质量管理体系7.5条款“成文信息”如何审核，文末有记录样板

文摘 2024-09-24 07:21 广东

7.5条款非专业条款，一般都是由非专业审核员负责，同时，7.5条款由于对业务过程影响有限，一般会少会开具不符合项，今天就这个条款与大家进行分享。

其实前面公众号已经就该条款做过分享，如果看过的亲们可以忽略，但这一次会进行细微的修订，让大家看起来更通俗易懂。

（一）原文条款

7.5 成文信息

该条款一共细分为7.5.1、7.5.2、7.5.3三个细条款，由于担心被人又投诉说滥用原创，这里就不把条款一一列出，需要条款原文的伙伴可以关注博主公众号，发送“7.5条款“就可以获取。

（二）条款主要含义

1、成文信息的作用

成文信息主要包括文件和记录。

成文信息的作用包括用于沟通消息、提供经策划并已实施的证据，以及进行知识分享。

此刻审核员要注意，文件不仅仅是指制度文件，一份通知、一份流程图也是可行的，而记录不一定要手写签字版，一份系统导出来的清单记录也是可行的。

以前，博主就遇到过一些审核老师硬要求别人提供文件，但一个企业如果人员相对简单，根据无需复杂的文件制度编写，一个流程一个通知可能就能完成业务流程。所以，要具体情况具体分析。

2、成文信息的内容

前期与大家分享过一篇文章，主要是将质量管理体系中所有要求有成文信息保留的条款进行了汇总和归集。

除了本标准要求的成文信息外，企业在实际运行过程中可能还会考虑保持其他的成文信息要求。比如：组织构架图、工艺流程图或过程描述、工作指令、质量计划、内部沟通的文件、生产计划、批准的供方清单、相关表格(如技术报告、质量记录表格格式或模板)等等，这些都是公司的成文信息的组成。

（三）条款解读

1、7.5.2创建和更新

企业在编写文件的时候，根据条款的要求，文件上要求有标题、日期、作者、编号等内容，目的是为了使文件便于识别、查找和使用。当然，编号如何编写还是以企业自主决定，没有强制性要求。

除了要求有编号等标识信息，组织还需确定成文信息的格式和媒介，如采用什么语言、软件版本，文字还是图表，纸质还是电子载体等。这些都是在组织的《文件化管理程度》一文中有规定。

最后，当把一份文件编写出来后还应进行评审和批准，以保持成文信息的适宜性和充分性。如经过编写文件所在部门负责人的批准、通过邮件的形式发送给应当应知应会的人员对文件是否可行进行评审，最后进行会签并发布。

小编公司也是这样操作的，你们的呢？

评审和批准权限及方式应与成文信息的性质和特点、重要程度和风险大小相匹配，通常不同层次、内容或重要性的文件会采用不同的评审方式，由不同的授权人员批准。这一点主要也是体现在文件控制程序中，如一级文件需要总经理签批，二级文章是分管副总签批，三级文件部门经理签批就可以。

2、7.5.3 成文信息的控制

对于这一条款应该如何理解呢？对于企业的成文信息应该如何控制？

纸质发放：成文信息（制度）发布后要进行适当的控制，不能一发了知。控制手段的体现主要为记录，比如发放部门、领取人员，这些要进行签字记录，以便后续更新和回收追溯。

电子发放：如果是通过电子形式获取的，要有权限和渠道的管理控制。

检索目录：为了易于查找、方便使用、组织通常对成文信息进行编目、索引以利于访问和检索。比如我们的邮件或者是系统传送，像政府部门就是通过网络进行发布，权限就是所有人都能查阅。

存储和防护：此时强调的是文件的存储环境及防护条件，如：纸质的成文信息要防止发霉变质、鼠啃虫咬、失火等情况发生；电子介质如磁盘、磁带要留有备份，存放在防磁柜里;中心机房需采用有效的技术防范措施，通过备份与恢复、病毒检测与消除等方式保障运行安全，采访问权限控制、密码保护和ID登录等措施防范偶然或恶意破坏、更改。

更改控制：遇到制度变更时要履行审批手续、变更版本发放和收回等。此时主要是对记录进行相应的登记。

外来文件的控制：此时在现场主要查看外来文件记录清单以及个别外来文件是否进行控制识别，比如是否对外来文件加盖外来文章印章等方式进行识别。

外部文件可包括适用的法规和标准、政府部门和上级机关与质量管理体系有关的文件、顾客投诉、顾客的以及来自有关相关方的各类文件和记录等。

成文信息的控制措施，适用时包括访问、检索和使用、存储和防护、变更控制、保留和处置的要求等，同样应适用外来文件。

（四）审核记录思路分享

下面跟大家分享的小编同事在审核过程做的记录，对于新手小白不知道如何做审核记录的话可以参考一下，但还是要以企业实际情况为准。

审核思路分享：

先考虑策划内容——再到记录证据，根据条款要求，范围要覆盖一级文件、二级文件、包括时间、编号、授权签字是否符合条款或制度要求。

考虑内部文件的新建、存放以及记录。考虑外部文件的收集过程。

如：公司策划有《XXXX》

查《XXX清单》，有XXX文件共 45 份。

有文件编号:XX，版本D/0，2020年4月1日实施。

查 D/0 版的《XXXX程序》，X年X月X 日实施。

1、上述文件经过各部门评审，总经理李江批准盖有受控章。

查三级文件《HP-90KXXXX调试指导书》HP-QW-GC-150204-01-01，2017年9月5日实施。

1、该文件经过审核,生产经理批准。发放日期2017年9月5日。

查《外来文件登记表》，收集了仪器仪表生产检验所需的质量法规标准13项，企业据此提供产品服务。

注：更多往期付费记录可查看：

1.质量管理体系8.1条款运行的策划和控制怎么审？可以看看别人的审核记录

2.质量管理体系8.5审核记录，超难，每一个细条款都整理好了

3.质量管理体系7.1.4过程运行环境怎么审？1200字的审核记录（纯干货）

4.学习干货：质量管理体系6.2条款质量目标怎么审？审核记录大家可以参考

5.8.2审核记录怎么写？看看这里的全文审核记录分享

我不是机构，非真诚勿加

与大家一起交流学习，需要的请加V，非诚勿扰。

http://mp.weixin.qq.com/s?__biz=MzI1MTA0Mzg1OA==&mid=2651975557&idx=1&sn=dc73dbf3603a5de1603e9a61af4b6980

