如何写好年终总结？V4.0
科技
职场
2023-12-12 08:02
上海
每到年底，就有很多人为怎么写好年终总结而发愁，耗费了很多脑细胞，也花了很多时间和精力，但可能还是不知道该写点什么好。看似枯燥乏味的年终总结，其实是每个人都应该重视的「必修课」。假如你辛辛苦苦、加班加点写的年终总结，却被领导说看不到重点，你会不会觉得很委屈？比委屈更严重的是，你失去了一次真正展示自己才华的机会。写好年终总结，核心就是要讲清楚两件事情：① 今年的工作做得怎么样？② 明年打算怎么做得更好？其中第 ① 件事是让你总结过去，展现工作取得的成果，包括：目标有没有完成？解决了什么问题？发挥了什么作用？创造了什么价值？发生了什么变化？……而不是详细记录你做事的过程或具体的工作细节。第 ② 件事是让你面向未来，把年终总结当成面向未来的一次竞聘，证明自己的工作能力与未来的工作要求是相匹配的。前面做的第 ① 件事情，其实也是为第 ② 件事情服务的，也就是从过去解决问题的过程中，总结出值得借鉴的经验，以便提高将来做同类事情成功的概率。写年终总结是需要策略的，不仅要平衡好工作中的亮点和不足，而且要有自己的深度思考，更要突出符合公司业务发展方向的成绩。下面结合《用数据讲故事》和《数据化分析》中介绍的方法，把年终总结分成 3 部分：今年工作总结、存在问题不足、明年工作计划，分别对应：理解现状、分析原因、预测未来。理解现状，就是运用目标思维、对比思维和细分思维，看见目标与现实存在的差距。分析原因，就是运用溯源思维、相关思维和假设思维，洞见实现目标的不同可能性。预测未来，就是运用逆向思维、演绎思维和归纳思维，预见未来的指数变化等情况。在今年工作总结中，可以重点运用「共赢思维」，突出展示自己给公司创造的价值，包括目标完成情况，把主要贡献放在最前面，让领导快速看到工作的亮点，清楚地看到你的优势和价值。一方面，让领导觉得你比较靠谱，工作很有章法，这一年取得了不错的成绩，或者即使成绩不够理想，但是觉得你未来还有发展的潜力。另一方面，说明自己对工作也比较满意，这一年解决了不少难题，也做出了不少成果，并积累了不少经验，对未来的发展很有信心。对于重点内容，可以体现在报告的小标题中，不断用重复的关键词来强调其重要性，最好能用量化的数字来呈现。比如：一张地图，⼀套体系，一支团队……对于自己创造的价值，可以从公司、客户和自身的角度分别进行总结，尽量用数据化和结构化的方式来表达。可以运用「金字塔原理」：结论先行、以上统下、归类分组、逻辑递进。当你在思考的时候，要从金字塔的下面往上爬，把困难的「爬坡」过程留给自己；而在表达的时候，要从金字塔的上面往下滑，把简单的「顺滑」结果交给领导。![]()
年终总结工作汇报的关键，在于你的思维方式，心中要始终想着领导的需求，关注领导真正需要什么，并把它精准地表达出来，让领导觉得「你懂我」，最终实现共赢。如果制定了年度目标，那么应该基于事实，多用数字说话，尽量客观理性，而不要说一些「假大空」的话，尤其注意别推脱责任，千万不要指责或怪罪他人。如果超额完成任务目标，那么你可以总结成功的经验，假如这些经验能够复制推广，那么就能创造更大的价值。比如，今年目标完成率为 150%，能取得这样的成绩，主要是因为 xx 原因，让工作效率得到了明显的提升。为了让报告中的数字变得更鲜活，你可以借鉴《用数字讲故事》中的方法：在一年的工作当中，多少都会存在一些问题和不足，或者遇到一些困难和挑战，可以诚实地进行反思和总结，说明自己是如何应对和解决这些问题的，并展示自己的应变能力和解决问题的能力。如果没能完成任务目标，那么一定要汇报存在的问题，尤其是领导已经看到的问题，要知道躲是躲不掉的，最好能将其转化为利好的一面。如果你不主动坦白进行汇报，可能会影响领导对你的评价，领导可能会觉得你是一个不懂反省，避重就轻的人。要诚实面对自己的缺点和不足，如果等到领导来指出你的缺点，那可能就不是缺点了，而是有问题。但是，在具体表述缺点时，你一定要非常谨慎，不要直接暴露自己的致命缺陷。比如，总结失败的原因是自己太懒。最好能将缺点转化为积极的一面，比如，从失败中学到了什么新的东西？