沟通是一种技巧,甚至是在职场中生存和发展的必要技巧。沟通也是审计人员必须要掌握的审计技术,缺少这种技术,审计人员的工作开展可能举步维艰。审计人员要学会沟通,尤其是对那些不善沟通或不愿沟通的审计人员。
即使信息技术在审计领域中应用得越来越广泛,沟通也是审计工作中无法忽略或忽视的重要环节。
很多时候,由于审计人员由于沟通不利,给审计项目的开展带来很多麻烦,甚至造成冲突。尤其是审计人员在与被审计单位沟通审计发现时,更是要注意以下几个事项:
1.注重职场礼节。审计人员首先要对被审计对象以礼相待,在称呼前加上“职务”或“老师”等表示尊敬,不要让被审计单位的人员觉得审计人员居高临下。其次,审计人员要避免使用不礼貌的用语,如“我不同意你的解释”、“你们怎么这么铺张浪费”等,更不能使用恶意评价的语言,如“你这是混淆事实”、“你们怎么这么没有责任心”等。
2.不使用“你”、“你们”等有对立性的人称措辞。尤其对于内部审计来说,和被审计单位不是敌对的关系,应该是合作的关系。审计人员在沟通审计发现时,不要说“你的行为违反了制度”、“你们一定没有遵守规定流程”等等,而是要尽量使用带有中性的、针对事情的措辞,甚至可以通过用“我们”,来拉近距离,如“我们财务部门对预算是如何控制的?”
3.不使用夸大性、主观性的词语。审计人员在沟通审计发现时,不应该使用“太离谱”、“过于虚高”等词语,或者直接进行主观判断,如“你们这种操作肯定存在舞弊风险....."而应就具体数据来说,如“高于市场价格50%”、“超过公司制度规定标准的30%”等。
4.与沟通者取得共识或共鸣。审计人员在沟通具体审计发现前,应该与被审计对象在一些总体方面找到共同点。如“被审计对象支持内部审计工作能给组织增加价值的理念”、“审计人员对目前被审计单位业绩和经营压力也表示理解”等等。与沟通者取得共识或共鸣,更容易拉近审计人员与被审计单位的距离。
5.不要轻易把对方逼进死胡同。审计人员不应该在沟通审计发现时,说诸如此类的话:如“你最终还是承认了审计人员的判断”、“你应该为你的行为承担一切后果”、“你应该服从审计人员的权威”等等。审计人员应该明白,沟通的目的不是为了征服被审计对象,而是为了让被审计对象接受审计发现的事实。
6.不要把解释的语言当成不同意见。被审计对象会就审计发现发表自己的看法。有时候这些看法是为了解释行为发生的背景、原因以及个人的观点。审计人员不要将观点、解释的表达当作不同意见而与被审计对象针锋相对,这将引发不必要的麻烦。
每个人或多或少对别人挑毛病感到不舒服。审计工作尽管不是给别人挑毛病和找不足,但也会引起别人的反感和抵触情绪。不仅在审计发现的沟通时需要掌握和运用一些技巧,在审计访谈中也是要掌握和运用一定的技巧,这样,才能取得预期的效果。