“干活2小时,沟通6小时”

职场   2024-09-13 14:36   江苏  




作者:小克老师

来源:零缺陷(ID:zdchina1999)
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导读:
明明投入了大量时间在工作上,却仿佛被淹没在了无尽的沟通与协调之中。干活儿2小时,沟通6小时,这似乎成了许多职场人的常态。
工作越久,越发现沟通这件看似简单的事情,实则充满了挑战与苦涩。

...... 


不知道你在企业里是否经历过这样的场景:

场景一:向上难找人

工作量越来越多,身上背负很多责任和指标,每个人对每个事项都有高要求,但又不清楚具体要求是什么,做来做去还是堆积在中高层的决策里。
但领导时常被会议和日程牵制,内部管理沟通时间少,导致事项无法推进,内耗严重。


场景二:部门墙厚

例如,在销售过程中,往往需要与市场、产品、教学等多个部门协作,每个部门都有自己所谓完善的要求,但是整合起来,想把一件事办完却并不顺畅,销售过程中的协作会变得复杂和耗时。
当遇到责任方不明确时,互相推诿扯皮,没有解决方案,谁暴露问题谁就有责任,这一切都使得销售团队承担额外的压力。

场景三:内部信息断层

组织内部没有共识机制,上下游业务流信息接触不到,例如销售在与客户沟通时,可能因为内部信息传递不畅而无法及时获取产品更新、公司优惠政策或客户服务信息。遇到问题往往需要花费额外的时间和精力去协调和确认信息,影响了销售效率和客户满意度。

场景四:决策游移

立项前高层决策不果断,经常更改,项目时间本来就压缩,还要面临高层中途改变主意,导致各方抱怨都很大。合作方在催,领导层在卡,服务模式失衡。
....
这些沟通难题,如同一道道无形的墙,不仅让我们的工作进程受阻,更让组织内部充满了不必要的内耗与摩擦。


沟通难的根本原因在哪儿?

01


克劳士比中国杨钢院长曾在《质与量的未来》中描述了组织的两个“E2E”,就是一横一竖两个 “端到端”的大流程。

竖向是从管理者到员工的战略与执行流程,横向则是从客户需求到客户满意的核心业务流程,形成一个井井有条的协作系统。
如果企业做不到“端到端”首尾相连,必然会陷入“断到断”的组织内耗。
通常这种“内耗”有两种表现形式:
1. 从战略到执行断点
“权、责、利”失衡,上级缺乏信任和授权,下级随之自然地推责、争权、揽利,“战略”可能都出不了老板的办公室。
“树欲静而风不止”,很多认真做事的管理者和员工不得不把很多时间和精力用于考虑应对复杂的权利关系,被“内耗”耗得心灰意冷,看不到自己在客户价值创造中的作用与贡献,也无法感受来自客户的需求与变化并做出快速响应。
许多企业的高级管理者们,连自己都不太清楚公司的战略和价值观到底是什么,只能依靠行政管理手段去执行管理职能。
不仅得不到预期的好结果,参与者们也很难获得成就感了;至于那些追求成功的人们,在经受过一次次的打击之后,是否还能够保持着热情,就更难说了。
实践表明,企业管理层如果能够求同存异,达成共识,统一 “品质价值观”,并自上而下、一以贯之,方能形成上下协同,部门工作协同。
2. 从“客户需求到客户满意”断点
核心业务流程的横向分工往往伴随着流程往往被部门所肢解、割裂,甚至用部门的职能或职责替代流程,组织无法把目光聚集在为客户创造价值的业务流程上。
部门之间,壁垒分明,各自为战,大家对那些虽然重要,但在实际工作中难以划分或尚未划分的工作内容,熟视无睹,不沟通不商量不协调。
跨部门、跨层级之间缺乏统一的沟通平台和协调机制,信息无法高效共享。信息传递过程中,存在失真和延误的情况,重要信息不能及时准确地传给相关人员,影响了整个企业的运作效率。
问题浮在空中,空转轮回,内耗组织,旁观者则期盼着“落在谁头上算谁倒霉”



如何有效地沟通?

02


沟通可以让要求更明确,减少不必要的麻烦。那么,如何进行有效沟通?

首先,在沟通工作时要做到以下四点:

  • 沟通要求要明确,不能含糊

  • 确保每个当事人都具有相同的理解

  • 在工作过程开始前进行决策

  • 监督过程变化

同时,要建立三种关系:互敬、互信、互利

有了它们,很多难题就迎刃而解了。

上海有一家专做压缩机的公司。有一次他们跟一个国内西部客户签了一单生意。压缩机送到客户手里开机正常运行36小时就可以收尾款了。于是,按照惯例,这家企业的工程人员和销售人员到了客户那里。

谁知意外出现了,机器启动后一动不动。他们吓坏了,赶忙仔细检查了一遍机器,可是并没有发现任何问题。客户很着急,明确提出,倘若在规定时间内不能让机器正常运转,就退货。

无奈之下,企业的生产经理、副总马上赶了过来。检查许久后,机器依然纹丝不动。时间一分一秒过去,上海这家企业的人一个个心急如焚。

最后他们提议,邀请客户这边的业务骨干、研发人员和当地相关研究所的技术人员聚到一起,大家一起进行会诊,所有的费用他们出。客户同意了。

最后问题终于找到了,不是产品本身的原因——从美国引进的机型主要针对的是东部发达地区,这些平原机根本不适合客户所在的西部高原的地理环境。于是他们返回上海后马上跟美国总部联系,要求引进高原机。

问题终于圆满解决了。这个案例中问题的出现,也是因为没有做好沟通工作。


为什么沟通很难?大家仔细看看这个“聽”字就明白了。
什么叫“聽”?用耳朵来听。但光有耳朵还不够,还要做到十目一心——要专注,看着对方的眼睛,用心琢磨,才能进行很好的沟通。
西方人有着理性的逻辑思维:正、反、合。也就是说,任何事情,听一面正的,再听一面反的,然后再说。
然而,现在企业是怎么做的呢?很多组织内部是怎么进行上下沟通的呢?开全体会议的时候,总裁说完,副总说,接下来是各级大小领导,领导们都说完了,散会!
还有的领导在下属给他汇报工作的时候,他总在着急打电话。这叫“聽”吗?都不是啊!所以这样的企业家难以获得成功。
克劳士比先生常谈到,当你是一名普通员工的时候,你总在抱怨,埋怨你的上级、主管为什么不愿意主动与下属沟通。
可是,当你有一天成为主管的时候,你会比以前的主管更像一个主管——当你穿上西装,打上领带,成为一个标准管理者的时候,在一个组织里,你将是最后一个知道真相的人。这真的很悲哀。
要知道,一旦沟通不顺畅,我们所谓的“让客户满意”就只能是一句口号。


- END -



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