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【专栏丨宫迅伟】四个动作，帮采购搞定加急需求

学术 2024-10-29 21:05 上海

导语

急急急是采购永远的痛。

一大堆紧急采购申请，让采购没有时间寻源、比价、走流程，公司内部抱怨成本高、不合规、交货不及时，采购苦不堪言，疲于奔命。

如何应对？采购必须学会。

01

“小王，有个需求很紧急”

小王是一名工作半年的新手采购。

由于是个新人，很多采购方面的情况还不太了解，期间也遇到了一些问题。

好几次，小王都想打退堂鼓，不干了，但还是自我安慰：既然选择了这条路，就应勇敢地走下去。

如果要问小王在做采购的这半年里，哪个问题印象最深，非常迫切地想找到应对方法？

他觉得是需求部门不给采购留时间，经常加急采购。更糟心的是，有时候还临时提出需求，采购根本来不及，于是对方就开始推荐熟人。

就比如今天早上，小王刚到办公室，屁股还没坐热呢，技术部门老张一个电话打过来：“小王啊，你看没看微信？”

“没有啊，我这刚坐下。”

“有个需求很紧急，我发你微信了，一批316不锈钢板材后天要到公司。”

小王惊了：“后天？这也太着急了吧？你请购单下了吗？”

老张很不耐烦：“没呢，这不是紧急吗？哎呀，你们赶紧去买吧，客户很急的，后天一定要到，不然产品出不来，到时候客户向老板投诉，我可没办法。”

“你们需求提得这么急，我们还要找供应商，三方比价，怎么来得及啊？”

“我这边有推荐的供应商，你们找他看看吧，联系方式发你了。”

啪，电话挂断了……

这段对话估计是很多采购同行们的日常，小王就想问问，他该怎么办？

02

“小王，你要做这四个动作”

宫老师看不下去了，来给小王分析分析。

老张在提这个需求时可能真的很急，当然也有可能是故意的。不管是不是故意的，需求已经提出了，小王就要想办法应对，以下4个动作，是我给小王的办法：

第1个动作，将这些急的需求记录下来，统计一个月的量。

第2个动作，将正常的采购周期做一个清单，注意，我说的是采购周期，不是供应商的交货周期。

采购周期就是从接到采购申请开始，到完成询价、比价定合同，再到供应商把货交到内部客户手上，这段完整的时间叫采购周期。

小王要告诉老张正常的采购周期，包括采购要货比三家，要找到三家或更多的供应商，而且一定要把有可能耽误的时间全部包括在内。如果没有考虑到，那就是采购的不专业。

或许小王会担心需求部门不乐意，可以和他们先沟通，按这个周期来，然后慢慢缩短时间，逐渐提高工作效率，从公司角度看，这也是一个绩效的表现。

第3个动作，强调需求的表达。小王要继续和老张确定并强调需求，如果一开始就不清楚和明确需求的话，会带来很多麻烦。

第4个动作，对于需求部门推荐供应商的问题，我想问问采购们，为什么你们手上没有供应商呢？

如果需求部门给采购的是正常周期，那么采购就有时间找自己的供应商，因为在给他们正常周期的时候，已经考虑到了现有的供应商。如果他们给采购的不是正常周期，那就着急了。

因此，在日常工作中，我们要准备一些供应商资源，要知道他们在最急的情况下，最短能多长时间交货。

另外，针对其他部门推荐供应商的问题，采购要记住，一定要让使用部门参与，因为任何人都有权利推荐供应商。

如果没有相应的需求产生，也没关系，采购可以建立合格供应商名录，当有新的需求时，可以作为参照。

作者：宫采道

微信公众号：宫迅伟采购频道

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