时间,地点,谁组织,参加单位及人员,评审最终给出的结论性说法,按说这是一个范式化的东西,但每一次开会,大家却都讨论地津津有味,仿佛里面有万众风情一般。
其实,评审结论无非几种情形:
1、符合要求,达到预期,可以开展后续工作;
2、基本符合要求和达到预期,但需要补充相应工作,完善报告;但一般给出的是评审予以通过的结论,只是评审组组长在对相应工作完成情况确认后再在最终的评审结论上签字【这是一种认真负责的情形,你可没有见过一些报告写的是潦潦草草,相关事项语焉不详,一些重要的个别点工作有遗漏,此时给出通过的结论,足以表明组长和评审组心中对工作究竟有多热爱,又是多么地想帮你】;
3、基本符合要求,有遗留工作,待遗留工作完成后,可以保证后续工作无虞【这其实是比较难的,实际情形即便是有遗留,一般也不会写进来,这个反而为非紧急遗留工作的完成埋下了隐患,因为是非紧急却是重要的遗留,容易被遗忘而最终演化为管理类的问题】;
4、不满足要求,关键环节不闭环/方案行不通等,评审不予通过【这个也比较少见,因为如果差的比较多,也不会上会;再有就是会不自觉地演变为第2种、第3种情形】。
而针对这4种情形,单从结论而言应该是程式化的内容,只需要根据不同类型的评审事先拟定好即可。
除了评审结论本身会纠结和措辞之外,另外其实需要反复确认的却是参会单位的名称,一般会有全称、简称以及对外公开称呼等相关的环节,对于上一层级尽量不要写简称,本层级可以写成大家都比较熟知的简称,如xx集团1所、2所 。
因为评审结论中会附评审组名单,这里就需要关注评审结论正文中参会单位与评审组名单中的一致性,这里主要是规避保密单位的简称与正式对外公开名称同时出现的情形。
全称一定要全,如中国航天科技集团有限公司,可以写成航天科技集团有限公司,但一定不能写成“航天科技集团公司”“航天科技集团”;如*装99基地,就不能写成“99”基地。
此外就是有隶属关系的在后面以顿号隔开,与其他没有隶属关系的单位中间以逗号隔开。
关于各个单位的排名,用户和上级机关排在前面,这其中真正的用户要排在比较靠前的位置,业内根据自己惯例排序即可。
一开始会写谁来组织此次评审的说法,也会有上级与几联合组织的情形,再复杂一些就是用户方组织的,这个一定要符合相关要求的规定。
而所有这些,都是可以在事前做足工作并确认完备的,而不需要在评审会上占用大家的宝贵时间。
在评审结论中,有一个一直以来就被忽视的环节,其实就是评审意见的记录汇总和闭环,记录现在做得比较好,一般都会拉一个电子表格,逐项记录意见和建议。
不太好的就是整合以及真正落在纸面上的,几乎没有,而实际上很多评审讨论是比较深入的,有不少的意见,但为什么不落在纸面上,因为要闭环。
毋庸讳言,专家提的未必都对,至少未必契合你的项目、产品和工况,所以认真负责的是沟通和确认,但我们很多时候的现状则是好好好是是是,一个耳朵进,一个耳朵出,这是最不可取的。
对于专家意见的闭环和追踪,是被评方和评审组织方的主责,但评审完成后,一旦给了结论,就没有人在乎了。
其实真正应该纠结的是:
①能不能给出评审结论,给出四类中的那一种;
②遗留待办的记录和闭环;
③意见和建议的记录、整合、汇总以及闭环。
PS1:少一些关于结论的讨论,多一些关于问题的陈述和要求,形成整改的计划……
PS2:给不出结论的,就开成讨论会,一样可以有真正的收获……
PS3:事先的沟通很关键……