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一是提示附件存在。附件原本就是正文的一部分，为了向受众提示这部分内容的存在，可以在正文相关内容处加括号注明“见附件”或“附后”，也可以紧接着正文标注附件说明，以防止附件被忽略。
二是发挥附件目录作用。与在正文中加括号标注的做法不同，附件说明把所有“公文附件的顺序号和名称”标注在一起，使读者能够方便地看到公文有几个附件，以及每个附件的名称、顺序，以便于查阅，防止附件散乱、丢失。
实际工作中，附件说明编排方面的典型错情有以下5种。
1. 不编排附件说明。为了充分发挥附件说明的上述作用，只要公文有附件，就不能省略附件说明，也不能简单写“附件×份”。
2. 附件说明编排位置错误。（1）《党政机关公文格式》国家标准规定附件说明编排在正文之下，能够使阅读者读完正文后紧接着就能看到附件的整体情况。（2）在正文下空一行左空二字编排，能够使附件说明醒目突出、美观得体。（3）编排在发文机关署名、印章和成文日期之上，能够更好地体现附件与正文的一体关系。实际工作中，有的在正文下一行直接编排附件说明，而没有空一行；也有的未左空二字而顶格编排附件说明；还有的编排在发文机关署名、印章和成文日期之下，这些都是错误的。
3. 附件顺序号标注不规范。附件顺序号应当使用阿拉伯数字标注。实际工作中，有的用汉字“一、二、三……”，或者用加括号的阿拉伯数字“（1）（2）（3）……”等标注，都是不规范的。此外，附件顺序号后面应当标注小圆点，而不能使用冒号、顿号、逗号等。
4. 附件名称后加标点符号。一些公文在附件名称后标注逗号、分号、句号等标点符号，或者把附件用书名号括起来，这些都是不规范的。
5. 附件名称回行对齐不规范。一些公文附件名称字数较多，回行后的首字没有与上一行附件名称的首字对齐（齐肩），而是顶格或者左空二字编排，是不规范的。
责任编辑：王雅洁
设计制作：胡小慧
