诊断和解决职场的沟通失误

文摘职场 2024-04-26 13:01 上海

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5秒导读

沟通失误与误解的区别

工作场所沟通失误的5个常见例子

*指示或期望不明确 *未考虑语气或非语言提示（或其缺失） *语言障碍与文化差异 *技术和沟通工具使用不当 *倾听能力差与选择性注意力

如何处理工作中的沟通失误

*提供清晰的沟通 *为受众调整沟通方式 *解决冲突和误解 *教授良好的沟通

全脑^®思维如何减少工作场所沟通失误

沟通从您开始

图片来源：赫曼国际

诊断和解决职场的沟通失误

作者：赫曼国际

很少有人醒来后决定在工作中制造混乱或冲突。然而，这些仍然是组织和团队内部持续存在的挑战。最大的原因之一是职场的沟通失误，这不需要恶意，尽管每个人都尽了最大努力，但这种情况还是经常发生。

您可以想象任何数量的场景。这里有一个：一位领导在下午2点发送一封关于一次重要会议的电子邮件。然而，他在美中时区，而公司的大部分都在美东，所以对大多数员工来说，他的下午2点实际上是下午3点。这封电子邮件提到了应该参加的“产品团队”，但该公司有多个产品团队。最后，这位领导人试图分享议程，但措辞不清晰、混乱，并且包含断开的超链接，导致沮丧和困惑的收件人多次回复。

这只是沟通失误如何阻碍我们的工作、导致错误并在职场造成冲突的一个例子。这种沟通失误造成了损失：根据Grammarly Business和The Harris Poll的一项调查，84%的领导者认为“生产力下降、错过最后期限和成本增加是前三大”缺点。同一项调查指出，68%的受访者因沟通失误而损失了至少1万美元的客户业务。

沟通是一个永无止境的过程，但几乎每个人都可以进步。了解更多关于沟通失误如何在职场表现以及如何预防和解决的信息。我们还将展示全脑^®思维如何帮助员工更好地理解彼此的想法，从而更好地理解对方的沟通。

沟通失误与误解的区别

任何交流都有两个部分——发送者试图交流什么，接收者如何解释或理解该消息。术语“沟通失误”和“误解”经常互换使用，并且是相关的。但它们并不相同。

沟通失误是指沟通者未能正确、清晰、准确地传达其预期信息。发送者的意图并没有很好地传达给接收者。

当接收者误解或误解信息时，就会产生误解。这可能是由于缺乏上下文、用户错误或其他因素导致对预期含义的理解缺失、不完整或不正确。

两者都很重要，但它们代表了话语的不同方面。最重要的是，当您沟通不畅时，您肯定会产生误解。

工作场所沟通失误的5个常见例子

虽然我们无法控制人们如何接收和解释我们的沟通，但我们可以尽最大努力使用正确的工具和背景进行有效沟通。识别沟通故障是找到解决方案的第一步。以下是工作中沟通失误的几个例子。

指示或期望不明确

不清晰的语言或模糊的指示可能会导致沟通错误，因为发送者不清楚这个人应该做什么、他们应该如何做、甚至不清楚他们应该达到什么结果。缺乏具体性或指导会增加员工不了解如何应对的可能性，从而导致错误、延误和其他负面业务结果。

请记住，“清晰”的指示对不同的人来说可能意味着不同的事情。简单地告诉一位经验丰富的销售人员评估并展望一个新的机会就足够了。通过多年的经验，他们知道该做什么以及如何做。然而，新员工可能不知道如何开始，使用什么工具或方法，甚至不知道他们应该评估什么。

未考虑语气或非语言提示（或其缺失）

一个人说话的方式和他们所说的一样重要。例如，交叉双臂、皱着眉头、用严厉的语气告诉员工“你怎么回事？”传达的信息与朋友嘲笑另一个朋友的轶事并说“你怎么回事？”截然不同。

例如，改善电子邮件沟通的最简单方法之一是意识到文字不会传达语调或非语言暗示。人们很容易低估通过面部表情、肢体语言或语调以非语言方式传达的信息。

例如，您可能会在走廊里用一句随意的“嘿”问候一位同事，然后开始交谈。几乎可以肯定的是，您不会在谈话结束时说“Best,”，然后说出您的名字。但是，如果您在没有介绍的情况下开始一封电子邮件，而在没有签字的情况下结束它，您会传达出一种严厉的、非个人的语气，这可能会极大地影响别人对您信息的看法。

语言障碍与文化差异

多元化团队在许多方面表现更好，包括他们跨语言、跨文化沟通的能力，以及不同的思维和处理问题的方式。同样，在客户互动过程中、文化上周到的沟通也至关重要。

当跨语言或跨文化交流时，习语是造成沟通失误的常见原因。使用棒球比喻，如“试图打出单打而不是全垒打”，可以很快向美国观众传达这一点，但这些短语在法国可能不太受欢迎。同样，有些人可能会使用一个无伤大雅的短语，却没有意识到在另一种文化中这是一个俚语，意思是非常不同的，可能具有冒犯性的东西。

语气和拘谨也是沟通可能出错的地方。例如，许多语言都有正式和非正式的代词，关于握手的文化规范可能会有所不同。

技术和沟通工具使用不当

电子邮件、聊天平台或项目管理软件等沟通工具的不当或低效使用可能会导致沟通失误。例如，如果协议规定在紧急情况下使用电话，那么在紧急情况期间向员工发送电子邮件或聊天信息可能会适得其反。

