太和县位于安徽省西北部，是全省第二批农村土地承包经营权确权登记颁证工作试点县之一。2014年10月至2016年底，全县基本完成确权工作，2017年，确权档案全部移交进馆并开展全文数字化。太和县档案局、馆主动融入确权工作中，依托数字档案馆系统，规范档案管理，切实做好确权档案的“收、管、存、用”。全县31个乡镇和1个省级经济开发区共294个村（居）委会3698个村民组33.93万余户进行了确权颁证，占应确权户数的100%，完成确权面积180.23万亩，实测地块100.39万块，实测承包地面积178.98万亩，颁证率达100%，省、市两级验收均为优秀。全县确权档案34万卷已全部接收进馆，使用密集架22列，约占馆藏总面积的5.5%；开展数字化扫描645万页，建立目录级数据库34万条，存储容量6TB。
强化举措，全过程把控确权档案收管存用
一是周密部署，把好规范开展“机制关”。县委、县政府高度重视确权档案工作，将县档案局、馆纳入县农村土地承包经营权确权登记颁证试点工作领导小组，参与确权档案的形成、收集、整理、移交全过程。编制确权档案工作手册，制定示范文本，统一档案业务标准；组织乡村档案员集中培训，采取“现场讲解+进村巡回”方式，规范业务流程；通过入户核实、签字确认，落实地块、面积、合同、证书“四到户、四相符”，做到“确实权、颁铁证”，确保确权档案齐全完整、真实可靠。
二是严格标准，把好移交接收“质量关”。2016年底，县档案局、馆，县农委，县国土局，县财政局抽调人员组成验收组，对全县确权档案进行验收，确保文件材料收集齐全、整理有序，验收通过后移交乡镇综合档案室。2017年6月，县确权办、县档案局联合印发《关于开展农村土地承包经营权确权登记颁证档案验收工作的通知》《关于向县档案馆移交土地承包经营权确权登记颁证档案的通知》，县档案局、馆组织人员进行检查，合格后办理档案移交手续，正式移交县档案馆集中统一管理。
三是精细流程，把好数字化“监督关”。2017年初，以县农委为业主单位、财政资金保障、预算200万元的确权档案数字化加工服务采购项目挂网招标，包括县确权农户档案、确权管理档案、颁证汇总档案等。县档案局、馆负责项目的业务、技术指导，与县确权办联合做好项目监管，同时引入档案数字化监理公司，对项目进行实时跟踪、过程监督，确保项目质效。该项目于2017年9月正式开始实施，2018年10月基本完工，2019年初完成验收。
四是智慧互联，把好保管保护“安全关”。2019年县档案馆尚未搬迁新馆，库区近乎饱和，无法接收新增档案。经协商，暂借县二职高未启用教学楼的两间教室作为临时库房，并配备防盗门窗、视频监控和电子门禁，安排保安定时巡逻检查，县档案局、馆和县确权办专人负责，每天查看视频监控，定期赴临时库房进行巡查，确保确权档案实体安全。2020年初，县档案馆新馆建成，建筑面积8734平方米，其中库房面积3000平方米，设置9间标准化库房，全部配置智能密集架，配备恒温恒湿空调、自动门禁、自动消防等现代化设施设备。同年，确权档案经过绝氧消毒杀虫工作后有序向新馆库房转移，上架前，统一编制粘贴档案条形码、电子标签。智慧库房通过密集架层架标签、盒内电子标签、档案条形码“三级定位”，精准识别实体档案的编目信息、位置信息、借阅状态等，实现操作远程化、管理信息化，做到盘点有措施、安全有保障。
五是搭建平台，把好服务利用“便捷关”。县档案馆作为“全国示范数字档案馆”，应用人工智能技术，实现查档自动登记，主动推荐档案资源，对已经全文数字化的确权档案进行文字识别、图像识别，建立目录索引，提高档案查全率、查准率。通过在县政务云平台搭建馆室互联系统，实现太和县域内镇村档案室和档案馆互联互通，做到确权档案数字资源共建、共享、共用。对每个镇村开放不少于两个系统账号，用于数据管理和利用审批，各乡镇、村在服务大厅设置档案查阅窗口，基本实现群众利用档案小事不出村、大事不出镇的需求。通过接入长三角政务服务“一网通办”平台、安徽省数字档案资源共享平台、皖事通APP等平台，实现档案异地查阅和快速出证。长三角地区的群众可在当地档案馆提交查档申请，县档案馆收到申请后通过上传原文、加盖电子签章，受理馆即可向群众现场出具档案证明；国内其他地区的群众，可以通过安徽政务服务网、皖事通APP提交查档申请，县档案馆通过快递等方式将档案证明及时快捷地送到群众手中。
服务为要，全方位保障农民土地承包权益
一是管理更加规范。全县在推行“村档镇管”的基础上，鼓励有条件的村建立特色档案室。通过明确村务管理档案基本目录清单，对基层党建、确权、脱贫攻坚、惠民政策等民生和敏感度、关注度较高的文件材料进行规范管理。在确权档案规范方面，镇村档案员根据全县档案整理现场会的要求，一方面，有计划地参与县里组织的业务培训和现场学习；另一方面，接受县档案局、馆业务骨干下乡入村巡回指导，对照《太和县承包地确权档案工作手册》《承包地确权文件材料归档范围和档案保管期限表》，通过“区域协作、分组互助”的形式，增强规范化管理意识，提升业务工作水平，实现镇村档案管理标准化、科学化、规范化。
二是服务利用更为便捷。确权工作涉及农民切身利益，最为农户所关注。截至2024年，县档案馆累计利用确权档案640人次1105卷次，出具档案证明712份。2020年底，安徽省与上海市、江苏省、浙江省查档平台完成对接互通，实现了长三角政务服务“一网通办”。县档案馆积极宣传异地查档相关政策，通过长三角政务服务“一网通办”平台累计异地查档34人次34卷次，出具证明27份。“有事查档案”已经成为基层干部坚持和发展新时代“枫桥经验”、管理村务、化解纠纷的新武器。2024年4月，税镇镇孔寨村村民韩某耕地被列入工程征迁范围，却因没有土地承包合同无法领取失地保险，村委得知该情况后，通过档案关联检索，发现其耕地登记在其父名下，依据出具的档案证明材料，韩某成功领取失地保险，合法权益得到充分保障。宫集镇界洪村是安徽省第二轮土地承包到期后再延长30年的试点村，开展试点工作期间，通过村档案室的馆室互联系统，远程调阅使用县档案馆馆藏的1994年、2005年土地承包合同书和2016年确权档案，显著提高了工作效率，保障二轮延包试点工作顺利进行。
三是文化惠民更具活力。依托馆藏土地、婚姻、低保五保、医疗救助等22种民生档案，举办“档案文化惠民乡村行”主题活动，通过志愿服务“微讲解”、档案文化大讲堂等方式，提供“送上门”的服务。举办“档案见证太和农业巨变专题展”“‘太和记忆’县档案馆珍藏图片展”，用丰富的档案文献展现新时代太和高质量发展新风采。
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作者：安徽省太和县档案局、档案馆
原载于《中国档案报》2025年1月9日 总第4236期 第三版
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