行政处罚文书是行政管理机关针对当事人的违法行为，制作的书面法律文书。行政处罚文书的制作程序和标准，都有着严格的规定和要求，包括措词、内容、格式和规范化等各方面。在日常工作中，各行政机关应严格遵守。
若行政处罚文书存在瑕疵，不仅会使当事人及第三人对行政处罚公正性与合法性产生怀疑，也会使司法行政机关在后续的诉讼程序中处于不利地位。
如某区食药部门在对某公司销售不合格酒水进行处罚过程中，《处罚决定书》中认定的被查处食品名称与调查程序中调查的食品系列名称明显不一致。
虽然该局主张为笔误，但法院认为该局在制作行政处罚文书时存在的明显疏漏，结合其他证据，法院最终撤销了该局的行政处罚（详见（2018）京03行终430号）。为规避上述风险，本文将列举实务中常见的行政处罚文书制作瑕疵及补救措施，以供交流借鉴。
一、违法事实撰写不充分
在行政处罚文书的制作过程中，《行政处罚事先告知书》《听证告知书》《行政处罚决定书》等均会涉及撰写违法事实。不少行政机关都会采用“经查明，XX存在XX违法行为”的表述。但这并不符合《北京市行政处罚案卷标准和评查评分细则》中对违法事实表述的要求。
在撰写违法事实时，要对案件来源、违法事实发生的时间、地点以及违法行为种类和具体表现等进行概括，必要时可以说明对社会的危害后果。一般建议按照事件发生的时间顺序客观、全面、真实地反映案情，并抓住重点，详述主要情节和因果关系，并载明对影响自由裁量的从重或者从轻、减轻处罚等情形。
二、法律适用不准确、说理不充分
依法行政要求行政机关必须依照法律、法规、规章的规定，作出行政行为。行政处罚适用法律错误的，将会面临被撤销或被确认违法的后果。在行政处罚文书制作过程中，从《立案呈批表》一直到《行政处罚决定书》，都需要准确适用法律依据。尤其是《行政处罚事先告知书》《行政处罚决定书》，不仅要求法律适用准确，还要求进行充分说理。
实务中，许多行政处罚文书中只用简单一两句话界定行政相对人行为的法律性质，并列举违法的相关法律条文。该种表述存在说理不充分的瑕疵。行政机关应对被处罚行为定性及其具体危害，以及自由裁量权的运用的正当性理由，均应说明。法律适用说理的不充分使得行政相对人难以认同处罚结果，进而引起后续的复议或诉讼行为，增加司法成本。
三、履行告知义务不清晰
行政处罚过程中，经常需要行政机关履行告知义务，如进行询问、调查取证需要告知相对人执法人员姓名、执法证号，在处罚书中要对救济权利进行告知。如果行政机关没有履行告知义务或告知不清晰，会导致限制当事人权利救济，在复议、诉讼中也会使行政机关处于不利地位。
下面将逐一说明在行政处罚文书中需要履行告知义务的情形：
01告知
在《询问笔录》《现场检查笔录》中，要告知相对人执法人员姓名、执法证号，告知相对人依法享有申请执法人员回避、陈述、申辩的权利。并将上述告知清晰记录于文书中。
02告知
在作出行政处罚前，应制作《行政处罚事先告知书》《听证告知书》（如有），告知当事人拟作出的行政处罚内容及事实、理由、依据，并告知当事人依法享有的陈述、申辩、要求听证等权利。此处需要明确，仅拟作出下列处罚时，才需要进行听证告知：
1．较大数额罚款；
2．没收较大数额违法所得、没收较大价值非法财物；
3．降低资质等级、吊销许可证件；
4．责令停产停业、责令关闭、限制从业；
5．其他较重的行政处罚；
6．法律、法规、规章规定的其他情形。
根据《北京市园林绿化行政处罚自由裁量权适用规则》前款所述的较大数额、较大价值具体是指，对公民的罚款、没收的违法所得以及非法财物的价值在1万元人民币以上，对法人或者其他组织的罚款、没收的违法所得以及非法财物的价值在30万元人民币以上的情形。
03告知
在《行政处罚决定书》中，应准确告知当事人救济途径，不能笼统表述为“向上一级行政机关申请行政复议或向有管辖权的人民法院提起行政诉讼”。行政机关应在写明复议、诉讼期限的同时，还应写明复议机关和管辖法院的准确名称。
四、决定程序表述不明确
对情节复杂或者重大违法行为给予行政处罚，为了保证处罚决定的公正性，除了需要一般的行政程序外，法律还规定了行政机关负责人应当集体讨论决定。但实务中，较少有行政机关作出处罚时会在《行政处罚决定书》中写明该集体讨论程序，更倾向于简化决定书中决定程序部分。
决定程序不明确，会使行政相对人及第三人对行政处罚程序合法性产生怀疑，也会使司法行政机关在后续的诉讼程序中处于不利地位。因此行政机关应严格按照程序规定办理处罚案件，并在相关文书上做好留痕。
五、具体用词不准确
办案人员在书写行政处罚文书时，常出现用词不够规范严谨，出现表述不清，甚至产生歧义的问题。下面列举常见的用词不准确的情形：
01随意简写
例如，在文书中把“XX市园林绿化局”写成了“XX市园林局”；“XX有限公司”写成了“XX公司”均为简写导致的表述不规范，易出现表述不清，甚至产生歧义。
02“涉嫌”“建议”“拟”“决定”的使用
办案人员并不具有案件的最终结果决定权，所以在制作行政处罚文书时应区分“涉嫌”“建议”“拟”“决定”等词。
1．《立案审批表》《询问笔录》中陈述案件来源及违法行为时，因正处于调查过程中，应使用“涉嫌”一词；
2．《案件调查终结处理审批表》中，办案人员只有建议权，并不具有最终决定权。上述文书是以办案人员名义向行政机关提出的处罚意见，因此该类文书使用“建议”一词。
3．《行政处罚事先告知书》《听证通知书》中，相关处罚并非是最终的正式决定，此时只能使用“拟”一词。
4．《行政处罚决定书》是作出的最终处罚决定，必须使用“决定”一词，且不能遗漏。
六、补救措施
根据《中华人民共和国行政处罚法》第七十五条第二款规定，行政机关实施行政处罚应当接受社会监督，行政机关发现有错误的，应当主动改正。在实务中，如果行政机关将行政处罚文书送达行政相对人之后发现存在错误，可以采取下列措施进行补救：
01轻微瑕疵，进行补正
如果发现送达相对人的行政处罚文书中出现文号、编号、字迹、日期等非实质性错误时，行政机关应当进行补正，重新制作并送达处罚决定书给行政相对人。
02实质性错误，应当撤销原处罚决定书
如果发现行政处罚文书中存在适用法律错误；事实不清、证据不足；程序出现错误；管辖权出现错误时，行政机关应当主动撤销行政处罚，重新进行处理。
【南通中院裁判】如何区分行政执法文书中的“错误”和“笔误”？
行政执法人员在制作行政处罚文书时，要重视实体规定适用及程序合法，要认识到行政处罚文书作为反映行政处罚行为的载体，实体正义和程序正义是其最基本的价值。只有严格遵守文书制作规范，才能更好地保障行政相对人权益，避免行政机关在后续的复议、诉讼程序中处于不利地位。
来源：易苍松聊综合执法
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