还记得疫情期间，我们每天泡在虚拟线上会议里的日子吗？
如今，许多员工重返办公室，但虚拟会议却依然盛行。然而，低效会议仍然是许多职场人的困扰，因为他们浪费时间、降低效率，甚至影响员工士气。
新冠疫情改变了人们的工作方式，更对我们的会议模式产生了深远影响。即使在许多员工重返办公室后，虚拟会议仍然是许多组织的重要沟通方式。近日，一项对来自11个组织的4000万场虚拟会议的分析发现，一些疫情期间形成的会议习惯正在延续，并揭示了一些与员工参与度、摄像头使用率和员工留存率相关的重要趋势。
超负荷的会议让许多知识工作者苦不堪言。据微软的最新研究，低效会议是阻碍生产力的头号杀手，68% 的员工表示工作日难以获得足够的时间专注工作。此外，研究表明多达三分之一的会议可能毫无必要。低效会议不仅影响工作效率和投入度，据估计每年会造成数千亿美元的损失。
然而，疫情之前，低效会议问题就已存在，而突然转向虚拟协作无疑加剧了这一问题。不过，虚拟协作也带来了意外收获：产生了宝贵的数据。海量的数据蕴含着有关生产力、投入度甚至是员工留存率的深刻见解，可用于改善协作的方方面面。基于数据，虚拟会议如同“照妖镜”一般，可以非常清楚的看到低效会议的表现。而对于寻求提升会议文化的组织而言，协作数据是一座亟待挖掘的金矿。
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当今会议的新常态：
数据透视下的会议类型与效率
1对1 会议：仅有两名参与者的会议 小型会议：3-15 人的会议 大型会议：16 人以上的会议
当今会议的新常态：
重返办公室并未减少虚拟会议的使用
这项分析涵盖的是多数组织在过去二到三年间都实施了大规模的重返办公室政策。研究者原本预期虚拟会议的使用量会下降，但事实并非如此。2021 年，员工平均每周参加 8.3 场会议，到 2022 年增加到 10.32 场。2023 年略微下降至 10.1 场，这主要是由于 1对1 会议减少所致 ( 当所有人都能在办公室见面时，1对1 会议更容易被面对面交流所取代)。
当今会议的新常态：
小型会议的“未参会率”升高
除了会议数量之外，协作数据还可以衡量虚拟会议平台功能的使用频率，例如参会者打开摄像头、麦克风和启用录制功能的次数。其中一个重要指标是“未参会率”，即参会者全程保持静音的比例。在大规模会议中，保持静音可以避免打断发言和减少背景噪音，但对于小型会议而言，高企的未参会率往往意味着该会议可能可以用一封电子邮件替代。
在 2023 年，小型会议的未参会率达到了 7.2%，而 2022 年仅为 4.8%。需要注意的是，由于统计方法的限制，实际的未参会率可能更高。例如，如果某位参会者在会议伊始打了招呼但随后全程静音，则不会被计入未参会者名单。
“未参会率”不仅是衡量小型会议参与度的一项指标，同时也是量化低效会议时间成本的独特方法。未参会率的上升进一步佐证了不必要会议成本增加的趋势。假设一家机构的平均员工薪酬为 50 美元/小时，员工人数约为 40,000 人，那么在 2022 年，员工在未参会的会议上花费的成本就达到了惊人的 1020 万美元。而到了 2023 年，这一数字更是上升到了 1910 万美元。
当今会议的新常态：
参会者打开视频率下降
在大多数会议中，参会者可以选择打开摄像头进行视频通话。开启摄像头通常被认为有利于提升沟通质量，并且也是许多管理者的期望。然而，频繁使用摄像头与参会者疲劳感和其他负面影响也存在关联。与 2022 年相比，2023 年各类会议的摄像头开启率均略有下降。对比我们之前在 2022 年进行的类似分析，当时摄像头开启率呈现了三年内小幅上升的趋势。尽管最近的下降幅度仅几个百分点，但却是该指标首次出现下滑的迹象。
当今会议的新常态：
摄像头使用率、未参会率与员工留存率之间的关联