体系审核员之路

兼职国家注册审核员，多年职场经验，与大家一起交流体系思维、职场工作，以及他们之前的关联运作，学习更多系统思维

最新文章

强推！体系审核员请低调使用

质量管理体系8.3审核记录，实习审核必看，条款中的“战斗机”

一个人翻身最大的方法就是考证?

问:8.3条款什么时候发?

COD水体污染指标超标了，负责人却说是达标的，究竟为何？用哪个条款?

灭火器失效了，应该用哪个条款开不符合项？

问：考了注安师，自动获取中级职称吗？

质量管理体系8.7审核记录，有了记录，标准理解不难

董宇辉:读书，真的可以改变命运

考证只为钱

化学品储存无防泄漏措施，用哪一条款？

全体体系审核人员请做好随时失业的准备！

管理评审这样做，升职加薪，文末有模板

质量管理体系7.5条款“成文信息”，附实战审核记录

耗时5年，我才拥有三体系证书

必须保留证据，否则可以开不符合项

生产车间工作内容很多，如何策划环境管理体系9.2条款内审管理？

8.1条款“运行的策划和控制”的审核思路

这些证书可评中级职称

2024年12月考试怎么考？快来下载考试大纲

关注：今天12点开始报名，2024年12月认证人员注册全国统一考试报名

质量管理体系8.6审核记录，审核思路简单易懂

粉丝问我：考了国家注册审核员就能月入过万吗？

2024年第3期认证人员注册全国统一考试10月18日开始报名

发现企业不符合法规要求，适用哪个条款判标？

准备！2024年12月份考试即将报名

又省3600元！有这个证书的小伙伴注意要申报了

国家注册审核员入行前这三个问题要先考虑清楚，避免踩坑

（48h删）强推！体系审核员请低调使用！

质量管理体系8.4条款很难理解，配上审核记录就容易多了

审核发现固废和危废放在一起，要不要开不符合项？

18个质量管理体系审核案例，含判标条款，必须收藏学习

你越平庸越容易失业，为什么不提升自己

质量管理体系6.1、6.2、6.3条款审核记录怎么记？可以参考

质量管理体系8.6条款的审核思路，实习必看

有些人考证就是为了“挂证”，现在，有19人被撤销资格，谨慎

送福利啦，给大家整理了2021年版的管理体系认证基础选择题PDF版，附答案

质量管理体系7.5条款“成文信息”如何审核，文末有记录样板

考试主观题太多怎么办？突击一周，能考70+

复习资料：管理体系认证基础简答题+综合题背诵汇总（2021-2024年）

复习资料：认证通用基础主观题（2021-2024年真题+教材题目）

关注：2024年第2期认证人员注册全国统一考试9点钟可查成绩

粉丝问:审核员行业值得入门吗？今天给大家回答

5.2条款“环境管理方针”怎样理解？企业如何做才符合条款要求

延期退休，50岁失业了依然有再就业机会

与企业安全环保相关的法律法规有哪些？列举了24部法律法规仅大家参考

收到赞赏金额，是一份沉甸甸的“爱”

怎么考取国家注册审核员？答疑篇

环境管理体系9.1.2条款“合规性评价”应该怎么审？

8.2审核记录怎么写？看看这里的全文审核记录分享

分类

时事

民生

政务

教育

文化

科技

财富

体娱

健康

情感

旅行

百科

职场

楼市

企业

乐活

学术

汽车

时尚

创业

美食

幽默

美体

文摘

原创标签

时事社会财经军事教育体育科技汽车科学房产搞笑综艺明星音乐动漫游戏时尚健康旅游美食生活摄影宠物职场育儿情感小说曲艺文化历史三农文学娱乐电影视频图片新闻宗教电视剧纪录片广告创意壁纸头像心灵鸡汤星座命理教育培训艺术文化金融财经健康医疗美妆时尚餐饮美食母婴育儿社会新闻工业农业时事政治星座占卜幽默笑话独立短篇连载作品文化历史科技互联网

发布位置

广东北京山东江苏河南浙江山西福建河北上海四川陕西湖南安徽湖北内蒙古江西云南广西甘肃辽宁黑龙江贵州新疆重庆吉林天津海南青海宁夏西藏香港澳门台湾美国加拿大澳大利亚日本新加坡英国西班牙新西兰韩国泰国法国德国意大利缅甸菲律宾马来西亚越南荷兰柬埔寨俄罗斯巴西智利卢森堡芬兰瑞典比利时瑞士土耳其斐济挪威朝鲜尼日利亚阿根廷匈牙利爱尔兰印度老挝葡萄牙乌克兰印度尼西亚哈萨克斯坦塔吉克斯坦希腊南非蒙古奥地利肯尼亚加纳丹麦津巴布韦埃及坦桑尼亚捷克阿联酋安哥拉