对技术特征或功能不熟悉可能会导致信息被误解或忽视。例如，如果您未能在项目管理系统中绘制活动图表，包括关闭已完成的任务，您可能会无意中告知项目已暂停，而没有为下一个任务做好准备。

倾听能力差与选择性注意力

在会议或谈话中注意力不集中会导致沟通失误。当一个人不积极倾听他人的意见并与他人互动时，他们更容易误解或错过信息，从而损害沟通质量。

此外，这种注意力不集中或选择性注意力加剧了当一个人就此事进行沟通时，他们很可能会犯错误或排除本应更早吸收的关键信息。

如何处理工作中的沟通失误

避免工作中沟通失误的最简单方法是在沟通中更加深思熟虑。但没有人是完美的，沟通失误是必然发生的。以下是一些减少和克服沟通挑战的想法。

提供清晰的沟通

语言要具体简洁，同时还要用恰当的语境彻底解释自己。含糊或模棱两可的术语会导致误解和混淆。尽可能避免使用收件人不一定熟悉的行话或技术术语。

清晰对于提供说明和设定绩效预期至关重要。在提供指导时，要直接说明应该做什么以及为什么要做。将复杂的任务分解成更小的、可管理的步骤，以便于理解。

在设定期望值时，要直接了解预期结果。例如，不要粉饰或谈论目标，而是提供内容和背景信息。

沟通是一种双向活动，因此在检查理解情况时，清晰度也很有用。同时，寻求反馈是一种积极的沟通方式，可以让您衡量自己的效率并提高。

为受众调整沟通方式

无论您是在与同事沟通还是开展营销活动，都要注意可能影响沟通的文化差异和语言障碍。例如，当用习得的语言与某人交流时，使用清晰简单的语言，避免不必要的复杂句子结构、行话和习语。考虑使用视觉辅助工具或其他形式的非语言交流来增进理解。

在跨受众交流时，包容性语言至关重要。尊重和重视不同的观点、经验和思维方式。避免基于刻板印象或先入为主的观念对他人进行假设。这延伸到尽可能使用中性语言，避免使用可能排斥或边缘化某些群体的语言。通过使用包容性语言，您可以培养包容性文化，并创造一个欢迎各种形式多样性的空间，包括认知多样性。

另一种思维方式是您使用的沟通渠道，尤其是内部沟通。您的沟通策略应该适应这种方法，无论是面对面交谈、电话、官方书面文件还是其他任何方式。

解决冲突和误解

当出现冲突或误解时，有效的沟通变得更加重要。当然，当您有一种健康的心理安全文化，团队成员可以放心地公开表达担忧和解决纠纷时，解决冲突会更容易。

要想通过有效的沟通解决冲突和误解，首先要养成积极倾听、表现出同理心和验证他人感受的习惯。当您的员工感觉被听到和看到时，他们会更容易接受您的后续沟通，而不太可能误解它

在某些情况下，冲突可能持续存在或变得更加复杂，需要额外干预。如果仅靠公开对话无法解决冲突，可以考虑寻求调解或让中立的第三方参与，无论是正式的还是非正式的。良好沟通的一个被低估的组成部分是知道何时需要额外的视角。

教授良好的沟通

良好的沟通技巧是可以学习和教授的。将每次互动视为一次机会，练习您所知道的，通过观察和反馈学习，并将所学应用于未来的沟通。

在组织层面，正式的沟通培训和研讨会对于帮助员工更深入地挖掘情境沟通、商业规范、非语言沟通、冲突解决等主题非常有价值。这些培训机会有助于员工了解自己的言行对他人的影响。

全脑^®思维如何减少工作场所沟通失误

全脑^®思维是一种强大的方法，可以帮助个人和团队了解自己和他人的思维偏好。这种理解有助于人们接受不同的方法，并利用它们进行更好的沟通、思维和结果。

全脑^®模型基于四个象限，每个象限代表不同的思维偏好：

左上角蓝色A象限专门从事逻辑、分析、定量、基于事实的思维。
左下角绿色B象限专注于细节，专门用于规划、组织和排列信息。
右下角红色C象限优先考虑情绪以及人际关系、情绪和动觉方面的情况。
右上角黄色D象限综合和整合信息，思维更直观、更全面。

虽然每个人都可能更喜欢使用一种或多种思维方式，但我们都有能力和机会每天使用这四种思维方式。没有哪个象限或象限的组合比另一个更好或更差。

以下是几个例子，说明如何在与对特定象限有强烈偏好的人交流时防止沟通失误，请记住，大多数人都有强烈或回避的偏好。

分析思维（蓝色象限）：考虑提供有事实和数据支持的简明信息。避免以模糊或模棱两可的方式提供信息，尤其是在与可衡量的结果或目标无关的情况下。
实用思维（绿色象限）：在给出方向或制定议程时，考虑一下那些在组织、明确步骤和流程中茁壮成长的实用Thinker。确保您在步骤、时间表和预期结果方面毫不含糊且连贯一致。
关系思维（红色象限）：业务沟通通常必须关注数字、任务和可交付成果，但永远不要忘记人们站在您信息的另一边。关系Thinker把这一点内化，因为他们特别强调工作中的情感和人际方面。您说话的方式和您说的内容一样重要。
创新思维（黄色象限）：沟通可以激励和释放人们去发现伟大的事物。记住这一点，与您的黄色Thinker在一起，他们渴望跳出框架思维，富有创造力。对探索新的可能性和适应变化持开放态度。