一、合同签订的注意事项

（一）所有合同应当按规定履行审批程序后方可正式签订；企业所有合同均应以企业的名义对外签订，不得以部门、岗位的名义对外签订。

（二）合同应当由法定代表人或授权代理人签署。

（三）业务部门应审查对方签署合同人员的资格。非法定代表人签署合同，须要求其出具法定代表人授权委托书，并确认其在授权范围和有效期限内签约。

（四）委托招标代理机构进行招标的，应当与被委托的招标代理机构签订书面合同，合同约定的收费标准应当符合国家有关规定。

（五）经过招投标程序的，应当自中标通知书发出之日起三十日内签订书面合同。合同的标的、价款、质量、履行期限等主要条款应当与招标文件和中标人的投标文件内容一致。

（六）合同需要审批、公证、鉴证、备案的，业务部门需向有关部门申请办理。

（七）合同正本应保留必要的份数，一般而言，除业务部门自行保留正本外，各参与审查的部门最好都保留一份副本或者扫描件。

（八）合同签订的几个禁忌事项：

1.未签订合同就付诸实施，事后补签合同；

2.与不具备合法主体资格的当事人订立合同；

3.经过评审流程后，人员或部门擅自在签订前放弃合同权利，签订与评审后版本不同的合同；

4.未签订相关履行协议的情况下向合同相对人以外的第三人履行合同条款。

（九）签署合同时，合同双方均应在合同文本上签字盖章，同时应签署合同的签订时间。合同相对方因故而未签字盖章的，应及时收回全部合同文本并予以及时、彻底地销毁。

（十）对外签订合同一般应当加盖合同专用章，特殊情况下可加盖企业公章。

二、合同用章的注意事项

（一）对外签订合同使用印章，应按程序报具有相应职权的领导批准，一般由综合部门受理用印申请。未履行审批程序，不得使用印章对外签订合同。

（二）签订合同必须双方盖章，并由双方法定代表人或授权代理人在合同文本上签字或加盖正式签章。合同文本超过一页的，双方必须加盖骑缝章。

（三）注意不能出具盖章的空白合同书，不能出具与签订合同相关但授权委托代理事项和权限不明的授权委托书。

（四）合同印章应当安排专人管理。所有用章均需经办人签字登记并建立登记台账。

一、合同的履行与监督

（一）合同依法签订后，相关部门应积极行使合同权利，切实履行合同义务，并督促合同相对方履行其义务。

（二）业务部门一般要负责：

1.对合同履行情况进行具体跟踪管理和监督。

2.在合同履行中应注意保留或索取我方已履行合同义务及对方违反合同义务的书面证据。对到期合同债权应当及时行使追索权并保留书面证据，确保合同债权不超过诉讼时效。

3.合同履行过程中，如发现对方履行中存在质量、数量、价格、交货日期、付款日期等不符合合同约定的情形，应及时向对方提出书面异议，并积极与对方协商解决。

4.合同履行过程中，发现合同约定与实际履行情况相比约定过于简单而不明确，双方在理解方面存在分歧，应及时通过沟通予以澄清，分歧难以通过沟通解决的，应向上报告，重新通过合同谈判另行起草、审查和签订补充协议。

