PDSA 循环
PDSA 循环,全称为Plan-Do-Study-Act 循环(计划-执行-研究-行动循环),是源自质量管理领域的一种持续改进方法,常用于问题解决和流程优化。它涉及规划变革、实施变革、研究结果并根据所学到的知识采取行动。此周期可帮助团队不断完善其流程。
在应用 PDSA 时,问自己三个问题:
我们想要实现什么目标?
我们如何知道更改是一种改进?
我们可以做出哪些改变来带来改进?
PDSA 的起源
PDSA 循环起源于制造和质量控制领域,Walter Shewhart 和 Edward Deming 做出了重大贡献。该术语最初被称为 pdca 循环 (Plan-Do-Check-Act),在 Deming 的影响下演变为 PDSA,以强调研究结果而不仅仅是检查结果的极端重要性。这种演变反映了对质量改进中 pdsa 和 pdca 循环的更广泛理解。
Deming的教法推进了 PDCA 循环的使用,这为我们今天使用的 PDSA 流程奠定了基础。从“检查”到“研究”的转变反映了对从结果中学习和预测未来改进的更深层次的承诺,这与Deming周期保持一致。
PDSA 的关键结构
第 1 阶段:计划Plan
A. 招募团队
组建一个了解问题或改进机会的团队。考虑每个团队成员带来的优势 - 寻找敬业、有远见的员工。
招募团队成员后,确定角色和职责,设置时间表,并制定会议时间表。
B. 起草目标声明
在目标陈述中描述您想要完成的目标。尝试回答以下三个基本问题:
我们想要实现什么目标?
我们如何知道更改是一种改进?
我们可以做出哪些改变来带来改进?
C. 描述当前的环境和过程
头脑风暴
检查您当前的流程。首先向团队提出以下基本问题:
我们现在在做什么?
我们是怎么做到的?
该过程的主要步骤是什么?
谁参与其中?
他们是做什么的?
哪些方面做得好?
哪些方面可以做得更好?
如果进行了 SWOT 分析,可能已经回答了最后两个问题。
尝试工艺流程图
你可能会发现构建工艺流程图对直观地描述流程很有帮助。
一个流程图或至少描述当前的流程是非常有帮助的。如果团队在某个阶段遇到了问题,这可能表明问题正发生在某个具体的步骤上,或者可能是因为制定或执行流程时,关键的相关人员没有参与讨论,从而导致某些步骤被遗漏。
收集更多详细信息
当一般结构完成后,可以通过以下问题获取更多有用的信息:
当前流程需要多长时间完成?每个步骤分别需要多久?
当前的流程是否存在执行方式的差异?
D. 描述问题
使用目标声明
根据第 B 步中创建的目标声明,明确陈述你的预期成果,并利用数据和信息衡量你的组织在多大程度上实现/未实现这些成果。
例如:如果你的目标是最大化员工的工作生活质量,可以通过调查员工对工作压力源的看法找到相关证据。
撰写问题陈述
通过撰写问题陈述,清晰总结团队对问题的共识。
如果团队发现了多个问题,可以对问题进行优先级排序。
还可以为所选问题提供理由和依据。
E. 确定原因和备选方案
分析问题的原因
针对问题陈述中描述的问题,运用工具(如控制图、鱼骨图和工作流程图(例如流程图、泳道图))来分析问题的原因。
在原因分析的最后,应该总结并描述根本原因,并说明其依据和理由。
审视流程时,可以问以下问题:
这个流程高效吗?其成本(包括金钱、时间或其他资源)如何?
我们是否以正确的方式完成了正确的步骤?
是否有其他人以不同的方式完成了相同的流程?
制定备选方案
尝试通过完成以下句子来缓解问题的根本原因:
“如果我们做了__________,那么__________就会发生。”
选择一个(或几个)你认为最有可能帮助实现目标并最大化资源利用的备选方案。
制定行动计划,包括所需的人员/资源以及时间表。尝试考虑在实施行动计划时可能遇到的风险。
阶段 2:执行 do
开始实施你的行动计划。在实施过程中收集数据,以帮助在第三阶段中评估你的计划。
团队可能会发现使用检查表、流程图、泳道图或运行图来捕获实时或长期数据是有帮助的。
同时记录问题、意外效果和一般观察结果。
阶段 3:研究 study
根据第一阶段中草拟的目标声明以及第二阶中收集的数据,确定:
你的计划是否带来了改进?改进的幅度有多大?
采取的行动是否值得投入?
是否可以观察到趋势?
是否存在意外的副作用?
你可以使用各种工具来可视化审查和评估改进,例如帕累托图、控制图或运行图。
阶段 4:行动 act
反思计划和结果
如果团队认为计划成功,则应将改进标准化并开始常规使用。经过一段时间后,返回第一阶段(Plan),重新检查流程以发现进一步改进的空间。
如果团队认为另一种方法可能会更成功,则返回第一阶段(Plan),制定一个新的、不同的计划以寻求成功。
PDSA 循环是一个持续进行的过程,组织在不断将 PDSA 融入规划时会变得更加高效。
庆祝改进和经验教训
向内部和外部客户传达成果。
采取措施巩固成果并维持成就。
制定长期计划以进行额外的改进。
在需要时进行迭代的 PDSA 循环。
PDSA 流程图
https://www.health.state.mn.us/communities/practice/resources/phqitoolbox/pdsa.html 参考网站,里面信息更全面,推荐进一步学习
https://www.dchft.nhs.uk/wp-content/uploads/2022/07/QSIR-Plan-Do-Study-Act.pdf
应用场景
Happy
Chinese New Year