摄像头开启率和未参会率都与员工留存率之间存在显著的关联。在小型会议中，即将离职的员工 ( 流失组 ) 开启摄像头的比例仅为 18.4%，而选择留任的员工 ( 保留组 ) 开启摄像头的比例则高达 32.5%。
同样，流失组的未参会率也明显高于保留组。流失组的未参会率为 9.6%，而保留组的未参会率仅为 7.1%。
值得注意的是，这些关联性并不意味着因果关系，研究者建议不要对个人行为做出武断的推论 ( 例如，“李明很少打开摄像头，他可能即将离职” )。但是，当数据量达到一定规模时，这些关联性就变得不容忽视。
尽管数据本身无法解释这些关联背后的原因，但近期有关会议模式和员工投入度的研究或许能提供一些线索。一项研究表明，高度投入的员工在参加虚拟会议后感受到的疲惫感更少，而投入度较低的员工则更容易感到疲惫。如果开启摄像头带来的疲劳感和负面影响对投入度较低的员工影响更大，而投入度较低的员工离职风险也更高，那么这或许就能解释为何这两组员工在会议行为上的差异。
利用数据改善会议：
打造高效协作的新时代
除了分析数据之外，研究者还与一小部分公司密切合作，共同定义和实施数据在实践层面的应用。在与组织领导者进行了多轮讨论之后，他们回顾了公司协作数据中的见解、基准和更广泛的趋势，并总结了一些关键要点，或许可以帮助企业管理者在自己的组织中加以实施。
利用数据改善会议：
将会议文化视为公司文化的重要组成部分
这一点对于混合型和远程团队尤其重要，因为他们大部分的互动都通过线上会议平台进行。和公司文化一样，您需要定义您所期望的“会议文化”，例如确定最佳实践、角色和职责。这还可以涵盖“何时不应开会”的期望，例如安排专注时间和无会议日。
利用数据改善会议：
识别关键人物并为他们提供支持
主持高效会议是一项技能，可以像任何技能一样培养和加强。幸运的是，根据研究分析，54% 的会议仅由 10% 的员工主持。这些 “关键用户” 对会议文化影响巨大，奠定了公司大部分会议的基调。一旦您定义了最佳实践和改进领域，针对该群体的培训可以使这些益处惠及整个公司。
利用数据改善会议：
利用数据验证并迭代
一旦确定了改进领域，请利用协作数据来监控进度并根据需要进行迭代。例如，如果某个特定部门的未参会率特别高，您可以监控随着部门内培训的展开，该数字如何变化。麦肯锡发布了一个案例研究，展示了 Netflix 如何实施类似步骤来提高会议效率。他们将会议数量减少了惊人的 65%，其中超过 85% 的员工赞成这种做法。
利用数据改善会议：
尊重隐私
在与组织讨论协作数据时，隐私问题经常被提及，这也是合情合理的。您不希望员工担心他们的老板是否在监控他们在每次会议中是否打开了摄像头。这种想法可能会增加员工的焦虑感，并削弱团队绩效所必需的心理安全感。值得一提的是，这里概述的步骤并不意味着逐个员工进行跟踪或监控，而是使用匿名数据识别可操作的趋势。与 Netflix 的例子类似，如果操作得当，结果将同样受到高层管理人员 ( 效率和生产力的提升 ) 和员工 ( 更少的无意义会议 ) 的欢迎。
利用数据改善会议：
为高管层提供数据可见性
许多组织已经拥有强大的商业智能 (BI) 工具来监控公司健康状况和绩效。建议将协作数据整合到 BI 套件中，并选择关键绩效指标 (KPI) 纳入执行仪表板。例如，可以汇总经理 1:1 会议数据，确保员工获得足够的上司指导。
一些组织实施了数据驱动型会议文化政策，例如确保每个会议都有明确目的，并赋予员工拒绝或提前离开会议的权力。这些措施显著提高了会议效率，例如缩短会议时间和提高摄像头使用率。
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翻译与参考原文：
Hybrid Work Has Changed Meetings Forever . by Mike Tolliver and Jonathan Sass
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