（三）财务部门负责根据业务部门发起的申请，根据合同约定对外付款。遇有下列情况之一，除经过必要的审批程序外，财务部门一般不得对外付款：

（一）应订立书面合同而未订立书面合同；

（二）合同未加盖合同专用章或企业公章；

（三）合同未正式生效；

（四）违反合同约定的时间提前支付；

（五）违反合同约定的支付方式；

（六）合同发生重大争议，企业领导通知中止或终止付款；

（七）其它需要中止或终止付款的情况。

二、合同纠纷的处理

（一）合同履行中，如遇下列情形之一，应立即向上级作出书面报告，并同时通知法务部门：

1.已经产生经济损失或发生争议的；

2.变更、中止或解除合同，给企业造成或可能造成

经济损失，或严重影响企业声誉的；

3.出现违约情形，或合同无法继续履行的其他情形；

4.对方直接向企业索赔，或通过仲裁、诉讼等方式向企业索赔。

（二）合同在履行过程中发生纠纷，应首先协商解决。协商不成的，依合同约定或法律规定处理。

（三）合同纠纷处理并执行完毕，业务部门应及时将有关材料汇总，交综合部门归档。

三、合同的中止

（一）在特定情况下，注意及时中止履行：

1.行使不安抗辩权的情形：在合同履行的过程中，若我方为先履行义务的当事人，有确切证据证明对方有下列情形之一的，可以中止履行，但应当立即向上级报告，并及时通知或与对方沟通：

1.经营状况严重恶化；

2.转移财产、抽逃资金；

3.丧失商业信誉；

4.有丧失或可能丧失履行债务能力的其他情形。

2.不可抗力或情势变迁的情形：在合同履行中，因不可归于双方当事人的原因，致合同履行环境发生当事人预料不到的重大变化，合同暂时无法继续履行。

（三）在中止依据的情形消失时，注意及时恢复履行：

1.行使不安抗辩权的情形消失：对方提供适当担保时，应当恢复履行。中止履行后，对方在合理期限内未恢复履行能力并且未提供适当担保的，我方可以解除合同。

2.不可抗力或情势变迁的情形：合同履行环境恢复后，立即与对方协商，使合同恢复正常履行。若合同履行环境长期无法恢复，导致合同丧失继续履行可能性或必要性，应向上级报告，及时与对方协商解除合同。

四、合同的变更和解除

（一）合同在履行过程中，情况发生变化，继续履行合同可能损害我方利益时，业务部门应当立即向上级报告。法律规定或合同约定可以变更、解除合同的，应当变更、解除合同。

（二）变更、解除合同的，业务部门应及时上报审批，审批权限和程序，与原合同签订的审批权限和程序相同。

（三）需要变更、解除合同的，业务部门应在法律规定或合同约定的条件下，书面通知对方当事人，要求对方在限期内作出答复，并在合理期限内与对方当事人进行协商。

（四）业务部门收到对方变更或解除合同的通知后，应立即向上级报告。业务部门应注意在有效期限内对对方要求变更或解除合同的通知作出书面答复。

（五）任何涉及变更、解除合同的书面通知或答复，应经过法务部或者法律顾问审查后方可发出。

（六）合同的变更、解除应注意以下事项：

1.合同主体变更，应征得合同各方的同意；

2.有担保条款的合同变更，应征得原担保人的书面

同意；

3.经上级主管机关批准的合同，变更、解除协议应

报原批准机关批准；

4.经公证、鉴证的合同，变更、解除协议应按规定

完成相关手续；

5.法律有特别规定的，应依特别规定办理。

一、企业各部门应对本部门经办的合同建立台账，对合同台账的准确性、时效性及完整性负责。合同台账应记载：合同编号、合同名称、合同相对方、合同标的、签约日期、经办人员、归档日期等事项。

二、合同履行完毕后，合同业务部门应将合同履行中有关的往来文书、信函、会议纪要等其他各种相关凭证的原件或复印件及时向综合部补充归档。

三、合同业务部门应本着分类有序、便于查找的原则对合同资料进行归档，并将完整的合同资料档案及归档清单移交综合部归档。

四、综合部对合同资料的借阅情况进行专项记录，详细记录合同资料的借阅、复印、扫描时间、人员、份数等事项。

五、合同档案信息属于企业商业秘密，各部门应保护企业合同信息不外泄，非经企业领导审批不得对外提供。

一、一般而言，应由法务部、综合部门等部门定期或不定期组织对业务部门的合同管理情况；分管合同管理的上级部门或者领导对下级部门的合同管理情况进行监督、检查和考核。

二、应由负责人力资源管理的部门制定相应人事考核和奖惩规则，对违反合同管理制度给企业造成不良影响或经济损失的，依照规定给与相应人事处理或者纪律处分。