工作第一年,1500元/月,被上了一课

文摘   2024-10-21 11:24   上海  

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周一,职场例会时间。

人在职场,开会是必不可少的一项工作,有的会议是用来解决问题、提升工作效率的。

但也会有一部分会议让人讨厌,尤其是那种快下班了,领导来一句:一会大家先别走,开个会。

实在是让人想抓狂。

其实那种令人讨厌的会议,多半是目的不明确、效率不高、缺乏主题控制和会议规则,导致东拉西扯,时间被拖很长。

到最后还没有结论,问题也没有得到解决。

那么,怎么才能开一个不让人讨厌的的会议呢?

01

一场高效的会议,由开场白决定

我工作十多年,开过大大小小的会议,其中印象最深的就是我临近毕业时跟40多名实习同学们一起跟公司较劲的事件。

当时那家公司为了提升公司员工整体学历水平,一次性从我们学校招了40多名同学。

同学们从湖南到上海,被分配到了公司的不同岗位。

几个月后,因公司管理不善等问题,导致同学们集体辞职,直接影响了公司的业务流转。

而当时的HR苏姐,用一场会议化解了这次危机。

HR苏姐的开场白:

“今天请大家来开会,是因为公司收到了大家的辞职,领导层很重视,集体辞职肯定是公司有做得不好的地方,伤大家心了。

我们公司一向鼓励直接沟通,今天咱们开会的目的就是为了解决问题。

开完这个会,不管大家怎么选择,离职的话,工资按照整月发放,就算没满一个月,也按一个月发放。

如果愿意给公司机会,继续留下的,公司也绝不会秋后算账,公司在听取大家建议后,会完善制度,请大家放心。”

接着说:

“今天的会议预计持续1小时,前15分钟确定要解决的问题,中间30分钟确定解决方案,后15分钟总结,如果时间不够,再延长15分钟。

为了提高效率,我有个提议,咱们给每人发一张小纸条,大家把辞职原因、最希望公司改变的三点写到纸上。

纸条不记名,独立表达,确保每个人说的都是真话,也不会被追究到个人,我们以唱票的形式筛选出得票最高的3条,然后纸条销毁,我们本次会议就解决这三个问题。”

做任何事情都需要有目的,所以开会的时候,开场白就要把会议的目的说清楚了。

让大家能围绕这个主题进行讨论,避免出现跑题的情况。

接下来明确规则:这个会议预计会花多长时间、解决哪些问题。

这样每个人在发言的时候就会注意控制时间和表达重点,从而达到提升效率的效果。

然后主持人需要提出流程建议,来推动会议进程。

比如用头脑风暴的方式让每个人都写出三个问题,主持人从所有问题中,筛选得票率最高的三个问题,以便集中讨论。

不然大家你一言我一语会就开不完了。

当然,也并不是每个会是需要用到头脑风暴。

主要是在开会前,主持人就知道是因为什么而开会的,结合会议目的,做不同的会议流程设计,这个主持人需要提前想好。


02

谈论问题,推动达成一致

在我们的那次会议中,HR筛选出得票率最高的三点:

1、工资不能准时发放。
2、感觉学不到东西。
3、工资低。

第1点是有标准可以衡量的,但是第2点和第3点,属于个人感受

比如,学东西的范围很广,有职场技能知识、专业知识、谈判技巧等等。

不同岗位,所需要的技能不一样。

一个在IT运维岗位的人,想学谈判技巧那就需要更换岗位。

运维岗只要保证设备的稳定,基本上是跟机器打交道,公司没法提供谈判的场景让他学习。

而工资低,这也是一种主观感受,达到什么标准才算不低?

你的能力又跟你想要的工资相匹配吗?

就算是同一个学校毕业进入同一家企业,岗位不同、能力不同、工资也会不同的。

所以,主持人就需要对这种不可量化的意见推动达成一致性。

讨论后,苏姐给出了让大家都接受的解决方案是:


关于工资的准时,会跟老板一起盯财务,下个月开始保证工资能准时发放。


关于学不到东西,公司内部提供招聘窗口,人事部会将岗位清单整理后发给所有的同学,对岗位职责不明确的可以去人事部详细了解,由人事专员对接,大家可以像重新找工作一样,重新选择岗位、面试、换岗。


关于工资低,在面试的同时,工资要自己跟面试的负责人谈的,不同岗位薪资不同,这也是一次双向选择,各部门有选择权,同学们自己也有选择权。


在讨论过程中,主持人需要不断地澄清并确认各方观点

当大家众说纷纭的时候,主持人要推动各方达成协议

比如同学们认为工资低是公司的问题,苏姐就客观分析了工资的构成体系,并提出内部招聘的方式,让大家重新面试、谈判,将问题客观化。

03

会议没有总结,相当于白开

很多人认为会议总结就是会议记录,其实不是。

会议总结不仅包含会议记录,还应该有一份问题的跟进计划。

其实就是需要一个符合SMART的解决方案。

  • 今天的会议做了什么决定;
  • 在这个决定中,每个人的任务是什么;
  • 下次跟进的负责人是谁;
  • 要向谁交付跟进结果。

就像我们当时开的这次会议,会议记录被整理出来邮件发给了公司各个领导层

因为43个同学分布在不同的部门,散会后会议上的解决方案也需要各部门领导配合的,他们的参与决定了问题解决的进度。

会议结束后,问题被得到了缓解

同学们中有人还是选择了辞职,公司也履行会议上的承诺,不满一个月按一个月工资结算。

而我是因为HR的这次会议,让我选择留下来的。

工作多年后,回忆起这这场会议觉得可以用“经典”来形容。

这场会议化解了公司的一次大型人才流失危机,帮公司挽留住了因公司管理问题而选择辞职的可能的未来优秀人才。

事实证明,留下来的同学中,有位业绩出色的同学,帮公司拉了一个年利润5000万的项目,而他本人也因此获得了优厚的报酬。

对于当时选择辞职的同学,这场会议也为公司在同学们心中保留了体面的风度,不至于让人含恨而走,保护了公司的口碑

而对于制度的改进,公司一直拖着没有执行。

这场会议直接将矛盾升级,老板不得不考虑执行襄外必先安内的方针,先将内部的管理、制度问题处理好,再进行业务扩展,

否则,很可能出现后院起火的情况。

掌握了开会的3个关键点,在工作的会议中,不管是不是我们当主持人,我们都可以将会议向这个流程推进。

这样可以大大节省我们的时间提升工作效率

尤其是对那些喜欢下班后开会的公司,节省工作时间就是缩短自己的加班时间。

大家记住一个完整的会议,需要满足:

  • 开场白;
  • 观点澄清;
  • 展开讨论;
  • 推动达成一致;
  • 总结。

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