断变化。保密主管部门应根据这些变化，适时调整相关人员的角色定位和职责范围，确保每位责任主体都能在最适合其专长的岗位上发挥作用，将相关责任主体对行动过程中的任务安排、角色定位等在不同时段的目标融合进总体计划策略，进而推动档案保密工作开展。
5 结语
本文在《实施条例》和《保密法》双修订的背景下，提出构建档案保密责任制，并对其内涵进行阐释，明确了档案保密责任制建设的组织架构和责任体系等，这对于指导相关涉密档案单位科学构建档案保密责任制，确保其落实到位，提升档案保密工作依法治理水平具有一定意义。
档案保密责任制的现代化探索与实践，是基于法律框架下的精细化管理与持续优化过程，旨在通过全方位、多层次的机制建设，构建一个既分工明确又协同高效的档案保密工作网络，确保国家档案秘密的安全无虞，进而服务于国家安全和利益的大局。
文章收录于：《中国档案学会2024年度学术论文集——档案学基础理论篇》
马管
马管，男，汉族，毕业于中国科学院大学，现就职于湖州学院，研究方向为档案管理与服务、人事档案信息化，发表核心期刊论文2篇。
李少华
李少华，男，汉族，毕业于吉林大学，现就职于常州市中级人民法院，研究方向为保密法、诉讼法。
编辑：兰小妹