总结了哪些避坑指南？对于未能达成目标的情况，可以重点分析关键指标变化的原因，推荐一套行动后检视法（After Action Review），简称 AAR，也就是回答以下 4 个问题：前面 2 个问题，可以运用目标思维和对比思维，拿关键指标与预期目标进行对比分析。如果当初没有设定相应的目标，那么可以用去年同期的数据进行对比分析，找到变化比较明显的关键指标。后面 2 个问题，可以运用细分思维和溯源思维，分析产生差异或变化的原因，并找到下一步改善的措施。在分析变化原因的时候，可以尽量写得更深入一些，体现出你思考的深度，如果能配上一些鲜活的案例或故事，那么效果会更好。分析原因不是为了追责，而是站在中立的角度，把事实和情绪分开，总结问题的要点，以便将来能够做得更好。年终工作总结不是为了「翻旧账」，也不是对过去犯过的错误耿耿于怀，更不是取得一点点成绩就沾沾自喜，而是为了增援未来的自己。如果你一直停留在过去，现在不采取适当的行动，那么未来终将被时代抛弃。很多人都喜欢在年终总结中添加一些图表，这有助于提升报告的质量。但在具体制作的流程上，应该是先有分析结论，再用图表来辅助证明这个结论，而不是随便用些图表来显得好看。虽然外观也很重要，但年终总结的主要目标并非追求好看。因此，不要为了好看而随意拼凑一些没用的图表，否则即使这些图表再华丽，也只是昙花一现罢了。选择使用恰当的图表，能让人洞见可能存在的问题和不足之处，以便下一步做出相应的改进，这是做好明年工作计划的基础。在制定明年工作计划的时候，要懂得换位思考，多站在领导的角度考虑问题，与公司的发展方向保持一致，用全局观和「终局思维」来制定明年的工作计划。对于有更高层上级的人来说，年终总结不是单纯写给上级看的，而是要给上级写他的报告时提供素材。把公司目标、上级目标和自己的目标三者结合起来，形成一份「三位一体」的报告，在成就公司和上级的同时，也能更好地成就你自己。比如，制定新的目标，探索新的领域，研究新的技术，继续做那些能让公司和自己变得更好的事情，开始做那些长期来看价值比较大的事情，停止做那些无法让公司和自己变得更好的事情。总之，就是要让领导看到你的高度、宽度和深度，感受到你积极投入工作的热情和温度。制定明年的工作计划，其实就是要用合理的行动，去实现未来的目标。不要在目标上跟领导讨价还价，而要合理评估完成目标所需的资源，并向领导发出明确的信号：我已经为迎接挑战做好了充分的准备。一年一度的年终总结，既是对今年的工作进行复盘，也是为明年的工作做好准备，值得我们投入足够多的时间和精力，认认真真地把它写好。真正打动人的年终总结，不是靠外在好看的皮囊，而是靠内在有趣的灵魂，关键是看内容的价值。理解业务只能说明你有知识，而创造价值才说明你有真本事。总之，年终总结最终是为了面向未来，所以重点要突出一个「新」字。年终总结应该是一份值得领导花时间去看的报告，而不是写一些正确的废话。比如，今年工作好忙，按时按量完成了领导交办的工作任务，明年计划在技术上有所提升……这些话看起来没什么毛病，但其实没什么用。如果你平时缺少记录，那么到写年终总结的时候，可能绞尽脑汁也不知道写什么好；但如果你平时注意养成记录的习惯，并定期进行复盘总结，把工作成果沉淀下来，那么写年终总结就会轻松很多。比如，把领导和同事们平时认可的邮件、聊天记录等截图保存下来，可以作为工作成果的辅助证据。在写年终总结的时候，要重点突出工作取得的成果，但不要表现出傲慢的态度；要总结成功的经验和失败的教训，以便找到提升的方法和改进的措施，但不要夸大事实，也不要过度谦虚，更不要淡化你的价值和贡献。另外，需要特别注意的是：年终总结一定要详略得当，保持简单和真实，敢于删减，因为领导的时间是宝贵的资源，通常都希望能花更少的时间，看到更多有价值的信息。千万不要把年终总结写得像「流水账」一样，只是简单罗列各种事项，这样不仅无法抓住重点，而且也没能抓住问题的关键，就算你有时间写，领导也没时间和耐心看。在完成总结之后，还要仔细进行检查和校对，确保没有出现拼写或语法等错误，避免给人留下不够认真的印象。
在年终总结的最后，可以加上一句激励自己的话，比如：↑ 点击此卡片关注 ↑
