《行政处罚告知书》（以下简称告知书）是市场监管部门在作出行政处罚决定之前，依法告知当事人拟作出行政处罚决定的事实、理由、依据及处罚内容和当事人所享有的陈述权、申辩权、听证权时所使用的文书。
市场监管部门送达告知书是行政处罚的重要程序，也是必经程序。《行政处罚法》第六十二条规定：作出行政处罚之前，未依照规定向当事人告知拟作出处罚内容及事实、理由、依据，或者拒绝听取当事人的陈述、申辩，不得作出行政处罚决定。
因此，正确制作并按程序送达告知书既重要又必要。本文对告知书制作的注意事项进行总结和梳理，仅供参考。
一、告知书需要使用“拟”。根据前述，告知书是作出行政处罚决定之前，允许当事人陈述申辩及听证的程序性规定，不是最终的处罚决定，如果通过复核采纳了当事人的陈述申辩意见或通过举行听证会采纳了当事人的听证意见，市场监管部门可以改变告知书作出的处罚结论，最终作出的处罚结论与告知书作出的结论会出现不一致情形，所以在告知书中使用的是“拟”，也就是“拟处罚”。
二、告知书记载内容为拟作出处罚的事实、理由、依据和内容，以及当事人享有陈述申辩及听证权。根据前述，当事人对拟处罚结论不服，有权进行陈述申辩和听证。这里需要强调两点，一是所有的案件当事人都有陈述申辩的权利，但是只有重大处罚（比如大额罚款或暂扣吊销营业执照等，不同地区规定不同）当事人才有要求听证的权利。二是先行告知阶段，当事人只有陈述申辩的权利和要求听证的权利，至于复议、诉讼等救济途径，不在此阶段，复议、诉讼是行政处罚作出以后当事人享有的救济途径。
三、告知书中需要表述自由裁量情况。根据“全面推进严格规范公正文明执法”的规定，需要在告知书中对拟处罚结论作自由裁量的表述，这一规定实际上是对当事人知情权的进一步提升，是“说理式”告知书的外化表现，这也对执法人员提出了更高的要求，要求执法人员根据当事人违法行为的事实、性质、情节、主观意图、社会危害后果等作出精准的裁量，进而给予当事人准确的处罚结论，体现“宽严相济”和“过罚相当”原则。
四、不予处罚案件也需要告知。不予处罚分两种情形，一种是违法事实不成立的，不予处罚；另一种是违法行为轻微，依法可以不予行政处罚的，不予行政处罚。第二种情形的“不予处罚”需要向当事人送达告知书。尽管对当事人不予处罚，但市场监管部门仍认定了当事人的违法行为，因此，需要赋予当事人对市场监管部门认定其存在违法行为陈述申辩的权利。
五、不因陈述申辩及听证给予更重的处罚。当事人在法定期限（五个工作日）内，如果提出陈述申辩意见或听证要求，市场监管部门应当对当事人的陈述申辩意见进行复核或公开举行听证会，充分听取当事人的意见。当事人提出的事实、理由或者证据成立的，市场监管部门应当予以采纳，不得因当事人陈述申辩或者要求听证而给予更重的行政处罚。
六、需要履行审批手续。办案人员需要填写《有关事项审批表》，经部门负责人同意后方能向当事人送达告知书。最后需要将文书归档，列装在案卷中。
